Sokat segíthetnek vállalatuknak a projektmenedzserek a sikeres és hatékony projektmegvalósításban, egyúttal a lehetséges kockázatok csökkentésében. Ehhez azonban sokkal több kell a szervezeti prioritások felismerésénél. Alaposan tisztában kell lenniük azzal, hogy az egyes projektmenedzsment-módszertanokkal miképpen érhető el a legpozitívabb hatás, ahogy azzal is, miképpen növelhető velük a sikeres megvalósítás valószínűsége. Moira Alexander, a CIO.com munkatársának írása alapján tekintjük át a legnépszerűbb projektmenedzsment-módszertanokat, és adunk tanácsokat a választáshoz.
A főbb módszertanok dióhéjban
Vízesés: Hosszú évekig ez volt a legelterjedtebb projektmenedzsment-módszertan. Szekvenciális felépítésű, több területen használják, legfőképpen a szoftverfejlesztési projekteknél. Statikus fázisokat tartalmaz (igényelemzés, dizájn, tesztelés, implementáció és karbantartás), amelyeket adott sorrendben hajtanak végre. Lehetővé teszi a magas fokú kontrollt minden fázisban, ám nagyon rugalmatlan, ha egy projekt hatóköre menet közben megváltozik. A formálisabb tervezési szakasznak köszönhetően nő az esélye annak, hogy a kezdetektől fogva figyelembe vesznek minden, projektekkel kapcsolatos igényt és fontos információt.
Agilis: Igencsak eltérő megközelítést alkalmaz. Eredetileg olyan projektekhez fejlesztették ki, amelyek komoly rugalmasságot és gyors megvalósítást igényelnek. Ennek érdekében az agilis módszertan rövid teljesítési ciklusokból, úgynevezett sprintekből áll. A legjobban olyan projekteknél alkalmazható, amelyek kevesebb kontrollt és valós idejű kommunikációt igénylő, önmotivált csapatok hajtanak végre. Rendkívül interaktív, lehetővé teszi a gyors változtatásokat a projekt megvalósítása során. Főként a szoftverfejlesztés területén alkalmazzák, mivel egyszerűvé teszi a problémák gyors azonosítását és a módosítások végrehajtását a fejlesztés során, ehhez nem kell megvárni a tesztelés befejezését. Megismételhető folyamatokat, mérsékelt kockázatot, azonnali visszajelzést és gyors megtérülést ígér, továbbá csökkenti a komplexitást.
Hibrid: A vízesés és agilis módszertanok előnyeinek ötvözéséből származó hibrid megoldások esetében a tervezési és igényfelmérési fázist vízesés módszerrel, a dizájn-, fejlesztési, implementálási és tesztelési szakaszt pedig az agilis módszertan alapján valósítják meg.
Kritikus út módszer: Lépésről lépésre végrehajtott módszertan, amelyet egymástól függő tevékenységekből álló projekteknél alkalmaznak. Tartalmazza a tevékenységek listáját, a végrehajtáshoz munkafelbontási struktúrát, idővonalat, függőségeket, mérföldköveket és teljesítéseket használ. Azonosítja a kritikus és nem kritikus tevékenységeket a feladatok végrehajtásához szükséges leghosszabb és legrövidebb idő kiszámításával.
Kritikus lánc projektmenedzsment: Abban különbözik a kritikus út módszertől, hogy az erőforrások használatára fókuszál a tevékenységek helyett. Az erőforrásokkal kapcsolatos problémák megoldására puffereket hoz létre, így biztosítva, hogy a projekteket az ütemezés szerint hajtsák végre, és a biztonság ne sérüljön. Six Sigma: A Motorola eredetileg a pazarlás megszüntetésére, a folyamatok javítására és a profit növelésére fejlesztette ki. Adatvezérelt módszer, amely három kulcsösszetevőt tartalmaz: DMAIC (definiálás, mérés, elemzés, javítás és kontroll), DMADV (definiálás, mérés, elemzés, dizájn és ellenőrzés) és DFSS (Six Sigma dizájn). A DFSS tartalmazhatja az előző lehetőségeket, valamint továbbiakat is, például az IDOV-ot (azonosítás, dizájn, optimalizálás és ellenőrzés).
Scrum: Az agilis keretrendszer része, szintén interaktív természetű. A scrum szakaszok vagy 30 napos sprintek a kiemelt feladatok meghatározására szolgálnak. Az irányítást úgynevezett scrum master végzi a projektmenedzser helyett. Kis csapatok szervezhetők adott feladatok végrehajtásra, amelyek a scrum masterrel folytatott találkozókon értékelik az előrehaladást vagy az eredményeket, és újrapriorizálják az elakadt feladatokat.
