A külső és a házon belüli környezet szüntelen változásaival szembesülő vállalatoknak képessé kell válniuk a megújulásra, miközben folyamatosan javítani igyekeznek működésük hatékonyságát is, az üzleti folyamatok menedzselése ezért napjainkra az egyik legnagyobb kihívássá vált számukra - mutatott rá a Gartner a területről készült, friss elemzésében (2019 Magic Quadrant for Intelligent Business Process Management Suites). Meghatározása szerint az intelligens üzletifolyamat-menedzsment csomagokat (iBPMS-eket) alkotó technológiákkal a vállalatok az emberek munkáját, a rendszerek működését és a dolgok kezelését kapcsolhatják és hangolhatják össze. Egy iBPMS megkönnyíti az üzleti elemzők és végfelhasználók, valamint a hivatásos fejlesztők együttműködését a folyamatok javításában és átalakításában, emellett támogatja az üzleti eredmény valós idejű optimalizálását, az újonnan kialakított gyakorlat területi vagy vállalati szintű méretezését is.
Más szóval az iBPMS olyan alkalmazásfejlesztő platform, amely kevés kódolással - vagy kódírás nélkül - teszi lehetővé a működés dokumentált modelljeinek (folyamatainak, üzleti szabályainak, döntéshozatali láncainak, adatmodelljeinek stb.) dinamikus változtatását. Az üzleti felhasználók így gyakran vagy ad hoc módon is változtathatnak a folyamatokon, függetlenül attól, hogy a folyamatok által érintett rendszereket, azok integrációját és védelmét az informatikai osztály menedzseli. Az iBPMS így fontos szerephez jut a digitális működés (DigitalOps) kialakításában; a Gartner szerint 2023-ban a nagyvállalatok több mint 50 százaléka már ennek a megközelítésnek köszönheti majd, hogy eléri transzformációs céljait. A DigitalOps összehangolja és monitorozza a különböző (ERP-, CRM- és más) rendszerekben házon belül, valamint a vállalat partnereinél működő folyamatokat, a történeti és a közel valós idejű adatokból, a döntési és a folyamatmodellekből létrehozza a szervezet digitális ikerpárját, amely azután analitikai képességeivel a folyamatok dinamikus végrehajtását és optimalizálását segíti az emberi és gépi szolgáltatások teljes ökoszisztémájában.
A BPMS evolúciója
Mágikus négyzetében a Gartner összesen 21 szállító iBPMS-megoldását értékelte, az IBM a vezetők, az Oracle a kihívók, a Software AG és a Tibco a jövőbe látó, míg az IBM által felvásárolt RedHat a réspiaci szereplők közé került. Az elemző rámutatott a szállítók eltérő szakmai-technológiai hátterére. Míg egyes szállítók meglévő infrastruktúra-szoftvereiket bővítették - gyakran felvásárlás útján - megfelelő BPM-funkcionalitással, mások a vállalati dokumentum- és tartalomkezelés felől érkeztek erre a piacra, munkafolyamat-kezelő és rendszerintegrációs képességekkel gyarapítva kínálatukat. A szereplők egy része az üzletorientált modellezés technikáiból kiindulva fejlesztett új megoldásokat, más szállítók a dolgok internetével (IoT), érzékelőkkel, robotokkal és egyéb okosgépekkel kialakított integrációra, ezzel összefüggésben a fejlett analitikára (összetett esemény-feldolgozásra, adatfolyam-elemzésre, mesterséges intelligenciára) összpontosítottak. A Gartner szerint a legsikeresebb iBPMS-megoldások azok, amelyek jól egyensúlyoznak a gyors bevezethetőség és könnyű kezelhetőség, valamint a fejlettebb intelligenciával bíró képességek hozzáadása között, de sok múlik azon is, hogy a szállító a hagyományos implementációs szolgáltatásokon túl milyen erős, felkészült partnerhálózattal segíti a vállalatokat digitális átalakulásukban.
Az iBPMS az üzleti folyamatok kezelésében a fejlődés új, magasabb szintjét képviseli, de mint az a technológia evolúciójában megszokott, a piacon továbbra is elérhetők a kevésbé összetett felhasználói igényeket kiszolgáló BPM-termékek. Ha egy szervezetnek viszonylag lassabb ütemű változáshoz kell alkalmazkodnia, a folyamatkezelésben még éretlen, vagy inkább csak a dokumentumalapú folyamatait automatizálná, akkor egy iBPMS-megoldás minden bizonnyal lötyögne rajta, olvasható ki az elemzésből. Bár egy ilyen csomagban is megvan minden a rövidéletű tranzakciós, rendszerorientált folyamatok kezeléséhez, az iBPMS képességei az embereket, gépi szolgáltatásokat több üzleti területen át összefogó, hosszú életű folyamatok menedzselésében bontakoznak ki igazán. A Gartner ezért azt tanácsolja a vállalatoknak, hogy gondosan mérlegeljék üzleti követelményeiket, és határozzák meg, leendő megoldásuktól pontosan mekkora intelligenciát várnak, mielőtt iBPMS-t választanának.
