A szakember szerint a gazdasági válság radikális alkalmazkodásra készteti a vállalatokat, ezen belül az informatikai területet is. Természetes igényként merül fel, hogy az informatika kevesebbe kerüljön, de legalábbis több értéket állítson elő, mint eddig.
Az informatikai stratégia felülvizsgálata ezért mindenképpen indokolt a jelen időszakban. Az IFUA (www.ifua.hu) által javasolt módszertan szerint ennek magában kell foglalnia az informatika jelenlegi hozzájárulásának pontos feltérképezését, a fejlesztési portfólió újraértékelését és mindazoknak az eljárásoknak a megfontolását - gondolok itt például a szabványosításra, virtualizációra, kiszervezésre, belső szolgáltatóközpontokra, közös beszerzésre -, amelyek méretgazdaságossági megtakarításokra adnak lehetőséget.
Computerworld: Mikor válik szükségessé az IT-kontrolling kialakítása vagy felülvizsgálata egy szervezeten belül?
K.A.: Komoly hiányosságokra hívja fel a figyelmet, ha az informatikai terület vezetőire nagy nyomás nehezedik a költségcsökkentés vonatkozásában, de maguk sem képesek átlátni azokat a következményeket, amelyek az egyes költségblokkok megnyirbálásával járnak. Problémákra utal az is, ha az elhatározott költségcsökkentő intézkedések eredményeként megtakarított költségek az informatikai területen belül más pontokon ?újratermelődnek", vagy olyan szolgáltatások, projektek esnek áldozatul a vágásnak, amelyek hozadéka akár már rövid távon meghaladta volna az így elért megtakarításokat.
CW: Ön az IT-kontrollingon belül az egyik legfontosabb célnak nevezte az IT-üzemeltetés transzparenciájának megteremtését. Miként szolgálja az IT-vezető érdekeit az átláthatóság, és milyen lépéseken keresztül érhető el?
K.A.: A legtöbb vezető az informatikát fekete dobozként kénytelen kezelni. Amíg más közműszolgáltatások (villamos energia, víz- és gázszolgáltatás) mérőórákkal pontosan mérhetők és a díjszabásuk is egyértelmű, addig a jellemzően vállalaton belül előállított informatikai szolgáltatások költségviszonyai gyakran áttekinthetetlenek. Ahhoz, hogy megállapíthassuk, mennyibe kerül az integrált vállalatirányítási rendszer, vagy miért fizetünk havonta 15-20 ezer forintot egy asztali számítógép használatáért, az igénybe vett informatikai erőforrások (hardver- és szoftvereszközök, informatikus munkatársak stb.) költségeit előbb a szolgáltatásokhoz, majd ezeken keresztül a felhasználókhoz kell rendelni.
Az IFUA által alkalmazott költségáramlási modell transzparenssé teszi, hogy a szolgáltatások önköltsége milyen elemekből és milyen logika szerint tevődik össze. A költségek egy része ugyanakkor nem, vagy csak középtávon befolyásolható, ilyen például az értékcsökkenés vagy a ráosztott másodlagos költségek kategóriája. A költségek más része rugalmatlan vagy egyáltalán nem függ az igénybevételtől, mint például a hálózati kapacitás költsége. Emiatt olyan rendszert kell kidolgozni, amely nemcsak a költségeket mutatja meg, hanem azok rugalmasságát is, vagyis az IT-költségekkel kapcsolatos tényleges mozgásteret. Az IT-terület abból profitál, hogy az egyértelművé váló elvárások és világos peremfeltételek mellett működése könnyebbé válik, és belső partnerei is elégedettebbek lesznek. Tisztul a játéktér.
CW: Térjünk át a fejlesztésekre, amelyek az informatikai terület másik nagy feladathalmazát jelentik az üzemeltetés mellett. A fejlesztési projektek esetében a ?szolgáltatás" és annak minősége is nehezebben ragadható meg. Hogyan befolyásolja az IT-terület megítélését az itt nyújtott teljesítmény?
K.A.: Az IT-projektek kapcsán a transzparencia megteremtésének kulcstényezői a tervezés és a tanulás. Sok szervezet a mai napig nem készít megalapozott költség-haszon elemzéseket, még a nagyobb projektek indítása előtt sem. A költségek elemzésénél gyakran több jelentős tényező is kimarad: például a használatbavétel után felmerülő üzemeltetési költség, a saját tárgyi erőforrások - projektiroda, informatikai infrastruktúra - és a belsős munkatársak költsége. Jellemző, hogy egyes szervezetek a várt hasznukat nem illesztik bele az üzleti tervbe, így realizálásuk számonkérése elmarad, kimutatásukra kísérletet sem tesznek.
Azon szervezetek, amelyek nem mérik vissza projektjeiket, a tervezést sem tudják jól elvégezni, mivel lemondanak arról, hogy saját hibáikból tanuljanak. Folyamatosan rosszul tervezett, rosszul előkészített IT-projekteket valósítanak meg, amelyek jelentősen eltérnek az eredeti terjedelemtől, költségektől, határidőtől, és az sem mutatható ki esetükben, hogy milyen hasznot hoztak. Ezzel a projektek megvalósításáért felelős szervezetek hitelüket vesztik. Bár a felelősség sokkal inkább az üzleti oldalt terheli, az ostor mégis elsősorban az informatikán csattan. Tiszta viszonyokat kell teremteni, amelyek között mindenki azért felel, ami a saját kompetenciakörébe tartozik.
CW: Ügyfélkörükbe olyan élenjáró vállalatok tartoznak, mint az E.ON, a Raiffeisen vagy az OTP. Mi az IFUA módszertanának lényege? Hogyan néz ki az IT-teljesítménymenedzsment a gyakorlatban?
K.A.: Az IT-teljesítménymenedzsment eszköztárát az IFUA Horváth & Partners - melynek az általános kontrolling és az informatikai tanácsadás egyaránt fő profilja - tíz éve fejleszti és oktatja az IT- és gazdasági vezetők, illetve az egyre több üzleti és közszolgálati szervezetnél megjelenő, dedikált IT-kontrolling munkakörben dolgozó szakemberek számára.
A költségtranszparencia megteremtése önmagában is elindíthatja az informatika hatékonyságának javulását. Ha láthatóvá válik a szolgáltatások költsége, kiderülhet, hogy vannak olyan szolgáltatások, amelyekre nincs is szükség, vagy alacsonyabb szolgáltatási szinten is betöltenék szerepüket, és ez költségmegtakarításokat tehet lehetővé.
Az IFUA gyakorlatában volt rá példa, hogy egy IT-szolgáltatás beárazását követően a szolgáltatást megrendelő terület maga közölte: nem is gondolta volna, hogy az IT-nek ez a rendszer ilyen sokba kerül. Ezt látva a megrendelő hajlandó volt jelentősen változtatni szolgáltatása igénybevételén annak érdekében, hogy az olcsóbban és hatékonyabban valósuljon meg. Más területeken viszont létfontosságú lehet, hogy a szolgáltatási szint javuljon - ami több erőforrást igényel.
Az említettekhez hasonló átalakítási igénnyel egyre több szervezet keres meg bennünket. Ilyenkor a feladat az, hogy átlátható viszonyokat teremtsünk a szolgáltatási portfólió teljes újragondolásával, az egyes szolgáltatások transzparens és indokolható önköltségalapú beárazásával. Ehhez pontosan meghatározzuk az IT által nyújtott, igénybevevő-orientált szolgáltatásokat, és definiáljuk az elvárt szolgáltatási szinteket.