A módszerek értékelése
Az egyes projektekhez legjobban megfelelő módszertan kiválasztása bonyolult és időt rabló feladat, de mindenképpen érdemes végigcsinálni. A Project Management Institute (PMI) fejlesztette ki a világszerte elismert Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) szabványt, amely segít a módszertanok képességeinek azonosításában és javításában, a folyamatok standardizálásában, megszilárdítja a sikeres projekt eredményeit, meghatározza a legjobb gyakorlatokat, valamint megerősíti a stratégiai tervezés és végrehajtás közötti kapcsolatot. Az OPM3 a szervezeti stratégiai hatékonyság növelésére összpontosít, továbbá projekt-, program- és a portfoliómenedzsmentet tartalmaz.
Érdemes lehet adoptálni az OPM3 szabványt, mivel annak egyik fő célja a projektek összhangba hozása a vállalati stratégiával. A szervezeteknek saját érdekükben gondoskodniuk kell arról, hogy a leghatékonyabb módszertant alkalmazzák, mert csak így tudják növelni a termelékenységet és az ügyfél-elégedettséget, így tudnak versenyelőnyre szert tenni riválisaikkal szemben, hatékonyabban kezelni a költségeket és a kommunikációt, valamint előre jelezni a teljesítményt.
Az egyes módszertanok erősségei és gyengeségei miatt a szervezeteknek érdemes lehet projektektől függően többféle projektmenedzsment-módszert alkalmazniuk. Bárhogyan is döntenek, célszerű standardizált legjobb gyakorlatokat kidolgozniuk, amelyek a különféle tényezők változásának függvényében újradefiniálhatók. Rendkívül fontos annak meghatározása, miképpen hozható összhangba az adott projekt a vállalat stratégiai céljaival.
Miután pontosan meghatározták, mit tekintenek sikernek vagy kudarcnak, már egyszerűbb megtalálni a legmegfelelőbb módszertant vagy módszertanokat, melyek segítségével elérhetők a kívánt üzleti célok.
A módszertanok értékelésénél az alábbi szempontokat érdemes szem előtt tartani:
* Szervezeti stratégiai célok és alapértékek;
* Legfontosabb üzleti ösztönzők;
* Korlátok;
* Érintettek köre;
* Kockázatok;
* Komplexitás;
* Projekt mérete és költsége.
Az értékelési szempontok meghatározását követően ki kell dolgoznunk egy folyamatot a projektünk számára legjobb módszertan kiválasztásához. Ezt a folyamatot érdemes időről időre módosítani, hogy megfeleljen a változó üzleti igényeknek. Néhány lépés, amelyeket célszerű megtenni:
1. Határozzuk meg a projektösztönzőket az elsődleges célok és a projekt prioritásainak azonosításával és súlyozásával;
2. Miután meghatároztuk a projekt ösztönzőit, igényeit és céljait, azonosítsuk mindazokat a tényezőket, amelyekre a módszertan hatással lesz, illetve amelyek hatással lesznek a módszertanra;
3. Azonosítsuk az összes elérhető/lehetséges módszertant, amelyek a projekt számára a legjobbak lehetnek;
4. Hasonlítsuk össze a kiválasztott módszertanokat a projekt szempontjainak figyelembevételével;
5. Határozzuk meg, melyik módszertan hozza a legjobb eredményeket, és jár a legkisebb kockázattal;
6. Szerezzünk visszajelzéseket és támogatást;
7. Dokumentáljuk a módszertant;
8. Implementáljuk a módszertant;
9. Monitorozzunk, és változtassunk, ha erre szükség van.
Ez az értékelési szempontokat tartalmazó lista mind a szervezetfejlesztéseknél, mind a projektmenedzsment-módszertanok kiválasztásakor jól használható.
Itt jegyzendő meg, hogy a projektmenedzsment-módszertanok nem univerzális megoldások, még az adott vállalaton, projekttípuson vagy iparágon belül sem. Míg az egyik helyzetben az adott módszertan kiválóan teljesíthet, más esetekben célszerű más módszertant vagy hibrid megközelítést alkalmazni. Valószínűtlen, hogy ugyanaz a módszertan a vállalat valamennyi projektjében ugyanolyan hatékony legyen, ezért mindenképpen érdemes módszertan-értékelő eljárást kifejleszteni az egyes projektekhez legjobban illő módszertanok meghatározására. Azt sem szabad elfelejtenünk, hogy ezt az eljárást is újra kell értékelnünk és módosítanunk, ha az üzleti szempontok megváltoznak.
