Az irodai szakemberek 54 százaléka számolt be arról, hogy időt pazarol a sürgősen szükséges fájlok keresésére a zsúfolt online iktatórendszerekben - derült ki a Wakefield Research marketingkutató cég és az Elastic adatelemző cég új jelentéséből. Az Egyesült Államokra vonatkozó jelentés megállapította, hogy "az időveszteség negatívan hat a vállalatokra és a cégkultúrákra, mivel a dolgozók olyan energiát pazarolnak el, amelyet jobb lenne a tervezésre, a stratégiára és a vállalat általános növekedésére fordítani".
A megkérdezett 1000 amerikai irodai szakember közül közel minden ötödik a "szükséges fájlok keresgélését" sorolta az első számú problémának a távmunka jövőjével kapcsolatban. A válaszadók további 58 százaléka szerint a fájlok és dokumentumok gyors keresése ott van a három legnagyobb probléma között.
A dolgozók, különösen azok, akiket kihívás elé állít a multitasking, kevésbé valószínű, hogy könnyen kereshető mappát készítenek, vagy betartanak egy szervezettebb rendszert. A Wakefield jelentése ezért figyelmezteti a techprofikat: "A munkatartalom keresése megöli az időt. A dokumentumok állandó keresgélése a munkanap során időpazarlás és csökkenti a dolgozók termelékenységét. A vállalatoknak ki kell találniuk a tartalomkezelést (méghozzá gyorsan), ha produktívan akarják tartani az alkalmazottakat, és nyerni akarnak az otthonról végzett munka világában."
Az időveszteség közvetlenül befolyásolja a termelékenységet, miközben a távmunka megszilárdult a munkába való visszatérés emblematikus jelképeként, legyen az hibrid vagy teljes távmunka. A jelentés szerint: "Az IT-csapatoknak funkcionális megoldásokkal kell kezelniük ezt a kritikusan fontos időveszteséget. A szervezeteknek szavatolniuk kell, hogy alkalmazottaik elérjék azokat az eszközöket, amelyekre szükségük van a munka gyors és hatékony elvégzéséhez, és ne vesszenek el a szervezeti vermekben."
Az irodai alkalmazottak 81 százaléka nem találja a fontos dokumentumot, "amikor azonnal egy főnök vagy ügyfél elé kellene tárni azokat. Közülük majdnem minden harmadik irodai profi (31 százalék) gyakran küzd azzal, hogy ráleljen a szükséges anyagokra egy feszült munkahelyi pillanatban".
A felmérés kiterjedt a munkavállalók különböző generációi (millenniumi, X generációs és baby boomerek) adatainak bontására is. Illetve megvizsgálta, hogy a vállalatok hogyan oszthatnak el olyan eszközöket, amelyek segíthetnek ezeknek a veszteséget okozó növekvő szervezési problémáknak a kezelésében. A milleniumiak (41 százalék) nagyobb valószínűséggel küzdenek azzal, hogy megtalálják a fontos dokumentumokat, mint az X generáció (30 százalék), és négyszer nagyobb valószínűséggel tévednek el dokumentumok keresése közben, mint a boomerek (9 százalék).
A vállalati vezetők sem mentesülnek az aktakeresés okozta frusztrációtól, még inkább zavarja őket például egy olyan e-mail fiók kezelése, amelybe több mint 300 e-mail érkezik naponta. A felsővezetői pozícióban lévő irodai szakemberek (41 százalék) több mint háromszor nagyobb valószínűséggel mondják, hogy a gyors fájlkeresés a legfőbb megoldandó probléma, mint alacsonyabb beosztású munkatársaik (13 százalék).
