Egy IDC-felmérés szerint a vállalatok termelékenységi problémáinak közel 20 százaléka a nem megfelelő dokumentumkezeléssel áll összefüggésben. Ha nem a cégünk igényeire szabott készüléket választunk erre a célra, akkor az nemcsak a kollégáink munkavégzésének hatékonyságát ronthatja, hanem számos „láthatatlan” költséget eredményezhet.
Ilyen költség lehet például a dokumentumok rendezéséhez szükséges manuális többletmunka, a felesleges papírfelhasználás, a nyomtató karbantartására fordított idő vagy az általa elfoglalt irodaterület bérleti díja.
Az utóbbi néhány év során számos kis- és középvállalat cserélte le irodáját költséghatékonysági okokból, és az újonnan alakuló cégek is inkább a kisebb alapterületű irodahelyiségeket keresik. Ez érthető, hiszen az irodabérlet egy fix havi költséget jelent a kiadások között, miközben a bevételek beérkezése gyakran bizonytalan. Érdemes tehát megfontolni, hogy mire használjuk a szűkösen rendelkezésre álló irodaterületet.
A legtöbb helyet foglaló irodai berendezések az A3-as nyomtatók és multifunkciós készülékek, miközben tapasztalataink szerint a nyomatok mindössze 5-10 százaléka készül ebben a méretben. Bizonyos speciális szakterületeken – mint például a műszaki tervezés vagy a grafikai munkák – elengedhetetlenek az A3-as vagy még nagyobb méretű nyomatok, a legtöbb irodában azonban az A4-es méretű készülék is bőven elegendő. Ennek ellenére néhányan nem szívesen mondanak le nagyméretű nyomtatójukról, mert ezek a gépek általában gazdagabb funkciókészlettel rendelkeznek, mint kisebb társaik.
Ma már azonban léteznek olyan A4-es multifunkciós készülékek, amelyek ugyanezt a tudást kínálják, csak éppen kompakt méretben és kedvezőbb áron. Ilyenek például az OKI díjnyertes termékcsaládjának, a színes MC700 és a fekete-fehér MB700 sorozatnak a tagjai, amelyek alkalmasak a dokumentumok összerendezésére és tűzésére, kétoldalas nyomtatásra, másolásra és szkennelésre, emellett pedig percenként 40-52 lapos nyomtatási sebességre is képesek.
A kis méret ellenére ezek a készülékek nagy kapacitású festékpatronokkal rendelkeznek és nagy mennyiségű papírt tudnak tárolni, tehát ritkán igényelnek felhasználói beavatkozást. A nagy kapacitású papíradagoló és a három opcionális papírtálca révén akár 3160 papírlap is elfér a készülékben, míg egy festékkazetta akár 36 000 oldal nyomtatására is elegendő lehet. A nagy kapacitást és teljesítményt különösen az olyan cégeknél értékelik, ahol nagy mennyiségű adminisztrációs munkát végeznek nap mint nap – ilyen például a könyvelés, a pénzügyi vagy a munkaügyi terület.
Nem elhanyagolható szempont, hogy egy A3-as nyomtató áráért akár 2-3 darab A4-es készülék is beszerezhető. Akár a cég sajátja a nyomtató, akár üzemeltetési szerződés keretében béreli, mindenképpen szerencsés egy kisebb készüléket választani, hiszen ezzel jelentős megtakarítást érhetünk el.
