Minthogy a résztvevők túlnyomó többsége Magyarországon működő nemzetközi vállalatoktól érkezett, na és persze azért, mert az előadók többsége pedig a tengerentúlról jött, az Art of Projects című konferencia nemcsak a címében volt angol. Angolszász humorral, amerikai pragmatizmussal megspékelt, de a világ minden táján érvényes tapasztalatokkal távozhatott a MOM Kulturális központ előadótermét a pótszékekig betöltő hallgatóság.
A szabadúszóként sok országot megjárt Deena Gordon Parla két, a cégegyesítés felé haladó vállalat példáján szemléltette, milyen szerepet tölt be a projektmenedzser a közös út feltérképezésében, a legjobb gyakorlatok azonosításában. Elsőrendű feladata a szervezeti kultúra megismerése és a környezethez igazított megközelítés. "Amint megértettük a kultúrát, minden egyszerűbben megy" - fogalmazott.
Németh János Pál, a Gartner magyar előadója szintén a közös nyelv fontosságát hangsúlyozta. Felméréseik szerint a projektmenedzserek az esetek 95 százalékában mást értenek a projektek céljain, mint az alkalmazottak. A változástól való félelem nem szokatlan érzés, ugyanakkor azonban az ember komfortzónáján belül változásra, változatosságra is vágyik. Ezt az igényt kell megragadni, erre, nem pedig hosszas magyarázatokra építve érdemes kommunikálni az érintettekkel - fejtegette. Hajlamosak vagyunk feltételezni, hogy mások is látják ugyanazt a problémát, amit mi, és maguktól megértik, hogy változásra van szükség, ez azonban nem így van. Ezért érdemes bevonni a dolgozókat a változásba, hogy megismerjék a siker ízét. Tegyük személyessé a résztvevőknek szóló üzenetet, és minden esetben kérdezzünk vissza, értik-e, mi az ő részük a feladatban és milyen előnnyel jár a megvalósítása - tanácsolta.
Terrorgyanú karácsonykor
Még nem volt sem Facebook, sem Twitter, de tablet és okostelefon sem, amikor 2003 karácsonyán megszólalt a telefon: terroristagyanús személyt kellene kiszűrni a British Airways egyik járatán - kezdte élete meghatározó projektjének ismertetését Peter Graham, az IBM európai szabályozási programjának vezetője. A Heathrow-n több mint kétszázezer utas fordul meg naponta - hogyan szűrhetők ki közülük az öngyilkos merénylők? Az aznap éjjel létrejött gyorsbeavatkozási csoportnak kicsiben kellett kezdeni a munkát és gyors eredményt elérnie, ugyanakkor hosszú távú megoldás alapjait rakták le, ebből született meg később a 21. század biztonságos határai koncepció. Kezdettől fogva nyilvánvaló volt, hogy a nemzetközi szabványoknak megfelelő, mégis méretezhető, technológiasemleges, átjárható, rugalmas megoldást kell találni, amely innovációra ösztönzi az ipart. A biometrikus azonosítást, a ki- és belépők adatainak megosztását magában foglaló rendszert nemcsak a szigetország repülőterein vezették be.
A brit kormányszervek mellett tíz másik kormányhivatal, háromszáz légitársaság, negyven vasút- és hajózási társaság, más országok kormányai és száznál több szállító vett részt a projektben. A legnagyobb kihívás az állami tisztségviselők bevonása volt - két-három dedikált munkatárs hónapokon keresztül csak ezzel foglalkozott. A hajózási társaságok nyitottaknak mutatkoztak az utasnévsor megosztására - emlékezett vissza Peter Graham -, a vasúttársaságok kevésbé. A 2010-es kormányváltás után törölték a programot, a 2012-es Londoni Olimpia előtt azonban ismét felélesztették.
Forró témák
Szalay Imre, a PMI Budapest, Magyar Tagozat elnöke szerint a projektmenedzsment világában két igazán forró téma van napjainkban: az agilis projektmenedzsment és a portfóliómenedzsment. Az előbbi részleteibe Bob Small, a Verizon távközlési óriás nagyvállalati megoldásokért felelős tanácsadója vezette be a hallgatókat. A koncepció lényege, hogy a nagy projekteket kisebb részletekre, az érintetteket tíz-tizenkét fős csoportokra bontják, hogy jobban tudjanak azonosulni a kitűzött célokkal. Az agilis projekt nem jelzőlámpás kereszteződéshez, hanem inkább körforgalomhoz hasonlít, amelyben a résztvevők együttműködésére, motiváltságára, tulajdonosi szemléletére van szükség - magyarázta az előadó.
Virtuális projektvezetésnél nélkülözhetetlen a videókommunikáció, hogy a testbeszéd, a gesztusnyelv se hiányozzon, az ugyanis gyakran egészen mást közvetít, mint az írott szó. Hasonlóan fontos a feladatok személyekre lebontott vizuális ábrázolása, mert az jobban motiválja a résztvevőket, mintha sok-sok oldalas dokumentumokon kellene átrágniuk magukat. A módszerrel - zárta előadását Bob Small - ezerötszáznál több képzést zártak már le a Verizon nonstop támogatóközpontjaiban világszerte.
