Úgyszólván mindannyian tapasztalhattuk már: pusztán attól, hogy valakinek a névjegyén a projektmenedzser szó olvasható, még nem jelenti azt, hogy az illető képes hatékonyan irányítani a rábízott projekteket. Az informatikai projektek sikeres lebonyolításához a technikai ismereteken túlmenően az is kell, hogy a projektvezető szigorúan ügyeljen a folyamatok ütemterv szerinti végrehajtására. Gyakran az utóbbihoz szükséges soft skillek megléte határozza meg, hogy egy projekt eredményesen zárul-e.
Jogosan merül fel tehát a kérdés, mi különbözteti meg a jó projektmenedzsert a csapnivalótól. A CIO.com magazin projektmenedzsment-szakértőket és vállalatvezetőket kérdezett meg arról, milyen képességekkel kell rendelkezniük a projektvezetőknek a projektek sikeres lebonyolításához, vagyis az előirányzott költségvetés és a határidők betartásához.
Vezetői képesség
A jó projektvezető nem csupán felügyeli és összehangolja a feladatokat és azok végrehajtását, hanem egyúttal jövőképet vázol fel, elkészíti a megvalósítás ütemtervét, valamint motiválja és bátorítja a projektben résztvevő munkatársait. Ugyancsak alapvető fontosságú, hogy a projektmenedzser képes legyen az adatok és a különféle szituációk gyors elemzésére, valamint, hogy jó döntéseket hozzon, mivel a projekt sikerességéért végső soron ő felel.
Motiváló erő
A kiváló projektmenedzser nehéz időkben is képes jó teljesítményre ösztönözni csapatát. A projektek végrehajtása rendkívül sok nehézséggel és stresszel járhat együtt, különösen a határidőkhöz közeledve. A projektmenedzser feladata annak biztosítása, hogy mindenki motivált maradjon, így számottevően nő a hatékonyság, és javul az elvégzett munka minősége. A sikeres végrehajtás érdekében a projektmenedzserek által alkalmazott taktikák között megtalálható a jól teljesítők jutalmazása, csapatépítő tréningek tartása, valamint a vidám, együttműködésre ösztönző munkakörnyezet kialakítása.
Jó kommunikációs készség
A projektmenedzsereknek ugyanazt a nyelvet kell beszélniük, mint az ügyfeleknek és a projektcsapat tagjainak. Bár ez a megállapítás közhelyesnek tűnik, ám tökéletesen rávilágít arra, milyen fontos egy projekt sikeressége szempontjából a kommunikáció minősége. A projektmenedzserek egyik alapvető feladata a belső csapat és az ügyfelek közötti közvetítés, információmegosztás, valamint a tájékoztatás a projekt előrehaladásáról és a következő lépésekről. Ezért a projektmenedzsereknél elengedhetetlen a jó kommunikációs készség.
Egy kiválóan kommunikáló projektmenedzser szinte bármely problémát megoldhat vagy elkerülhet azzal, hogy világosan fogalmaz, és ösztönzi a projekttel kapcsolatos információk akadálytalan áramlását, így amikor erre szükség van, a megfelelő személyekhez a megfelelő csatornán keresztül eljut a megfelelő információ.
A költségvetés túllépésének elkerülése érdekében fontos, hogy az összes csapattag folyamatosan tisztában legyen a kiadások aktuális állapotával és a költségek jövőbeli várható alakulásával. A jól informált csapat a hatékony csapat, mivel jobban magáénak tekinti a projektet. Azáltal, hogy ismerik a projekt költségvetésének mindenkori állapotát, sokkal valószínűbb, hogy a csapattagok odafigyelnek a kiadásokra, és nem jelentenek le olyan extra munkaórákat, amikor bent voltak ugyan a munkahelyükön, de nem világos, hogy min dolgoztak.
