Amikor lezárult a kiválasztás, akkor viszont előttünk áll még egy fontos döntés: Meg kell határoznia, hogy a szoftvert szakaszosan, egyszerre, vagy ezek valamilyen kombinációjával kívánja-e elindítani.
Ebben a cikkben az ERP piacon elérhető általános lehetőségekről és azokról a kérdésekről beszélünk, amelyekre meg kell találnunk a helyes választ, hogy megalapozott döntést hozhasson az ERP-megvalósítási stratégiákkal kapcsolatban. Van különbség a különböző platformok, valamint a cloud és onprem rendszerek bevezetési módszertanában, de ezektől jelen cikk keretein belül eltekintünk.
Mi az az ERP bevezetési terv?
Az ERP bevezetési projekt terv arról szól, hogy milyen folyamaton keresztül jutunk el a döntéstől a napi használatba vételig. Egy ilyen terv előzetes elkészítése és aktualizálása életbevágó lehet. A bevezetési terv közös felelősség: az ügyfél és a szállító közösen gondozza azt, a sikeres ERP-projekt érdekében.
Általában hat szakaszból áll egy ERP megvalósítási projekt. Ezek tartalmazzák:
• Felmérés
• Tervezés
• Fejlesztés
• Tesztelés
• Telepítés
• Éles indulás utáni támogatás
Miután végig haladt az ERP-kiválasztási folyamaton, és kiválasztotta ERP-rendszerét, máris belépett a tervezési fázisba. Ebben a szakaszban kell kidolgoznia az ERP bevezetési tervét. (A mi tanácsadó cégünk ügyfeleinél a kiválasztási fázis részeként be szoktunk kérni a pályázó ERP-szállítóktól egy előzetes Projekt tervet, de ezt legtöbben nem így csinálják a piacon.) Ennek a tervnek a része az életbe lépéshez szükséges úgynevezett GO /NO GO döntés is.
1. Big bang -az "egylépcsőben mindent" stratégia
A Big Bang egy olyan stratégia, amelyben az egész cég/szervezet egyetlen lépésben áttér az új ERP-rendszerre. Ennek a stratégiának az a fő előnye, hogy gyorsan elkezdheti kihasználni az ERP-rendszerek automatizálási és hatékonysági előnyeit.
Ahhoz, hogy ennek a stratégiának a megvalósítása sikeres legyen, alapvető fontosságú a megfelelő oktatás, a kulcsfelhasználók és végfelhasználók tudásának visszamérése vizsgákkal. Még ennél is hangsúlyosabb a nagyon-nagyon alapos, mindenre kiterjedő tesztelés: funkcionális teszteléstől a terheléses tesztelésig, a megfelelő időt rászánva, megfelelően dokumentálva. Ehhez az ERP-szállító kiemelt figyelme és támogatása is szükséges.
A Big bang megvalósítása magas kockázatú, de elvileg magas jutalommal járó stratégia. Őszintén szólva, mi a legritkább esetben szoktuk ezt javasolni ügyfeleink számára. Mindig fennáll a rendszer összeomlásának veszélye, ezért javasoljuk, hogy készítsen üzletfolytonossági tervet a munkafolyamatokra gyakorolt hatás minimalizálása érdekében.
Ez a megközelítés ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyek csak néhány funkcionális területen terveznek ERP-rendszert használni, illetve közel standard funkciókat szeretnének használni, és megfelelő kulcsfelhasználói és suppport team áll rendelkezésre.
2. Többlépcsős éles indulás
A fokozatos bevezetés biztonságosabb, de drágább megközelítés az ERP megvalósításához, és átfutási időben akár több hónappal is növelhető a projekt átfutási idejét. A fázisok számos tényezőn alapulhatnak, például üzleti részlegenként, vagy fizikai telephelyenként. Esetleg bizonyos workflow-k, kifinomult jóváhagyási folyamatok, vagy akár egész modulok, pl. a BI bevezetése is fázisolható.
Mivel a szakaszos bevezetés átlagos ERP megvalósítási ideje hosszabb, az éles induláshoz kapcsolódó üzleti kockázata sokkal alacsonyabb.
