A koronavírus-járvány arra ösztönözte a vállalatokat, hogy működési folyamataik veszélyhelyzetben is zökkenőmentesek legyenek. A cégek számára létkérdéssé vált, hogy úgy is jól tudjanak válaszolni a különböző külső hatásokra, hogy munkatársaik jelentős része home office-ban dolgozik. A megváltozott körülmények több korábbi megoldásuk továbbfejlesztését tette szükségessé, és számos új projektet hívtak életre, hiszen a vállalkozások számára az előremenekülés, az alkalmazkodás a változásokhoz egyenlő a túléléssel. Ebben nyújtott és nyújt ma is segítséget ügyfeleinek a Pentatrade Kft., amely 31 éve valósít meg informatikai projekteket, és 12 éve foglalkozik - ELO Business Partnerként - tartalomkezelő (ECM) megoldások kialakításával, az ELO ECM szoftvercsalád segítségével.
Az elmúlt időszakban - ügyfeleink egy részéhez hasonlóan - magunk is javarészt home office formában dolgoztunk, és valósítottunk meg számos projektet - mondja Ferenczi Krisztina, a Pentatrade Kft. szakértője. A friss tapasztalatok is azt mutatják, hogy megfelelően tervezett munkafolyamatokkal, továbbá az ezeket támogató korszerű informatikai eszközökkel zökkenőmentes az átállás a home office és az irodai munkavégzés között. Projektjeink az előre eltervezett ütemben haladtak, leginkább a hosszabb otthon töltött időszakok pszichés nehézségeivel kellett szembenéznünk.
Ez volt a kihívás
A Pentatrade legutóbbi projektje az egyik legjelentősebb építőanyag-gyártó vállalatnál valósult meg. A nagy múltra visszatekintő multi magyarországi leányvállalata jelenleg több mint 300 főt foglalkoztat, éves árbevétele megközelíti a 30 milliárd forintot.
A vállalat az utóbbi néhány évben jelentős előrelépést tett az automatizálás irányába, nemcsak a gyártás, hanem a támogató folyamatok területén is. A vállalatirányítási (ERP) rendszer bevezetését követően folyamatos a továbbfejlesztés: cél a belső folyamatok optimalizálása.
A manuális adatrögzítésre fordított munkaidő csökkentése volt az első célkitűzésük. A fejlesztés tervezése során azonban a projekt egyre bővült: szükségessé vált a számlák jóváhagyási folyamatának automatizálása is, a nyomon követhetőség - monitorozással és a jóváhagyott számlaadatok ERP rendszerbe történő átadásával. Mindezen igények egyértelműen egy vállalati tartalomkezelő (ECM) megoldás irányába mutattak, amely széles körű funkcionalitással bír, mint ahogy azt a neve is sejteti. Segítségével a különböző típusú dokumentumok tárolása, ellátása metaadatokkal, verziókövetése és a hozzáférés szabályozása mellett a működési folyamatok is automatizálhatók, workflow- (automatizált adminisztrációs munkafolyamat) rendszerek segítségével.
A tapasztalatok alapján azok a folyamatok támogathatók hatékonyan és eredményesen workflow-rendszerekkel, amelyek gyakran ismétlődnek, több felhasználót érintenek, továbbá fontos, hogy mennyi az átfutási idejük. Ilyen a számlafeldolgozás, a megrendelések és a szerződések kezelése, az ajánlatok nyomon követése, de jól használható a workflow a HR vagy a minőségbiztosítás területén is.
Az ECM-rendszer bevezetése előtt az építőanyag-gyártónál papíralapon, manuálisan dolgozták fel a bizonylatokat. Így nyilvánvalóan előfordultak időbeli csúszások. Ez plusz feladatokat, késedelmet vont maga után, a cégimázsromboló hatásról nem is beszélve. Tehát mindenképpen szükség volt egy olyan rendszerre, amelyben jól szabályozott folyamatok alapján történik az adatbevitel, a jóváhagyás és a számlák könyvelése.
Íme a megoldás!
