Megfelelő előkészítés mellett megtalálható az a 2-3 szoftver, ami legalább az igények 80 százalékát lefedi - a valós és reális igényeknek pedig akár 90 százalékát. De nem ezen fog múlni, hogy sikeres lesz-e a projekt, hanem sokkal inkább azon, a mi cégünk alkalmas és képes egyáltalán ERP rendszer használatára? Egyáltalán, bármilyen digitalizációs projektre?
Az elmúlt 23 évben szerzett projekttapasztalataim alapján 4 fő tényező határozza meg ezt: a négy Q.
1. Vezetői kultúra minősége - Leadership quality (LQ)
A legtöbb közép- és nagyvállalatnál, ahol eddig megfordultam vagy kézi irányítás volt a divat, vagy papíron agyonszabályozott, de valójában nem kontrollált folyamatok, a legrémisztőbb helyeken ezek keveréke. És még nem is ez volt a legnagyobb baj a projekt szempontjából, hanem a vezető, aki nem értette és/vagy félt az informatikától, emiatt távol tartotta magát az ERP projektektől.
Amikor a projektnyitó prezentációinkon elhangzik, hogy az első és legfontosabb feltétele a sikeres ERP projektnek a felsővezetői támogatás, gyakran csak semmitmondó bólogatás a válasz, és látom a gondolatbuborékot a CEO feje felett: "itt vagyok, mit akarsz még tőlem?!". Pedig alapvetően fontos, hogy a CEO megértse ÉS képviselje a vállalat valós érdekeit a teljes projekt során. Nem elég, ha beszámoltatja a projektvezetőt: biztassa az érintett munkatársakat, demonstrálja azt, miért fontos stratégiai szinten a projekt a vállalat jövője szempontjából. Ne engedje a régi rutinok miatt az új ERP rendszert agyon fejlesztetni: ha jó rendszert választottak, akkor inkább a saját folyamataikat alakítsa a rendszerhez, és csak a nagyon indokolt adaptációknak adjon teret. Ehhez persze konfrontálódni kell néha egyes vezetőkkel? Persze, de egy jó vezető tudja, mikor érdemes és mikor nem keményen beleállni egy helyzetbe.
2. Folyamatok minősége - Process quality (PQ)
Lehetetlen eredményes ERP projektet bevezetni és működtetni olyan vállalatnál, amelynél nincsenek egyértelmű, dokumentált, a munkatársak felé jól kommunikált, és ellenőrzött folyamatai.
Nem feltétlenül szükséges bonyolult folyamatábrák tömkelegére vagy iso auditált folyamatokra gondolni: de fontos, hogy legalább a core folyamatok mindig ugyanúgy történjenek, függetlenül attól, hogy kik éppen a résztvevők a vállalat részéről. Egy naprakész szervezeti ábra és egy SZMSZ csodákra képes.
Régebben foglalkoztam sportlövészettel, próbáltam a szituációs lövészetet is, és bizony egészen más eredményt ér el az ember, ha egy mozgó pallóról kell célba lőnie, mintha fix helyről tenné ugyanezt.
Nyilván kisvállalatok esetén ennek a fajta tudatosságnak a kultúráját az alapoktól kell megteremteni, ami sok munkát jelent. Tapasztalataim szerint azonban ez nagyban csökkenti egy ERP projekt kockázatait.
Legkésőbb az ERP projekt koncepcionális szakaszának végére a folyamatokat véglegesíteni és dokumentálni kell.
3. Adatok minősége - Data quality (DQ)
Régi mondás ERP szakmai körökben a shit in- shit out elv: vagyis, ha a világ legjobban testreszabott, beállított és letesztelt folyamatai is vannak egy szoftverben, ha hibás, hiányzó vagy duplikált adatokkal etetjük a rendszert, sosem lesz kielégítő az eredmény.
Ezt szokták nehezen megérteni a cégek: mindig ügyfél feladat az adattisztítás, a kódolási konvenciók kialakítása. A szoftverszállító cégtől maximum az adatmigráció támogatását várhatjuk el. Az adatok minőségét aztán úgy tudjuk szinten tartani a nagytakarítás után, ha Törzsadat-gazdákat nevezünk ki, üzleti területenként, aki biztosítja, hogy ne szemeteljük tele az adatbázisokat, újra és újra.
4. Projekt kultúra minősége (PCQ)
Az operatív működtetéstől jelentősen eltérő módon kell egy digitalizációs projektet kezelni. Az informatikai szervezettől kezdve az érintett üzleti területek vezetőinek és kulcsfelhasználók tucatjain át egészen a kontrolling csapatig sokan érintettek lehetnek benne.
Azok a cégek, akik nem rendelkeznek projekt irodával, vagy még csak odáig sem jutottak el, hogy legalább a befejezett projektjeiket kiértékelnék, és a tapasztalatok őszinte elemzése alapján javítanának a projekt kultúrán, nagyon kis esélyük van eredményes projektre külső szakértői segítség nélkül. (Néha még úgysem sajnos!)
A magyar tulajdonú cégek többségénél még mindig azt látjuk, hogy az alapelvekkel sincsenek tisztában: hogyan kell egy szervezeti egységeken átívelő projekt csapatot létrehozni és működtetni. Azt hiszik, elég, ha a szoftverszállítónak van projektvezetője, az megold mindet! Ez óriási hiba: az ERP projektek tükörszervezettel működnek jól, ahogyan felépíti a szállító a saját csapatát, azzal összhangban kell nekünk, ügyfél oldalon is összerakni a mi szervezetünket. Ha ezt nem tesszük meg, akkor az ERP projekt csak megtörténik velük, de esélyünk sincs irányítani és ellenőrizni a munkát.
A digitalizáció mára sok cégvezető szemében az a Csodapirula lett, ami hip-hop, varázsütésre megjavítja a cég működési hibáit. Érdemes az elvárásokat a realitásainkkal összhangba hozni.
A sikeres ERP projekteknek azonban számos előfeltétele van, melyek együttes magas szintje alapozhatja meg az üzletileg is sikeres szoftverbevezetési munkát.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a www.erp-consulting.hu technológia- és szállító független informatikai tanácsadó brand tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője. 23 év alatt mintegy 110+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van vállalata ERP érettségi szintjével kapcsolatban? Írjon az info@erp-consulting.hu e-mail címre.