Ám mielőtt a vállalat birtokba vehetné új dokumentumkezelési rendszerét, át kell esnie a bevezetés lépésein, melyek címszavakban a következők: projektszervezet alakítása, előkészítés, tesztelés, oktatás, éles indítás. Az áttérő cégeknek célszerű már a projekt indítása előtt a munkafolyamatokat áttekinteni, aktualizálni, frissíteni az iratkezelési szabályzatot az elektronikus dokumentumkezeléshez igazítva.
Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetését elhatározó cégek szabályozottságban, a szabályok betartásában, informatikai felszereltségben, számítógépes gyakorlatban nagyon különbözőek lehetnek. A kezdeti feltételek tehát mindig mások. Ezért feltételezünk most egy kiindulási állapotot, és innen kövessük végig a projekt lépéseit. Ha a feltételek közül bármelyik nincs meg egy cégnél, az csak annyit jelent, hogy több lépéses lesz a projekt.
Kiindulási állapot, előfeltételek
- A vállalat rendelkezik naprakész iratkezelési szabályzattal (vagy folyamat leírással), és e szerint dolgoznak.
- Az iratkezelést végző munkatársak jól képzettek (iratkezelési szabályzatukat ismerik, számítógépen gyakorlott felhasználók).
- A cég az alkalmazás futtatásához szükséges infrastruktúrával rendelkezik.
Hogyan indul egy dokumentummenedzsment projekt?
A projekt indulásakor megalakul a projektszervezet, a résztvevők meghatározzák a kommunikáció módját, a projekt célját, a sikerkritériumokat, a döntési mechanizmust, valamint elfogadják az ütemezést. A projektszervezetben a bevezető cég, illetve a rendszer megvalósítását végző cég részéről is több résztvevő szükséges:
Bevezető résztvevői
- projektszponzor (vezetőségi tag)
- projektvezető
- tagok (iratkezelésért felelős munkatárs, alkalmazás adminisztrátor)
Vállalkozó résztvevői
- projektszponzor
- projektvezető
- tagok
Előkészítés
A fizikai megvalósítás előtt a bevezetést lebonyolító vállalkozónak meg kell ismernie a cég iratkezelési szabályzatát. Ezután a vállalkozó egy szűk körnek (projektvezető, iratkezelésért felelős, kiemelt ügykezelő, alkalmazás adminisztrátor) részletes bemutatót tart az alkalmazásról. Ennek célja, a közös nyelv kialakítása, illetve az új rendszer adta lehetőségek kihasználásához a lehetséges új folyamatokról eszmecsere. Konzultáció keretében érdemes dönteni arról, hogy milyen testreszabáshoz, milyen információkra van szüksége a vállalkozónak az ügyféltől. Ilyen testreszabáshoz szükséges adatok például az iktatókönyvek száma, iktatószám formátuma, iratcsoport, irattípusok, jogosultságok, tételszámok, gyűjtőtéma, egyéb metaadatok, alapértelmezések, stb.
Legkésőbb az előkészítés során az alkalmazást bevezető cégnek tisztáznia kell dokumentumkezelési folyamatait. A gyakorlat azt mutatja, hogy praktikus, ha ebben a vállalkozó is segítséget nyújt.
Teszt időszak
Az előkészítés után kerül sor a tesztrendszer kialakítására és a tesztelők kiválasztására. Mire az alkalmazás telepítése befejeződik, a tesztelők oktatása, a tesztfeladatok kiadása is megtörténik. A tesztidőszak során kiemelt fontosságú a tesztrendszer folyamatos használata, a tapasztalatok gyűjtése, összevetése. Az időszak végén, a teszt lezárásakor következik - ha szükséges - a "finomhangolás" és a végleges beállítások megtétele.
Oktatás
A már "kitalált" rendszert megismertetjük a cég összes - dokumentumkezelésben résztvevő - munkatársával. Az oktatás fontosságát sokszor nem ismerik fel a cégek, vagy költségcsökkentés miatt elhagyják, pedig akár az egész projekt sikere múlhat rajta!
A betanítás szakaszában két egymással összefüggő feladat vár megoldásra:
- A munkatársak ismerjék az új iratkezelési folyamatokat.
- Megismerjék az új "eszköz" használatát, és magabiztosan kezeljék azt.
A képzések célcsoportonként történnek.
- Ügykezelők képzése (érkeztető, iktató, postázó)
- Ügyintézők képzése
- Vezetői prezentáció
- Alkalmazás adminisztrátor betanítása
Elektronikus iratkezelés éles indítás
Mit nevezünk éles indulásnak? Azt az időpontot, amikortól az elektronikus iktatókönyvek a "hivatalosak" a cégnél. Erre az időpontra az alkalmazást már az "üzemi környezetbe" integráltuk. Éles induláskor a rendszer kialakítását végző cég munkatársai a helyszínen támogatják a vállalat munkatársait (1-5 nap), ezután általában telefonos támogatást nyújtanak
Mennyi idő alatt lehet bevezetni?
Bevezetési idő alatt a projektindulástól az iktatás éles indításáig terjedő időszakot értjük.
Nagyon különböző lehet a cég nagyságától, jóváhagyási hierarchiájától függően.
Pl.: 100 fős cég esetében általában 2-3 hónap a felvázolt kiindulást feltételezve.
- Előkészítés 3 hét
- Teszt 3 hét
- Oktatás 2 hét
- Éles rendszeren beállítások elvégzése (fax szerver, szkennerek, szoftvertelepítések, elektronikus dokumentumkezelő rendszer beállításai) 2-3 nap
Többlépcsős bevezetés lehetősége
Néhány esetben - főleg nagyobb, vagy összetettebb rendszer esetén - a cégek szeretik több lépésre bontani a bevezetést, hogy a vállalat életében kisebb megrázkódtatást okozzon. Számukra a következő lehetőségeket ajánljuk:
1. variáció: egy osztályon (vagy egy tevékenységben) kezdik használni, fokozatosan lépnek be a többiek.
2. variáció: először csak iktatókönyvként használjuk a rendszert, a feladatkezelés később történik ezen keresztül. Így első körben csak az ügykezelők munkája változik, az ügyintézők később lépnek a rendszerbe
Mi szükséges a sikeres bevezetéshez?
A vezetőség eltökéltsége, hogy végigviszi a napi munka mellett az egész céget érintő új munkafolyamatok bevezetését. A folyamat minden egyes fázisában az érintettek megfelelő szintű tájékoztatása, és amiről semmiképpen nem szabad megfeledkezni: a mindenkit érintő képzés.
Gergely Bernadett - CNW Rendszerintegrációs Zrt.
