Az informatikai részlegek a mobilitás okozta változások miatti kezdeti berzenkedés után felismerték, hogy kénytelenek alkalmazkodni és kitárni az ablakokat a tabletekkel és okostelefonokkal érkező új szeleknek. Annál is inkább, mert az IDC előrejelzése szerint a mobilizált alkalmazottak száma jövőre világszerte várhatóan eléri a 1,3 milliárd főt, ami a globális munkaerő 37,2 százaléka.
Másfelől a céges IT-szervezeteket a csúcsmenedzsment állandó és fokozódó nyomás alatt tartja, hogy járuljanak hozzá valamilyen módon a versenyképesség javításához, márpedig a mobilizáció erre igen jó lehetőségeket teremtett a mozgékonyabb munkaerő, a hatékonyabb csapatmunka és a növekvő termelékenység hihető ígéretével.
Az átalakulás azonban nem hoz létre tiszta struktúrákat. A konzumerizáció és a nyomában kiteljesedő BYOD-folyamat egyszerre jár kockázatokkal és lehetőségekkel, például a mobilkollaborációban. A mobiltechnológiák alkalmazása ezen a területen valóban javíthatja a hatékonyságot és erősítheti az innovációs képességet, de az olyan cégeknél, ahol gyenge kísérleteket tesznek az együttműködési rendszerük korszerűsítésére, a mobiltechnológia terjedése aktív leépülést eredményezhet a régi megoldások mellőzése, de az újak kialakulatlansága, esetlegessége miatt.
A Gartner piacelemező cég is vizsgálta a mobilizációs átmenet fejleményeit. A mobilitás és konzumerizáció területén három olyan kulcsfontosságú hatást azonosítottak, amelyeket az üzleti és informatikai vezetőknek egyaránt figyelembe kell venniük, hogy a cégüknél alkalmazott kollaborációs megoldásoknak a legjobb esélyük legyen a sikerre. A kollaboratív eszközökhöz való mobil hozzáférés, az innovatív együttműködés és az együttműködés új útjainak keresése határozza meg a vállalatok eredményességét ezen a területen.
Mobil hozzáférés a kollaboratív eszközökhöz
A mobilkészülékek jobb hozzáférést tesznek lehetővé a meglévő asztali eszközökhöz. A legjobb példákat a mobilon elérhető e-mail, instant üzenetküldő és webes konferenciaeszközök adják. Ezeket és képességeiket általában ismerik a felhasználók, és gyorsan tudnak alkalmazkodni az új lehetőségekhez. Például az okostelefonokon már szelektálják az e-maileket, törlik a lényegtelen üzeneteket és mentik a fontosakat, amelyekkel majd kezdenek valamit a PC-jükön.
Az alkalmazottak a mobileszközöket arra is használják, hogy a munkájukat rugalmasabban végezhessék olyan helyeken és időpontokban, ami megfelel nekik. Ebben a helyzetben a gyors interakciókra helyezik a hangsúlyt, üzeneteket váltanak, rövid megjegyzéseket, észrevételeket fűznek hozzá a szóban forgó témákhoz.
Már nagyon kevés IT-beavatkozással elérhető, hogy a munkatársak nagyon kevés rendelkezésükre álló időszeleteket is hasznosítsanak, amelyek egyébként elvesznének, terméketlenek volnának a vállalat számára. Tipikusan ilyen az utazás közben várakozással töltött idő, az üzleti partnerekre való várakozás ideje, sőt bizonyos mértékig a napközbeni munkamegszakítások ideje is.
Innovatív együttműködés
A mobileszközök lehetővé teszik olyan új munkamódszerek bevezetését, amelyekre nem volt lehetőség korábban. Például a tabletek ideálisak a rajzoláshoz, vázlatok készítéséhez, ötletek és koncepciók gyors megosztásához más felhasználókkal. Valószínű, hogy az egy fájlban történő valós idejű csoportmunka (amely nagyobb kijelzőkön, például okostáblákon már működik) a tabletek világában is elterjed. A műszerfalak és elemző eszközök pedig megkönnyítik az adatok megjelenítését, miközben az adatok megváltoztatása, átalakítása az érintőképernyőn vonzóbb, mint a hagyományos üzleti információs eszközök használata az asztali készülékeken.
A hosszú dokumentumok multimédiás elemekkel (például értékesítési prospektusokkal vagy műszaki dokumentációval) ötvözhetők, amelyek így könnyebben befogadhatók, egyszerűbben tarthatók napra készen és kényelmesebben használhatók egy tablet segítségével, mint kinyomtatva vagy egy hagyományos PC-n.
A legfontosabb a mobilizált munkaerő termelékenységi potenciáljának kiaknázása. Ehhez fel kell mérni, hogy miféle mobileszközökkel lehet hozzáférni a tartalmakhoz, melyek a legjobban felkészítettek a kényelmes tartalomfogyasztáshoz, és gondoskodni kell róla, hogy az új mobilfunkciókat megfelelően használják a kollaborációs alkalmazásokban.
