A tapasztalatok szerint a hazai vállalkozások többségénél a munkatársak még mindig e-mailek csatolmányaként küldözgetik a közösen szerkesztett dokumentumokat. Egy bizonyos fokig ez kényelmes megoldást jelent, ám amikor egy állomány már több különböző változtatáson átesett, akkor egy bizonyos szint után már nehezen követhető, hogy ki milyen módosítást hajtott végre az adott fájlon. E-mailezgetés esetén ez jelentősen lelassíthatja a munkát, hiszen minden esetben vissza kell fejteni a levelezést. Ráadásul ez sem mindig vezet eredményre, sokszor elvesznek a korábbi változatok, amelyeket kényszerből újra meg kell írni.
Az Office Live Workspace
A csoportmunka megoldások pont e probléma mentén születtek, mégis napjainkban csak kevés vállalkozás él velük. Legtöbbször azok befektetésigénye - illetve szolgáltatások esetén a havi költség - tántorítja el a cégvezetőket, akik inkább maradnak az ingyenes e-mailes megoldásnál. Pedig nem kellene, hiszen már ma is léteznek ingyenesen használható csoportmunkát elősegítő megoldások, amelyekkel jelentősen leegyszerűsödhet az irodai munka. A következőkben egy ilyen ingyenes megoldást veszünk górcső alá: az Office Live Workspace-t, amely használatához csak egy Office 2003, XP, vagy 2008-as irodai programcsomag szükséges, illetve egy Live ID azonosító.
A jelenleg még béta állapotú Live Workspace segítségével az interneten tárolhatjuk és oszthatjuk meg céges dokumentumainkat, amelyekhez később megjegyzéseket fűzhetünk, figyelhetjük az azon végrehajtott változásokat, illetve bármikor visszatérhetünk az adott állomány egy korábbi verziójához. Erre fiókonként 5 gigabyte tárhely áll rendelkezésünkre, ahol maximum 1000 dokumentumot tárolhatunk.
A szolgáltatás használata pofon egyszerű, hiszen szorosan együttműködik a legutóbbi Office irodai programcsomag kliens alkalmazásaival. A megnyitott szöveges állományok a Word-be töltődnek be, illetve mentéskor a webes tárhelyre kerülnek vissza. Egy PowerPoint állomány létrehozásakor pedig például azonnal a kliens oldali program ugrik fel. Magyarán minden állományt úgy szerkeszthetünk, mintha a saját gépünkön dolgoznánk, miközben azok a távoli szerveren tárolódnak.
Egyszerű megosztás
A megosztás segítségével pedig lehetségessé válik, hogy egy időben többen is közösen dolgozzanak egy irodán belül ugyanazon a változaton, még úgy is, ha kollégák nem ugyanazon a helyi hálózaton vannak. Ráadásul nem csak állományokat oszthatunk meg így, hanem jegyzeteket, listákat és munkaterületeket is.
A jogosultságok szabályozásával ezen felül beállíthatjuk, hogy kinek adunk írási (szerkesztő), és kinek csak olvasási (megtekintő) hozzáférést. A rendszer remek tulajdonsága, hogy külső személyek esetén nem kér regisztrációt. Azt a meghívottnak csak akkor kell végigjárnia, ha ő maga is szeretne megosztani az Office Live Workspace felületén.
Az Office 2007, 2003 és XP alkalmazásaihoz letölthető bővítmény segítségével ráadásul jelentősen leegyszerűsíthetjük az irodai programcsomag és a Live Workspace közötti együttműködést. Telepítésük után a menüben megjelenő „Megnyitás az Office Live webhelyről" és a „Mentés az Office Live webhelyre" utasításokkal ugyanis közvetlenül is elérhetjük az online tárhelyünket, s mindenféle nehézségek nélkül menthetjük állományainkat az internetes tárhelyünkre, hogy azokat később megoszthassuk, és bárhonnan elérjük. Az Office Live Workspace segítségével ráadásul Outlook névjegyeinket, naptárunkat és feladatainkat is könnyedén az internetre küldhetjük, hogy azok bármikor elérhetőek legyenek, akár még egy újratelepítés után is.
Ide kerülhet a webes Office
Az Office Live Workspace oldalán böngészgetve ráadásul egy érdekes bejegyzést is találhatunk. „Hamarosan: a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote fájlok internetes megtekintése, szerkesztése és megosztása a böngészőből" - olvashatjuk a rövid ajánlóban. Ez pedig gyanús lehet, hiszen a Microsoft eddig nem árulta el, hogy pontosan milyen keretbe kívánja beilleszteni jól ismert alkalmazásainak böngészős változatait.
Az oldalon található ismertetőből és magából a Workspace működéséből logikusan következhet, hogy a jövőben a két alkalmazás szorosan együtt fog működni. Hiszen jelenleg a webes szolgáltatás még a kliens oldali programokat hívja meg a szerkesztéshez, de innen már csak egy lépés az, hogy azokat a webes megoldások váltsák fel. Ekkor a Live Workspace nem egyszerűen csak dokumentumtárolásra és megosztásra lesz alkalmas, hanem szerkesztésre is. S ha ez a logika érvényesül, akkor a Workspace esetén jelenleg érvényben lévő 5 GB-os tárhellyel számolhatunk. Persze ez csak feltételezése, de nem lenne meglepő, ha végül e forgatókönyv érvényesülne.
