Egy adott ERP-rendszer bevezetésének megtérülését kiszámítani komplex folyamat. Alapvetően egy befektetés megtérülését (ROI) arra használjuk, hogy értékeljük az adott befektetést, és megítéljük, hogy milyen jól teljesített a többihez képest. A ROI-számítást néha más megközelítésekkel együtt használják, egy adott javaslat üzleti indoklásának kidolgozásához.
A 2000-es években nagy divat volt, hogy ERP cégek az ajánlataikban írtak "megtérülésről", ilyenekkel dobálóztak:
• 20 százalékkal alacsonyabb készletszint
• 30 százalékkal kevesebb könyvelési adminisztrációs idő
• 50 százalékkal alacsonyabb elfekvő készlet
• 7 százalékkal magasabb forgalom
Az igazsághoz hozzá tartozik, hogy 26 év alatt én még egyetlen ügyfelet sem láttam, aki szakszerűen visszamérte volna, hogy az előzetes elvárásokhoz képest mit teljesített a projekt a valóságban.
És az az állítás is maximálisan igaz, hogy egy bizonyos szint felett egyszerűen az alapelvárás egy vállalat felé, hogy ne sziget rendszereket és 78 darab Excel-táblát használjon a saját működésének kontrolljára, mert egy idő után önmagát pontozza ki ezzel a piacról.
A lélektani határ szerintem a 2 milliárdos éves árbevétel környékén gyártó cégeknél, kereskedő cégeknél picit magasabb is lehet.
A ROI elsősorban az on-premise ERP-rendszerekre alkalmazható, mert ezek jellemzően előzetes tőkekiadásokat igényelnek a licencek, valamint a szoftver üzemeltetéséhez szükséges számítógépes hardver és infrastruktúra megvásárlásához. A felhőalapú rendszerekre a ROI gyakorlatilag némi kreativitással lehet csak kiszámítani, mert ezekért általában havi vagy éves előfizetési díjakkal fizetnek a cégek, amelyeket a számvitelben működési költségként kezelnek. Mindazonáltal a felhőalapú ERP-t bevezető szervezetek a ROI alapelveit használhatják az ERP-rendszereik által nyújtott érték megértéséhez.
Kemény és puha ROI
Hasznos különbséget tenni a "kemény" és a "puha" ROI között. A kemény ROI a hagyományos megtérülésre utal, amely könnyen számszerűsíthető pénzügyi értékkel ruházható fel, mint például az elért többletbevétel vagy a csökkentett költségek. Az ERP cégek bullshit ígéreteivel szemben a valódi megtérülést soha nem önmagában a rendszer használata okozza, sokkal inkább a letisztult, standardizált folyamatok, melyek keretet adnak a repetitív tevékenységeknek, ezáltal a munkamegosztás is könnyebben szervezhetővé válik. A folyamatok és a riporting automatizációja, például a lean alapon felépített jóváhagyási folyamatok sok felesleges munkától kímélik meg a munkatársakat.
A puha ROI a nem kézzelfogható nyereségre utal, mint például az alkalmazottak moráljának növekedése vagy a márkaérték javulása, az ügyfélelégedettség növelése az ügyfelek körében. Mindkét előny óriási hatással lehet egy vállalkozás eredményére, de hozzájárulásuk pontos értéke nehezen számszerűsíthető. Ugyanakkor számos cégvezető - mielőtt cégeladáson gondolkodna, vagy éppen egy magasabb elvárásokat támasztó ügyfelet szeretne megcélozni - számára jelenthet óriási segítséget a vállalat hatékonyabbá transzformálásában egy új ERP bevezetése. Ilyenkor minden kő alá benézünk, minden folyamatot és bizonylatot megvizsgálunk, és megkérdőjelezzük annak hatékonyságát. Jól jön, ha a folyamatok átalakítása során ül mellettünk egy olyan szakértő, aki ismeri a modern ERP rendszerek működését, mert így tízmilliókat lehet megspórolni felesleges, elkerülhető fejlesztéseken.
Az ERP bevezetéseknek két fő szakasza van: a kezdeti telepítés, majd a folyamatos használat, az új technológiát a lehető legjobban kihasználni próbáló alkalmazottak részéről. A bevezetési szakaszban az ügyfelek többsége az ERP-szállítóikra támaszkodik, a legtöbb esetben az adatokat a korábbi rendszerből az új ERP-be migrálják. Az alkalmazottak képzése és a készségszintű használat alapvető fontosságú az új ERP-rendszer megtérülésének maximalizálásához. Ezért a legtöbb sikeres bevezetés a munkatársak hatékony képzésére összpontosít, hogy megtanulják, hogyan elégíti ki és haladja meg az új rendszer az igényeiket. Minden vállalatot bíztatunk arra, hogy alakítson ki belső kompetencia központot, képezzen kulcsfelhasználókat, akik a végfelhasználók kisebb csoportjait támogatják a rendszer használatában. Érdemes a fókuszt a felhasználói élményre is kiterjeszteni - az egyszerűen kezelhető felhasználói felületekre és a mobilfunkciókra, többek között azokra a kritériumokra, amelyek hosszú távon könnyen használhatóvá teszik a rendszert. Ezzel kikerülhetjük az ERP projektek egyik legnagyobb humán csapdáját, a felhasználói szabotázst.
ERP ROI formula
Most pedig lássuk az alapvető ERP ROI-képletet:
ROI = (a beruházás összértéke - a beruházás összköltsége) / a beruházás összköltsége x 100%
Vagyis, az ERP ROI az ERP-beruházás által elért nyereség (forintban kifejezve) és a teljes tulajdonlási költség (TCO), vagyis a beruházás aránya. Ezt az arányt százalékban fejezik ki. Az ERP TCO magában foglalja az adott ERP-rendszer kezdeti költségeit és a teljes életciklusa során várható költségeket, mi ezt legalább 5 évre szoktuk ezt kalkulálni. Hagyományosan ez a képlet csak az on-premise ERP-re vonatkozna, mivel a TCO definíció szerint a vásárolt eszköz tőkeköltségére és a kapcsolódó folyamatos működési költségekre vonatkozik. Tehát, bár technikailag nem "TCO", egy felhőalapú rendszer esetében az ezzel egyenértékű költségek közé tartoznának az ERP-szoftver használatának havi vagy éves licencdíjai. Minél magasabb a nyereség és a TCO (vagy annak felhőalapú megfelelője) aránya, annál magasabb a befektetés megtérülése, azaz a ROI.
Ne felejtsük el: a titok azonban nem magában az ERP megvásárlásában rejlik, hanem a megfelelő előkészítésben és a folyamat értő támogatásában.