Ugyanakkor fontos, hogy az informatikai csapat megakadályozza a technológiai klikkesedést, amelyben a felhasználókat az alkalmazások elszigetelik a többiektől. Azaz meg kell teremteni annak lehetőségét, hogy a különféle platformokon futó eszközök között működjön a kommunikáció. Ezért a BYOD-politikának tartalmaznia kell az eszközök közötti interakciókról gondoskodó alkalmazási keretrendszert a legfontosabb funkciók esetében.
Új utak az együttműködésre
Az okostelefonok és a tabletek teljesen új kollaboratív lehetőségeket és munkamódszereket hoznak létre. Amikor a mobilizáció más trendekhez, például a számítási felhők vagy a közösségi média használatához társul, lehetővé válik teljesen új üzleti modellek kialakítása. Például ha a terepen vagy külső helyszínen, ügyfélnél dolgozó karbantartók a mobileszközeikkel elérik az adattárolókat vagy a támogató személyzetet a cég telephelyén, sokkal hatékonyabbá válhat a munkájuk, és kevesebb látogatással vagy karbantartási órában végezhetnek a feladataikkal.
Egy mobil közösségi hálózaton szintén növelhető a hatékonyság, mert támaszkodni lehet a többi tapasztalt szakemberre, mérnökre, akik segítenek megoldani a problémákat, vagy összehangolhatják úgy a tevékenységüket a mobileszközök multimédiás és helymeghatározó funkcióival, hogy minimális holtidőkkel dolgozhatnak. Ez a megoldás nemcsak hatékonyabbá teszi a területen dolgozókat, de az irodában is kisebb támogató személyzetre lesz szükség.
A szervezetek olyan együttműködési appokat használhatnak, amelyeknek korábban nem látott képességeik vannak. A tervezők, a munkások és értékesítők hozzáférhetnek olyan információkhoz, amelyekhez azelőtt soha, hiszen alig volt kapcsolatuk a cég más területein dolgozó kollégáikkal. A mobilitás lehetővé teszi, hogy akár valós időben hasznosítsák az új ismereteket, és javítsanak a munkájuk elvégzéséhez szükséges képességeiken.
A mobilitás nem hat egyformán az üzleti tevékenység minden fajtájára, ezért érdemes felértékelni, hogy mi és milyen szinten válhat hasznosíthatóvá a mindinkább techfüggő és mobilizált munkaerő segítségével – állítják a Gartner szakértői.
Ötletek a mobil összedolgozás javítására
Bármilyen jó stratégia is születik a mobilizáció kihasználására, ha az elveket nem sikerül aprópénzre váltani. Pár ötlet Jennifer Lonoff Schifftől, a CIO.com szakírójától, hogy mire érdemes figyelni.
Eszközök és platformok közötti kompatibilitás. Az együttműködésnek, a fájlok megosztásának könnyűnek kell lenni – függetlenül az eszköz gyártójától és operációs rendszerétől (PC, Mac, iPad, Android, BlackBerry, stb), különben a mobilitás elmarad. A fájlok konvertálása, az appok szerkesztése, a megjegyzések csatolásának nehézkessége felborítja munkafolyamatokat és csökkenti a termelékenységet.
Legyen videokonferencia és videochat. A videokonferencia-kliens vagy -alkalmazás gyakorlatilag bármilyen eszközre, okostelefonra, tabletre, laptopra letölthető, és egyetlen kattintással elérhetők a távoli munkatársak is.
Legyenek felhőalapú projektmenedzsment-eszközök. A határidők és eredmények, a költségvetést és más fontos tételeket úgy lehet a legegyszerűbben követni a központosított online munkafelületen, ha a csapat tagjai egyben egy virtuális hurokhoz is tartoznak. Csak be kell lépni a szolgáltatásba, és minden változás azonnal naprakészen látszik, bárhol is legyenek a csapattagok.
Csoportos chat az egyéni instant üzenetküldés helyett. Az elszigetelt üzenetek megtermékenyítő hatása jóval gyengébb annál, amikor mindenki ismeri a többiek álláspontját, megoldási elképzeléseit, ötleteit.
A mobiltelefonokat integrálni kell a telefonrendszerbe. Ezzel elérhető, hogy a szám tulajdonosa pontosan ugyanazokra az erőforrásokra számíthasson, bárhol tartózkodjon is, mintha az irodájában ülne. Ez pedig hatékonyabbá teszi a kommunikációt.
A mobil együttműködés eszközeinek használatát és a legjobb mobileljárásokat oktatni kell. Nem mindenki jártas a hatékony mobilkollaborációban, ezért elengedhetetlen a digitális mobileszközök és a rajtuk futó alkalmazások használatának megfelelő színvonalú oktatása, beleértve a mobilbiztonságot. Hasonlóképpen tanítani kell a legjobb eljárásokat is, kezdve az akkumulátor teljesítőképességének maximális kihasználásától a készülékek élettartamának meghosszabbításáig, vagy akár a helymeghatározó szolgáltatások kikapcsolásáig.
Be kell tartatni a mobiletikettet. A mobil együttműködésben bizonyos fegyelemnek kell lennie. Egy konferencia-chat hatékonyságát tönkretehetik a viccesnek szánt beszólások, a kihangosított konferenciatelefonálás pedig zavarhatja a helyiségben tartózkodó többi ember tevékenységét stb. Ezért figyelni kell a többiek munkájának és munkakörülményeinek tiszteletben tartására.
