Rengeteg pénzbe kerül egy ERP-rendszer bevezetése (fizetni kell a szoftverlicencekért, a tanácsadásért, az integrációért, az alkalmazottak oktatásáért és a frissítésekért), és a folyamat több hónapig vagy akár még hosszabb ideig, évekig is eltarthat. Ráadásul a Panorama Consulting tanulmánya szerint öt ERP-bevezetésből egy kudarccal végződik.
A CIO.com magazin szakírója, Jennifer Lonoff Schiff arra kereste a választ, hogy az ERP-megoldás kiválasztása és telepítése során mire kell feltétlenül odafigyelni ahhoz, hogy csökkenjen a kudarc bekövetkezésének valószínűsége. Ennek érdekében sikeres bevezetésekben résztvevő ERP-szakértőket, rendszerintegrátorokat és projektmenedzsereket kérdezett meg tapasztalataikról.
Megfelel-e az igényeknek?
Mindenekelőtt azt tartották fontosnak megjegyezni a szakértők, hogy olyan ERP-megoldást szükséges választani, amelyik a legjobban megfelel az alkalmazni kívánó vállalat igényeinek és iparági követelményeinek. Mivel hatalmas befektetésről van szó, célszerű egy mindenre kiterjedő listát összeállítani a kívánalmakról az összes érintett szereplő részvételével. Meg kell fogalmazni a vállalat legfontosabb igényeit a bevezetendő ERP-rendszerrel kapcsolatban. A listának tartalmaznia kell azokat a kulcsfontosságú funkcionális, működési és stratégiai követelményeket, amelyeknek a megvalósítása feltétlenül szükséges a szervezet jövőbeli növekedéséhez. Az igények ily módon történő összeírásával zökkenőmentessé tehető a telepítési folyamat és csökkenthető az ERP-rendszer teljes birtoklási költsége. Komolyan figyelembe kell venni továbbá, hogy a bevezetendő megoldás hogyan illeszkedik a vállalat meglévő informatikai infrastruktúrájába, valamint biztosítani kell, hogy támogassa a szervezetet a szabályozási követelményeknek való megfelelésben. Gondot kell fordítani arra is, milyen költségekkel jár a megoldásnak a vállalati igényekhez igazítása. Ugyanakkor a végső döntés meghozatalakor nem érdemes csupán az árra hagyatkozni vagy egyetlen gyártóra korlátozódni.
Azt tanácsolják a szakértők az ERP-rendszert költséghatékony módon bevezetni kívánó vállalatoknak, hogy alaposan vizsgálják meg a megoldás várható teljes birtoklási költségét. Ne csupán a szoftver árát nézzék, amikor összehasonlítják az egyes gyártók ajánlatait, mert pénzbe kerül a futtatásához szükséges hardver, a telepítéshez és üzemeltetéshez elengedhetetlenül szükséges tanácsadás, a működtetést végző személyzet, valamint a szoftver rendszeres frissítése is. Riasztó példaként olyan vállalatot hoztak fel a megkérdezett szakemberek, amelynél meg kellett duplázni az IT-részleget a kezdetben rendkívül kedvező befektetésnek látszó ERP-rendszer hatékony üzemeltetéséhez.
Mennyibe fog kerülni, mikor térül meg?
A bevezetési folyamat egyik legfontosabb része a megfelelő gyártó kiválasztása, melynek során meg kell győződni arról, hogy megoldásával képes lesz-e megfelelni a vállalat által támasztott követelményeknek. Az ajánlattevőktől mindenképpen elvárható, hogy pontosan megbecsüljék a beruházás teljes birtoklási költségét, valamint azt, hogy milyen megtérülésre lehet számítani, és mennyi idő alatt. Kiterjedt információra van szükség a projekt költségvetésével, ütemezésével és határidőivel kapcsolatban, továbbá célszerű referenciákat kérni azoktól a vállalatoktól, ahol a kiszemelt szállító ERP-bevezetést valósított meg. Ugyancsak rá kell kérdezni arra, hogy az ajánlattevő rendelkezik-e megfelelő bevezetési tapasztalatokkal abban az iparágban, amelyben a megrendelő tevékenykedik.
Szakértők szerint alapvető fontosságú, hogy az ERP-bevezetést végző szolgáltató teljes mértékben tisztában legyen az ügyfél tevékenységével. Mivel minden iparág sajátos igényekkel rendelkezik a terminológiától kezdve a funkcionalitásig, ezért egy általános ERP-megoldás nem lesz képes megfelelni a követelményeknek, és alapos testre szabásra lesz szükség az alkalmazásakor. Függetlenül attól, hogy a megrendelő milyen szektorban tevékenykedik, oda kell figyelnie arra, hogy a kiválasztott szállító jó ismerője legyen ennek az iparágnak.
