Felmérések szerint a kkv-k legfeljebb 10-20 százaléka használ digitális üzleti támogató rendszereket. Ezért sok cég tehetne nagy lépést üzleti erejének, hatékonyságának növelése érdekében, ha a közműszintű online kommunikációs csatornák használatáról a magasabb szintű digitális működésre váltana - állítja Egerszegi Krisztián, a MiniCRM Zrt. cégvezetője.
Érdeklődőből vásárló
Minden működő cégnek vannak ügyfelei, és találkozik érdeklődőkkel, akikkel foglalkoznia kell. Sokszor azonban az időhiány vagy a rossz szervezés miatt még csak választ sem kapnak a potenciális ügyfelek. Ha működik egy rendszer, amelyben rögzíteni lehet az érdeklődéseket, és azt is, hogy a szükséges időn belül a cég reagált-e ezekre, az megteremti az alapot arra, hogy az ajánlattételtől indulva a tényleges vásárlásig figyelemmel kövessék az érdeklődőket.
Az értékesítés támogatása
Az eladást előkészítő lépéseket (beleértve, hogy kivel, hogyan és mikor kell foglalkozni) az ügyfélnyilvántartás alapján érdemes kezelni. Ráadásul a lépések egy része automatizálható - különösen azok, amelyeket a munkatársak a legkevésbé szeretnek, és gyakran el is szoktak felejteni, például a tárgyalási emlékeztetők kiküldését -, amelyekből, ha sok van, rengeteg időt vesz el az egyéb értékesítési feladatoktól. Emellett az is világossá válik egy rendszerrel, hogy az egyes munkatársak mennyire hatékonyan végzik a munkájukat, és szükséges-e esetükben beavatkozni.
Kéznél van a számlázás
A vállalatoknak kifejezetten kényelmes, ha az általuk használt rendszerben számlázóprogram is van. Nem kell az adatokat egyesével bepötyögni, hiszen pár kattintással a háttér előállítja a pontosan kitöltött számlát. Egy jó rendszer a számlázáson túl a követeléskezelésről is gondoskodik.
A projekteket menedzselni kell
Ha a kérdéseket, panaszokat (például, mert a központi e-mail-címre beérkező üzenetek áradatában elvesznek) nem válaszolják meg, akkor saját ügyfélszolgálata húzza le a céget. Ha a rendszer figyelmezteti a munkatársakat, hogy kivel kell foglalkozniuk az adott napon, az igazán jó ügyfélélmények kiindulópontja lehet. Ez minden cégméretnél igaz. Végső soron mindegy, hogy papírcetliken, e-mailekben vagy egy üzleti támogató rendszeren keresztül osztják ki a feladatokat, az attól még projektmenedzsment marad, de igazán csak a folyamatokat kezelni képes rendszerek működnek átláthatóan és hatékonyan. A vezetők ezek segítségével képesek reagálni, megtervezni az erőforrásokat és meghatározni a célokat. Egy ilyen rendszer transzparenciát teremt, és ezzel megakadályozza, hogy egyes feladatokat sokszor végezzenek el feleslegesen, másokról pedig teljesen megfeledkezzenek.
A cég emberei
A megfelelő munkatársak toborzása, felvétele, munkafeltételeik megteremtése, jogaik, jogosultságaik kezelése vagy végül kiléptetése is sok feladatot ad a cégeknek. Ha e folyamatokat egy jól felkészített HR-rendszerben kezelik, akkor még az olyan komoly változások is egyszerűbben menedzselhetők, mint a pandémia hatásai, beleértve a home office vagy a hibrid munka beillesztését a cég életébe. Ráadásul a HR-adatok minden pillanatban visszakövethetően rendelkezésre állnak.
Vezetői műszerfal
A vezetőnek akkor is ellenőriznie kell a folyamatokat, ha olyan szintre fejlesztette a cégét, amikor már nem szükséges belefolynia az operatív ügyekbe, már nincs szüksége napi találkozókra, hogy minden terület részleteibe is belelásson. Erre szolgálnak azok a vezetői műszerfalak, amelyeken azonnal látható, ha felső szintű beavatkozás, de legalább is szorosabb figyelem szükséges valamelyik fent említett területen.
Konklúzió
Ha a fenti elemek megjelennek egy cégben egy rendszerben, akkor mondható el, hogy a digitalizálása megtörtént. Ez mind megvalósítható a MiniCRM-ben, de ennél fontosabb, hogy a folyamatok kézbentartása olyan előnyöket teremt, amelyek végül elvezethetnek a piaci kiemelkedésig és a tartós üzleti sikerig.