Fontos számunkra az idő, amely végessége miatt az egyik legnehezebben beosztható erőforrás. Mindig több időre vágyunk, de sajnálatos módon hajlamosak vagyunk rosszul kihasználni azt. Bár egy nap 24 órából áll, optimális teljesítőképességünk jó esetben is csak 12 órán keresztül tartható fenn. Ahhoz, hogy folyamatosan jó minőségű munkát tudjunk végezni, karban kell tartani termelőerőnket, vagyis magunkat. Meg kell oldanunk a magánéletünk és a munkánk összehangolását, törekednünk kell e két terület egyensúlyba hozására annak érdekében, hogy ne váljunk munkamániássá. Ha felmérjük belső erőforrásainkat, máris jobban be tudjuk osztani az energiánkat és az időnket.
Mi fáraszt el és mit tehetünk ellene?
Rendkívül szerteágazó a vezető munkája: tervez, szervez, irányit, ellenőriz, értékel, kommunikál. Egy felmérés szerint négy vezetőből három feszültségforrásként tekint a munkájára, ezért nem csoda, hogy a vezetők munkájuk során gyakran idegesek, feszültek, stresszes állapotban vannak. Az idegesség, a feszültség és az érzelmi viharok a kifáradás legfőbb okai. Ráadásul a stressz azzal arányosan növekedik, ahogyan haladunk felfelé a ranglétrán. Aki meg kívánja tartani pozícióját és eredményesen kívánja végezni feladatait, annak több ok miatt is tanácsos megbirkóznia a feszültséggel és a stresszel. Ezek közül a legfontosabbak a saját és beosztottainak egészsége, illetve hatékonysága, valamint munkájának a vállalatra gyakorolt hatása, amely a szervezet egész jövőjét meghatározhatja.
Tisztában kell lennie a feszültség és a stressz csökkentéséhez a vezetőnek azzal, hogy miképpen töltheti fel belső legyengült akkumulátorait nehéz helyzetek és időszakok után, továbbá hogyan erősítheti magában a belső motivációt és az önbizalmat. Ebben sokat segít a számára fontos értékek felmérése. De hogyan biztosíthatjuk a napi feladatok végrehajtásához és a hosszú távú céljaink megvalósításához szükséges energiát? Először is tervezzük meg a saját feltöltődésünket, éves szinten beütemezve a nagyobb szabadságidőszakokat és a hosszú hétvégéket, hogy rendszeres időközönként jelentősebb energia-utánpótláshoz jussunk. Természetesen nem feledkezhetünk meg a napi, heti szintű feltöltődésről sem.
Milyen gyakran töltekezzünk?
Az optimális töltekezési gyakoriság meghatározása kellő önismeretet igényel. Elegendő-e számunkra, ha kétnaponta futunk, hetente egyszer összejövünk a barátokkal, vagy inkább menjünk kétnapos hétvégi kirándulásra a családdal. Mindig jusson eszünkbe, hogy a feltöltekezés megtérülő befektetés, biztosítja, hogy legyen energiánk a napi feladatok hatékony elvégzésére, a váratlan helyzetek megoldására. Nem csupán mi, hanem családtagjaink és munkatársaink is jól járnak azzal, ha nyugodtak, kiegyensúlyozottak, energiától duzzadók vagyunk. Csíkszentmihályi Mihály, a flow-elmélet megalkotója szerint akkor érezzük magunkat a legjobban, ha olyat csinálunk, amit szeretünk, hiszen ilyenkor elfeledkezünk az időről, és végtelenül áramlanak bennünk az energiák. Ez a szabadidős és a munkajellegű tevékenységeinkre egyaránt igaz.
Iktassunk be elmélkedési, meditációs időszakokat hektikus programjaink közé, és igyekezzünk kideríteni, mi okoz nekünk leginkább stresszt. Kerüljük el a felesleges megbeszéléseket, ne vállaljunk teljesíthetetlen határidőket. Igyekezzünk megóvni értékes időnket, tanuljunk meg nemet mondani, és naponta többször is tartsunk rövidebb szünetet munka közben. Gyakrabban végezzünk nem munkával kapcsolatos tevékenységeket, hiszen kikapcsolódásra, szórakozásra akkor van a legnagyobb szükségünk, amikor már szinte semmire sem jut időnk. Járjunk gyakrabban színházba, moziba, koncertekre, olvasással, sportolással csökkentsük túlhajszoltságunkat.