Be kell vonni a felső vezetést
Nagymértékben befolyásolja az ERP-rendszer bevezetésének sikerességét, hogy mennyire támogatja a technológiai fejlesztést a vállalat felsővezetése, hívják fel a figyelmet egy fontos tényezőre a megkérdezett ERP-szakértők. Az üzleti vezetésnek nem kell feltétlenül aktívan részt vennie a bevezetés minden egyes fázisában, azonban feltétlenül szükség van arra, hogy prioritásként kezeljék annak megvalósítását, meghatározzák a célokat és a végrehajtás módját, biztosítsák a végrehajtáshoz szükséges erőforrásokat és összehangolják a bevezetéssel kapcsolatos kommunikációt.
Elengedhetetlen, hogy az ERP-rendszer kiválasztásával megbízott csapat együttműködjön a felsővezetéssel, amelynek egyik tagja felügyeli a projektet, gyorsítja a döntések meghozatalát és elsimítja a végrehajtást akadályozó belső érdekellentéteket.
Szükség van továbbá ütemtervre, amely egyrészt biztosítja a gördülékeny megvalósítást, informálja az érintetteket a bevezetési projekt megkezdésének időpontjáról, a várható költségekről, valamint arról, hogy mikortól lesznek érezhetők a bevezetés előnyei. Az ütemterv segítségével az összetett technológiai és üzleti átalakítások jól definiált fázisokra bonthatók, lehetővé téve a projekt hatékonyabb kezelését. A szakértők úgy vélik, hogy kritikus fontosságú pontosan felvázolni az ERP-bevezetés megvalósításának menetét, beleértve annak meghatározását, hogy a szervezet mely részeit fogja érinteni az új rendszer, és melyeket nem. Az érintett részlegek számára részletezni kell, milyen ERP-funkciókat fognak telepíteni náluk, és ezek milyen pozitív hatással lesznek a munkájukra. A részletes ütemterv elkészítésével - amely tartalmazza, hogy milyen lépéseket kell a vállalatnak végrehajtania az új rendszerre való áttérés előtt - felfedhetők és elháríthatók a projekt megvalósításának útjában álló lehetséges akadályok.
A bevezetési folyamat gördülékenyebbé tétele érdekében mindenképpen érdemes létrehozni egy, a vállalati részlegeken átívelő projektcsapatot, amelybe az ERP-bevezetésben érintett osztályok - könyvelés, hr, informatika, üzemeltetés, bérszámfejtés, beszerzés, szolgáltatás - delegálnak tagokat. Ezt a teamet döntéshozatali joggal kell felruházni, de azt is meg kell határozni, hogy ez milyen esetekre nem terjed ki. A projektcsapat révén az ERP-bevezetésbe kezdő vállalatok biztosíthatják, hogy az összes érintett részleg érdekeit és igényeit figyelembe veszik, s a konszenzusnak köszönhetően megnő az esélye annak, hogy a projekt sikeres lesz.
Szakaszos bevezetés, színvonalas képzés
Szakértők az ERP-rendszer modulonkénti bevezetését ajánlják, mert nem célszerű egyszerre az összes alkotóelemet telepíteni. Lehet kezdeni például a könyvelőalkalmazásokkal, a főkönyvvel, követelésekkel és tartozásokkal. Miután ezek a modulok megfelelően működnek, következhet a többi alkalmazás, például a hr és a bérszámfejtés üzembe állítása. Sok vállalat követi el azt a hibát, hogy megpróbálja összes rendszerét egyszerre átállítani az ERP-megoldásra, ami meglehetősen költséges kudarccal végződhet.
Akármilyen fejlett is egy ERP-megoldás, a sikeres bevezetés és üzemeltetés kulcsfontosságú elemei a rendszert telepítő, használó és karbantartó emberek. Ezért átfogó tervet kell készíteni az érintett alkalmazottak folyamatba való bevonására és képzésére. Alapvető fontosságú a bevezetéshez használt erőforrások működőképes állapotban tartása az átadást követő hetekben annak érdekében, hogy támogassa a végfelhasználókat, továbbá lehetővé tegye a kért módosítások végrehajtását és a tapasztalt hibák kijavítását. A jó színvonalú támogatás a legfontosabb biztosítéka az új ERP-rendszer sikeres adoptálásának.
Mindenképpen célszerű tehát komolyan invesztálni a képzésbe, amely a sikeres ERP-bevezetés egyik kulcsfontosságú eleme, ezért nem szabad megfeledkezni róla. Ha a rendszert használó alkalmazottak alulképzettek, nem lesznek képesek kihasználni teljes mértékben az ERP-eszközök előnyeit, avagy a sorozatos kezelési problémák miatt frusztráltakká válnak, és leszoknak a rendszer használatáról, más módon oldva meg munkaköri feladataikat. Ennek elkerülésére fontos létrehozni olyan átfogó képzési programot, amely biztosítja, hogy a különféle tevékenységeket végző munkavállalók hatékonyan tudják használni az ERP-rendszert.
