Ahhoz, hogy valaki valóban sikeres vezető legyen, hatékonyan kell kommunikálnia vállalati és külső kapcsolatainak minden szintjén. A jó kapcsolatteremtési és kommunikációs készség nem csupán a munkát könnyíti meg a félreértések elkerülésével, hanem egyúttal bátorítja a nyílt párbeszédet, segít átláthatóbbá tenni a dolgokat, és javítja az informatikai részleg termelékenységét.
Egyes vezetők különösebb kommunikációs képességek nélkül is elboldogulhatnak, ha eme hiányosságukat más, a vállalat sikeressége szempontjából fontos tudással vagy gyakorlattal kompenzálják. Ez azonban rontja a hatékonyságukat, és rendkívül sebezhetővé teszi őket, így kiváló szakmai képességeik ellenére is könnyen lapátra kerülhetnek. Sarah K. White, a CIO.com magazin munkatársa iparági vezetőket kérdezett meg arról, milyen kommunikációs módszereket érdemes alkalmazniuk az informatikai vezetőknek, ha sikerekre vágynak.
Szakmai zsargon
Ma az informatikai vezetőnek már nem csupán a saját beosztottjaival kell rendszeres kapcsolatot tartania, hanem a többi vállalati részleg vezetőivel és alkalmazottaival, valamint a partnercégekkel és ügyfelekkel is. Ha továbbra is a hasonszőrűekkel folytatott kommunikációnál bevált szakmai nyelvet fogja használni a napi kapcsolattartásban és az informatikai fejlesztések ismertetésekor, nehézségekkel és értetlenséggel fog szembesülni, mert kollégái nem fogják megérteni például azt, hogy az üzleti eredményesség szempontjából mi indokolja a javasolt változtatásokat.
Ha tehát eredményes munkát akar végezni, elképzeléseinek elfogadtatásához a CIO-nak mindenekelőtt meg kell szabadulnia a laikusok számára olykor teljesen érthetetlen szakmai nyelvtől, és jóval semlegesebb, közérthető módon kell megfogalmaznia gondolatait. Az informatikában nem különösebben jártas kollégák nem tudják, milyen veszélyekkel járnak a nulladik napi sérülékenységek, ezért célszerűbb e kifejezés helyett a kockázat szót használni. Nem csupán az informatikusoknak van szakmai nyelvük. A pénzügyeseknek, az értékesítőknek, a marketingeseknek szintén megvan a saját zsargonjuk. Képzeljük el, milyen bábeli zűrzavarhoz és kölcsönös meg nem értéshez vezetne, ha az egyes szakmák képviselői kizárólag a saját szakmai nyelvüket használnák, amikor más részlegeknél dolgozókkal kommunikálnak!
Amikor valaki bekerül a vállalat felső vezetésébe, mindenekelőtt arra kell ügyelnie, hogy mondandója érthető legyen a többi vezető számára. Sőt, ha a menedzsment más tagjai nem követik ezt a tanácsot, és ragaszkodnak saját szakmai zsargonjukhoz, a CIO-nak érdemes beleásnia magát a többiek szakmai nyelvébe, így javítva a kommunikációt és erősítve a kapcsolatot.
Amit értékelnek
Szintén javít a kommunikáción, ha a főinformatikus utánanéz annak, hogy a cég többi vezetője mit tart értékesnek munkája során. Ennek ismeretében ugyanis sokkal jobban tud érvelni vagy új ötleteket elfogadtatni a vezetőséggel. Ha például az üzemeltetésért felelős vezető a megbízhatóságot helyezi előtérbe, a vállalat vezérigazgatója számára pedig nagyon fontos a kockázatkezelés, akkor ezeket messzemenően figyelembe véve kell nekik tálalni az aktuális szituációkat, legyenek azok jók vagy rosszak.
Célszerű ezért gondosan feltérképezni az egyes részlegek prioritásait, és odafigyelni ezekre, amikor párbeszédre kerül sor a többi vezetővel. A jó kommunikáció erősíti a CIO pozícióját a menedzsmenten belül, és segíti elképzelései, javaslatai elfogadtatását.