A testmozgás és a bioritmus szerepe
A sporttevékenységek teljessé teszik az életünket, segítenek megőrizni egészségünket. Ha már feszültek vagyunk, könnyen megszabadulhatunk ettől a kellemetlen érzéstől, ha intenzív mozgást végzünk. Minden sport, amelynek lényege, hogy kézzel kell dobnunk, ütnünk valamit, megszabadít a feszültségtől. Fallabda, kézilabda, kosárlabda, röplabda, tenisz, golf – mind kiválóan alkalmasak arra, hogy a feszültséget a testből átvigyük a labdába. Az erős stresszel járó foglalkozások művelői, így a vezetők is gyakran hódolnak ilyen sportoknak, mert a játék után sokkal jobban érzik magukat. Az olyan sportok, amelyekben nincs kontaktus, ilyen például a futás, a kerékpározás és az úszás, nem segítenek a feszültség levezetésében. Segítenek viszont erőállapotunk, edzettségi szintünk növelésében, valamint a stressz vagy a testsúly csökkentésében, de nem csökkentik a munka közben felszedett feszültséget.
Ha egy vezető állandóan feszült, képtelen alkotó módon közelíteni a feladatokhoz, rövidtávon gondolkodik, és elhanyagolja a jövőt meghatározó stratégia kialakítását. A hatékony munkavégzéshez ismernünk kell saját bioritmusunkat és időkezelési stratégiánkat, valamint időkezelésünk kritikus pontjait, hibáit. Mindenkinek van egy természetes bioritmusa, ami azt jelenti, hogy ébrenléti állapotunknak van egy meghatározott szakasza, amikor maximális teljesítményre vagyunk képesek. Ez lehet reggel, délelőtt, sőt akár késő éjszaka is. Például vannak, akik kora reggel 5 és 7 óra között a legaktívabbak, majd ezután jön egy csendes időszak, 10 és 12 között felélénkülnek, majd újra lassabban végzik el feladataikat, és délután 4 óra után ismét aktivizálódnak.
Eredményes időgazdálkodásunk egyik fontos előfeltétele, hogy tisztában legyünk azzal, szervezetünk számára a nap melyik szakasza a legalkalmasabb a munkavégzésre. Igyekezzünk tehát kideríteni, hogy mikor tudjuk csúcsra járatni magunkat, a nap melyik szakaszára esik szervezetünk úgynevezett hasznos ideje. Mindenképpen érdemes a legfontosabb teendőinket ebben a csupán néhány óráig tartó időszakban elvégezni. Ha például azt tapasztaljuk, hogy reggelente könnyebben döntünk, később pedig egyre nehezebben, akkor az alábbiakban ismertetett hatékony időgazdálkodással összhangban reggelre kell időzítenünk a nehéz döntéseket.
Fontos, hogy szigorúan betartsuk a számunkra optimális időbeosztást. Nem feltétlenül keményebben, hanem inkább okosabban dolgozzunk, és azt fogjuk tapasztalni, hogy sokkal könnyebben el tudjuk végezni a munkánkat. Ha pedig úgy találjuk, hogy nem vagyunk hatékonyak a munkában, bátran változtassunk az időbeosztásunkon, hogy az jobban megfeleljen a bioritmusunknak.
Saját időgazdálkodás kialakítása
Az időgazdálkodás egy tervezési folyamat, amelynek célja, hogy a rendelkezésre álló időt a lehető leghatékonyabban osszuk be annak érdekében, hogy a lehető legtöbb feladatot a lehető legjobb minőségben végezhessük el. Valójában a jó időbeosztás nem mennyiségi, hanem minőségi változást eredményez.
Egyik legfontosabb alapelve az eredményes időgazdálkodásnak feladataink rangsorolása fontosságuk szerint. Tervezzük meg napjainkat, és fontossági sorrendben intézzük az ügyeket. A napirendet ne csak fejben állítsuk össze, hanem írjuk le. Nem szabad elfeledkeznünk arról, hogy vannak olyan dolgok, amelyek fontosak, de nem igazán sürgősek és vannak sürgős teendők, amelyek nem annyira fontosak. Ezért tekintsük át a feladatok rangsorolását, és ha szükséges, módosítsuk a sorrendet. Most már tudjuk, hogy mit kell aznap elvégeznünk, de jusson eszünkbe az is, hogy nem feltétlenül kell mindent nekünk elintéznünk.
Delegáljuk tehát a feladatokat: ehhez először írjuk össze, hogy melyiket kire bízzuk, majd vizsgáljuk meg körültekintően a listát, és ha szükséges, módosítsuk a prioritásokat, továbbá vizsgáljuk meg, hogyan tudunk még több feladatot delegálni. Ha már nem látunk lehetőséget a további módosításra és több feladat delegálására, elkészültünk a napirendi listánkkal. Ez fontossági sorrendben tartalmazza, hogy pontosan mit kell elvégeznünk nekünk és mit bíztunk másokra. Ezután következik a munka megszervezése, a feladatok kiosztása. Másnap pedig ellenőrizzük, hogy mit sikerült elvégezni, majd elkészítjük az aznapi teendőlistát. Ez a napról napra ismétlődő többlépcsős eljárás az eredményes időgazdálkodás és delegálás lényege.
