Bizonyos vállalati méret felett, geográfiailag széttagolt vagy éppen gyorsan változó termékeket fejlesztő cégeknél szinte minden esetben érdemes fontolóra venni vállalati közösségi megoldás bevezetését. Az első időkben a bevezetés jelentős – főleg humán – erőforrás ráfordítást igényel a vállalattól, azonban a megfelelő vezetői támogatással és belső marketinggel népszerűsített alkalmazás számos feladatot elláthat. Jól használható többek között
- tudásmegosztásra,
- a szervezeten belüli információáramlás akadálymentesítésére,
- termékfejlesztés felgyorsítására,
- közösségépítésre,
- dolgozói elkötelezettség növelésére.
- a munkatársak szervezeti egységeken és földrajzi helyszíneken átívelő összekapcsolására,
- az információkeresés idejének és költségének csökkentésére,
- megfelelő ösztönzők beiktatásával az egyes személyek, közösségek aktivitásának, kreativitásának növelésére.
További előnyt jelent, hogy egy dolgozói elfogadással is bíró közösségi rendszerrel észrevétlenül hozhatjuk felszínre és vonhatjuk be a vállalati vérkeringésbe a rejtett – addig csak a fejekben meglévő – tudást. A kollektív tartalomgenerálás és a tartalmakra vonatkozó visszajelzések elősegítik a felszínre került tudás frissen tartását, a kötetlen stílus és a szabadabb kommunikáció javítja az innovációs képességeket.
Szakemberek keresésére, teamek összeállítására, belső toborzásra ún. kompetenciaprofilokat hozhatunk létre, amelyekben nyilvántarthatjuk az egyéni vagy csoportra vonatkozó tudás alapú kompetenciákat (végzettség, nyelvismeret, számítástechnikai ismeret, stb.), készségeket, vagy akár személyiség-jellemzőket. Így a hasonló érdeklődésű - vagy például egy projekt kapcsán az egymást kiegészítő tudású – kollégák, akik a világ bármely pontján dolgozhatnak, azonnal megtalálhatják egymást, közösségekbe, projektteamekbe szerveződhetnek. Mindezek szintén elősegítik a cégen belüli kollaborációt. Tanulási modellek bizonyítják, hogy a munkavállalók többnyire munkavégzés során, illetve kollégáiktól tanulják meg az új ismereteket, ezért egy közösségépítést támogató alkalmazással az ismeretek elsajátításában és a dolgozói készségek fejlesztésében is új távlatokat nyithatunk.
Az általunk javasolt vállalati közösségi megoldás, az IBM Connections biztonságos és rugalmas platformot ad a közösségépítéshez, tudásmegosztáshoz, kompetenciaalapú csapatmunkához. A web alapú alkalmazás segítségével bármilyen eszközről online kommunikálhatunk munkatársainkkal. Megoszthatunk, értékelhetünk és létrehozhatunk dokumentumokat, új ismereteket sajátíthatunk el, egyetlen felületen keresztül elérhetjük az e-maileket, naptárbejegyzéseket, teendőket, a vállalati wikikből vagy épp dokumentummenedzsment rendszerből származó információkat.
A vállalati közösségi rendszerek bevezetése során a munkatársak szinergiája olyan tudást és lehetőségeket hozhat felszínre, amelyek eddig rejtve voltak a vállalat vezetése számára, de jelentős hatékonyságnöveléshez vezethetnek. A sikerhez azonban elengedhetetlen, hogy az alkalmazás bevezetésének célját előre definiáljuk, vezetői szinten támogatást kapjon, és elegendő időt szánjunk a projektre.