Megfelelő hang
Minden vállalati részlegnek megvan a saját kultúrája, megvannak a céljai és személyiségei, amit feltétlenül figyelembe kell vennünk, amikor kapcsolatba lépünk velük. Gyakran nem az a legfontosabb, mit mondunk, hanem az, ahogyan mondjuk.
Amire a fejlesztők fogékonyak, az esetleg teljesen hidegen hagyja a marketingeseket. Ezért fontos a vezető beosztásúak számára, hogy mondandójuk hangvételét, hangsúlyát és stílusát az egyes csapatok értékrendjéhez igazítsák, mert csak így lehet valóban motiválni őket a cselekvésre. Amennyiben a csapatot fűti a lelkesedés, ezt a tüzet érdemes táplálni, de a módszer nem minden részlegnél vezet eredményre. Nem kell részlegről részlegre más-más módon fogalmazni, arra azonban messzemenően oda kell figyelnünk, miképpen kézbesítjük az üzenetet.
Nem kell túlbonyolítani
A vezetők a vállalat arcai, ezért CIO-ként nagyon fontos jól ismernünk a hallgatóságot, akár ügyfelekhez, alkalmazottakhoz, vásárlókhoz vagy a közvéleményhez szólunk. A csúcsvezetők a márka első számú képviselői, ezért mindig képben kell lenniük. Tudniuk kell, hogy hallgatóságuk számára mi a fontos, és hogy üzenetük milyen hatással lesz rájuk.
A hallgatóság megismerése komoly segítséget nyújt a kézbesítendő üzenet előkészítésében, megfogalmazásában. Ugyanakkor nem érdemes túlbonyolítanunk a dolgot: feltétlenül gondot kell fordítanunk arra, hogy az üzenet egyszerű, érthető, fókuszált és célravezető legyen.
Nem elég figyelni
Az értő figyelem az egyik legfontosabb kommunikációs képesség, ám ahogy halad felfelé valaki a vállalati ranglétrán, egyre többet kell tennie a puszta meghallgatásnál. A vezetőtől elvárják a beosztottak, hogy eloszlassa az aggodalmaikat, megoldja a problémáikat, és válaszoljon a kérdéseikre. Szakértők szerint a sikeres vezető három alapvető kommunikációs képességgel rendelkezik: meghallgatás, tanácsadás és érdeklődés. Mindhárom fontos minden vezetői szinten, de minél magasabb beosztásba kerül valaki, annál jobban felértékelődik a szerepük.
A meghallgatás képessége mindig fontos, de felsővezetői pozícióban érdeklődni is tudni kell, mert csak így lehet igazán megérteni a beosztottat, a probléma megoldásában pedig a tanácsadás segít. Az érdeklődés tanácsadás és támogatás nélkül a kihallgatás látszatát kelti, a vezető saját véleményének kifejtése érdeklődés, kérdések feltevése nélkül pedig diktatórikus magatartásnak tűnik.
Fontos üzenetek
Minden vezető bevált kommunikációs módszerekre vágyik mindennapi munkájasorán, ám másképpen kell beszélniük, ha a teljes vállalathoz, a sajtóhoz vagy egy nehéz szituáció miatt a közvéleményhez szólnak. A felsővezetői pozíció velejárója, hogy a megnyilatkozások komoly hatást gyakorolnak a hallgatóságra. Legyen szó belső munkatársakról vagy a médiáról, meglévő ügyfelekről vagy befektetőkről, amit és ahogyan a felsővezető kommunikál, az alapvetően befolyásolja az új termékek, szolgáltatások, partnerkapcsolatok vagy irányvonalak sikerességét.
Ezért szakértők azt ajánlják, hogy a vezetők próbálják el, sőt rögzítsék videóra fontos beszédeiket, figyeljék meg testbeszédüket, hanghordozásukat és beszédük sebességét, s ha kell, változtassanak rajtuk, mielőtt kiállnak hallgatóságuk elé.