A projekt kommunikációjának szerves része kell, hogy legyen a költségvetés rendszeres áttekintése a vezetőséggel és az érintett vállalati részlegekkel. A költségvetést a projekt teljes időtartama alatt fokozott figyelemmel kísérő és az erre vonatkozó információkat az érintettekkel megosztó projektvezetők jó hangulatban tudhatják a menedzsmentet a projekt alakulásával kapcsolatban, és így sikeresebbek lehetnek mind a projektek végrehajtásában, mind a karrierjükben.
Szervezőkészség
Sokakban él az a kép a projektmenedzserekről, hogy ők gond nélkül képesek egyszerre többféle feladatot is elvégezni, azonban pusztán a többfeladatos működésre való alkalmasság nem elegendő a projektmenedzserektől elvárt valamennyi tevékenység sikeres végrehajtásához. Ehhez magas fokú szervezőkészségre is szükség van. A káosz elkerülése érdekében képesnek kell lenniük a feladatok priorizálására és a projektek részfeladatokra bontására. Szintén fontos, hogy mindent pontosan dokumentáljanak a jövőbeli gyors és egyszerű visszakereshetőséghez.
Szintén a szervezési feladatokhoz tartozik minden végrehajtandó lépés kidolgozása és az esetlegesen fellépő problémák előrejelzése a projekt teljes élettartama során. A projektmenedzserek felelőssége a folyamatok zökkenőmentes megvalósításának biztosítása a közös célokkal összhangban. Ehhez képeseknek kell lenniük egyszerre több bonyolult folyamat megszervezésére bizonytalan körülmények közepette is. Mindig több lépéssel a projekt aktuális állapota előtt kell járniuk, hogy gyorsan és hatékonyan el tudják érni a kitűzött célt, vagy elhárítani a felmerülő akadályokat, ha szükséges.
Priorizálás
Az információs túlterhelés nagyon is valóságos jelenség, különösen a modern munkakörnyezetekben. Az emberi agy csak korlátozott mértékben tudja feldolgozni az információkat, ezért a projektmenedzsereknek képeseknek kell lenniük az adatcunami megfelelő kezelésére és a hasznos információbitek kiszűrésére a mindent elárasztó adatzajból. A priorizálás és az időgazdálkodás mesterévé kell válniuk, ha sikeresek akarnak lenni. Továbbá fókuszáltaknak kell maradniuk, és meg kell őrizniük stratégiai szemléletmódjukat, miközben egy rakás tűzoltómunkát végeznek a felmerülő akadályok és problémák leküzdése érdekében.
Problémamegoldó képesség
A projektmenedzsment területén főként a kockázatok azonosításakor és kezelésekor van szükség problémamegoldásra. A felmerülő nehézségek miatt sok projekt tér le eredeti pályájáról, lépi túl a költségvetését, vagy kési le a határidőit. A jó projektmenedzser mindig nagy figyelmet fordít az esetleges kockázatokra és azok enyhítésére. Tudja, miképpen tegyen fel kellemetlen kérdéseket a projektben résztvevőknek, valamint folyamatosan megerősíti a döntéseket és ütemezéseket. Egy jól irányított projektben nem történhetnek nagy meglepetések. Minden tételhez kockázati leltárt és enyhítési tervet kell létrehozni, amelynek a végrehajtását a projektmenedzser felügyeli.
A nehézségek leküzdése kétségkívül a projektmenedzserek egyik legfontosabb feladata. A jó projektvezető képes a kockázatok korai felismerésére, a probléma okának megtalálására, a különféle megoldási lehetőségek mérlegelésére és a lehető legjobb megoldás megvalósítására.
Alkalmazkodóképesség
Felgyorsult világunkban, különösen a technológiai iparágban a változások - az új folyamatok, szabványok vagy technológiák megjelenése és térhódítása - igen rövid idő alatt mennek végbe. Ezért bár nagyon fontos a tervezés, a nehézségek leküzdése érdekében éppen olyan lényeges a változásokhoz való alkalmazkodás képessége és a hatékony együttműködés a projektcsapattal. A sikerhez elengedhetetlen, hogy gyorsan találjunk megoldást a felmerülő problémákra, vagy gyorsan legyünk képesek módosítani egy projekt megvalósításának menetén.