Két évvel ezelőtti, szerény növekedését követően tavaly ismét élénkülést mutatott a teljes BPMS-piac, amit az elemző arra vezet vissza, hogy sok szállító jelentős ráfordítással felhőre született képességekkel bővítette csomagját, valamint az értékesítés és a kommunikáció terén is nagyobb hangsúlyt helyezett bpmPaaS felhőalapú platformszolgáltatásaira. Több szállító nemcsak marketingüzeneteit fogalmazta át és hegyezte ki a digitális transzformáció támogatására, hanem csomagját is átnevezte digitális üzleti platformmá, hogy ezzel is jelezze, túllépett a hagyományos BPM-megközelítésen.
Robotok bűvöletében
Sok vállalat azonban továbbra is nehézsúlyú, nehezen kezelhető és drága eszközt lát az iBPMS-csomagokban, ezért alternatív megoldást keres a működés optimalizálásához, és - legalábbis első pillantásra úgy tűnhet - talál is ilyet bőven a piacon. A Gartner emlékeztet, hogy a robotikus folyamatautomatizáló (RPA-) eszközök szegmense mekkorát robbant 2017-ben. Az RPA népszerűségét magyarázza, hogy a kezelőfelület-szintű integráció révén egyszerű megoldást ad a munkafolyamatok automatizálására, így az emberi munkaerő kiváltására, ami a beruházás gyors megtérülését (ROI) eredményezi.
Nem kerülte el ez az iBPMS-szállítók figyelmét sem, amelyek akár felvásárlás vagy saját fejlesztés útján, akár partneri együttműködésen keresztül RPA-funkcionalitást adtak csomagjukhoz. Az RPA-alapú folyamatautomatizálás fenntarthatóságának azonban megvannak a korlátai, figyelmeztet a Gartner.
Megtévesztő ugyanis, hogy a szállítók és maguk a felhasználók is robotként, digitális munkaerőként hivatkoznak az RPA-ra, azt a benyomást keltve, hogy ez a technológia ugyanolyan munkavégzésre képes, mint az ember. Valójában erről szó sincs, súlyosan téved, aki az RPA-val létrehozott, az információt az egyik rendszerből a másikba juttató integrációs szkripteket összekeveri a humán erőforrással. Veszélyt jelent továbbá az is, hogy ezzel a technológiával a vállalat a régi kezelőfelületekhez láncolja magát. Rendszerei szüntelenül fejlődnek és változnak, ezért a vállalat arra kényszerül, hogy a létrehozott szkripteket is folyamatosan újraértékelje, de a jelenlegi RPA-megközelítés mellett szinte lehetetlen előre jelezni a rendszerváltoztatások várható következményeit.
Tekintettel e korlátokra, az elemző szerint a vállalatok helyesebben teszik, ha az RPA-t, amelynek vannak vitathatatlan értékei, csak végső esetben alkalmazzák integrációs mechanizmusként. Fel kell ismerniük, hogy az ilyen integrációs röpmegoldásokkal a lényegi problémák nem orvosolhatók. Nem elég csupán azt nézni, hogy a technológiával miként váltható ki az emberi munka, fontosabb ennél, hogy ember és gép miként egészíti ki egymást és tud együtt dolgozni, mert automatizálásra és intelligenciára egyaránt szükségünk van digitális világunkban.
Alkalmazásközpontú vagy önkiszolgáló jellegű fejlesztésekhez - amelyek esetében a folyamatok inkább az eszköz képességeit automatizálják, illetve tranzakciókat kezelnek, így nem kell különösebben intelligensnek vagy alkalmazkodóképesnek lenniük - a különböző, szolgáltatásként elérhető és kevés kódolást feltételező alkalmazás-, integrációs és tartalomkezelő platformok, valamint RAD- (rapid application development) fejlesztőeszközök is elég jó, kisebb beruházást követelő megoldást adhatnak a közvetlen üzleti igényekre.
Ha az alkalmazás életciklusa mellett a vállalat a jóval összetettebb és hosszabb távon futó üzleti folyamatok életciklusát is kezelné, akkor a Gartner szerint ehhez egy fenntartható megtérülést ígérő iBPMS-csomagot érdemes választania, amely még sok éven át fog kulcsszerepet játszani az üzlet digitalizálásában.