A gondos kiválasztási folyamat eredményeként a vállalat az ELO ECM Suite megoldása mellett tette le a voksát. A döntés során fontos volt az intelligens adatkinyerő modul (ELO DocXtractor) megléte, valamit az ELO Business Solution keretrendszer, amely számos üzleti folyamatra előre elkészített modulokat kínál, így egy testreszabási folyamat után gyorsabban és költséghatékonyabban munkába állítható, mint egy zöldmezős fejlesztés. A szóban forgó projektben az ELO Business Solution Invoice modult alkalmazták, amely a számlafeldolgozásra nyújt előkészített megoldást.
A teljes projekthez hozzátartozik az alapos folyamatelemzés és optimalizálás is. A megvalósított rendszer számos hatékonyságot növelő elemet tartalmaz. A könnyű nyomon követhetőség érdekében többlépcsős számlajóváhagyási folyamatot alakítottak ki. Automatikus adatkinyerés támogatja a számlák és a szállítólevelek rögzítését, ezáltal a monoton, manuális humán munkavégzés a korábbi töredékére csökkent. A modul a számlák fej- és tételsoradatainak kinyerését is elvégzi, és azokat automatikusan továbbítja az ELO workflow felé.
Külön említést érdemel a mellékletek kezelése, amelyek igen változatosak, mind formátumukat, mind tartalmukat illetően. Ezek szétválogatását, kezelését is automatizmusok támogatják.
A felhasználók többsége webklienst használ, összesen négy különböző telephelyen, és csak néhányan dolgoznak az ELO asztali munkaállomásra optimalizált kliensével. A felhasználók igény szerint az ELO okoseszközökre fejlesztett klienseit is használhatják. Ezek segítségével könnyen megoldható az átállás otthoni munkavégzésre.
A workflow során a rendszer biztosítja, hogy az egyes bizonylatok a megfelelő jóváhagyási folyamatba kerüljenek be, azokhoz kapcsolódóan a lehető legkevesebb manuális munkát kelljen végezni, és folyamatosan csökkenjen a hibás esetek száma.
A redundanciamentes törzsadatkezelést az ERP-rendszerrel való szoros integráció biztosítja.
Naponta közel 1000 bizonylat és ezek mellékleteinek beérkezését, továbbá feldolgozását segíti a megoldás.
Megérte! De miért?
A manuális adminisztrációs feladatok minimalizálása időt, ezáltal költséget takarít meg, de további járulékos haszon, hogy a munkavállalók kevésbé vannak kitéve a monoton munkavégzés káros hatásainak, és más, értékesebb feladatokat végezhetnek. Ez az eredmény elsősorban az ELO DocXtractor modul intelligens adatkinyerő megoldásának köszönhető.
A már említett ELO Business Solution Invoice, a számlafeldolgozás szakmai tapasztalatainak összegyűjtésével és hasznosításával olyan megoldást nyújt a felhasználó vállalatok részére, amelyben testreszabással, finomítással érjük el a kívánt eredményt - emeli ki Ferenczi Krisztina.
A számlák és szállítólevelek nyomon követhetősége a közvetlen felhasználók és a vezetés számára is nagy előrelépést jelentett a projekt előtti időszakhoz képest. Bármely pillanatban áttekintést kaphatnak a bizonylatok állapotáról, mennyiségéről, értékéről.
A vállalati adatok (például partneradatok) integrált, adatbiztonságot szem előtt tartó kezelése manapság alapelvárás egy IT-megoldástól; az ELO-rendszerben is megtalálható minden szükséges biztonsági elem.
Hogyan tovább?
A rendszer éles indítása után folyamatos a monitorozás az átfutási időket, az esetleges hibákat tekintve, és a kapott adatok alapján további fejlesztések történnek majd.
Az ELO ECM megoldás hatékony és megtérülő beruházás már kisebb, kevésbé komplex projekt esetén is, hiszen lépcsőzetesen bővíthető további munkafolyamatokra és üzleti területekre. A Pentatrade referenciaügyfele: BAUMIT Kft.