A többfázisú éles indulás nagy szakértelmet igényel mindkét résztvevő oldaláról, hiszen a projektben előállhat olyan helyzet, hogy egyszerre kell a már elindult modulokban dolgozók munkáját támogatni az éles rendszerben, míg más felhasználók még talán csak a rendszer használatával ismerkednek.
Gyakran javasoljuk ezt komplexebb üzleti működés esetén, illetve főként gyártó cégeknél jellemzően ezt a módot szoktuk javasolni.
3. Párhuzamos használat
A párhuzamos bevezetési stratégiában a szervezet az új ERP-rendszerét egy átmeneti ideig használja a régi rendszerekkel párhuzamosan. Ez azt jelenti, hogy a szervezet visszatérhet a régi rendszereihez, ha bármi baj adódna az új ERP-platformmal.
A párhuzamos használatot gyakran a legalacsonyabb kockázatú lehetőségnek tekintik, de ez az egyik legdrágább stratégia is. Az adatokat egyidejűleg két rendszerbe kell bevinni, ami növeli a duplikáció kockázatát, a kulcsemberek kimerülését és elvándorlását. Ritkán szoktuk ezt a módszert javasolni, csak nagyon indokolt esetben, pl. mikor cégfelvásárlás miatt kötelező az új szoftver használatára rövid idő alatt átállni. Az is zavarba ejtő lehet, hogy mivel az új rendszer adatstruktúrája, logikája szinte biztosan eltér a régi legacy rendszerekétől, még a kijövő adatok sem feltétlenül egyeznek meg.
4. Hibrid megközelítés
A hibrid megközelítés ötvözi a fenti három megközelítést. Egyes ERP-modulokat gyorsan bevezetnek egy Big bang-stratégiával, majd a bevezetés hátralévő részében a szakaszos megközelítésre hagyatkozhat. Ezt jellemzően magas digitális érettségű vállalatoknál szoktuk javasolni, ahol a folyamatok standardizálása már elkezdődött, de esetleg még nem fejeződött be minden üzleti területen.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő stratégiát az Ön vállalata számára?
A cégeknek nagyon eltérő igényeik és lehetőségeik vannak, és az ERP-megvalósítások terén nincs mindenki számára egységes megközelítés. A következő kérdéseket mindenképpen tisztázniuk kell, amikor e stratégiák között döntünk:
• Mekkora méretű ERP implementációs projektet tud a cégünk menedzselni?
• Mekkora a kockázat-tűrő képességünk?
• Elég standardok-e a folyamataink?
• Mekkora a projekt költségvetésünk?
Egy nagy, komplex folyamatokkal működő cég számára a Big bank megközelítés túl kockázatos lehet, ha sok ERP-modult szeretne bevezetni. Egy kisebb, szabályozattabb, nagyobb kockázatot tűrő kereskedő cég számára ez lehet az ideális forgatókönyv.
Sokmodulos bevezetés esetén, vagy ahol a költségkeret megengedi egy többlépcsős bevezetés lehet a legjobb megoldás.
Bizonytalan a döntésben?
A mondás úgy tartja: az első házunkat az ellenségünknek építjük, a másodikat a barátunknak, a harmadikat magunknak. Sok cég így jár az ERP használattal is: egy-két bukott projekt után belátják, hogy ez speciális szakértelmet igénylő téma, aminek a sikeres megoldásához érdemes független szakértő céget alkalmazni, akinek a szakértelme bizony gyorsan megtérül. Keressen Ön is a vállalata ERP bevezetésének előkészítéséhez és a bevezetés menedzseléséhez értő partnert!
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a norexerp.hu technológia- és szállító független informatikai tanácsadó brand tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője. 25 év alatt mintegy 126 ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő, kereskedő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Alexandra több egyetemen vendégelőadó, a METU Executive IT MBA oktatója. Kérdése van vállalata ERP projektjével kapcsolatban? Írjon az info@norexerp.hu e-mail címre.
