A pandémia felgyorsította a szervezetek digitális transzformációját, beleértve a HR-területeket is. Miután a Deloitte 2021-ben a vállalatokat kérdezte meg a HR digitalizációja terén kijelölt fókuszaikról, illetve elért eredményeikről, 2022-ben a másik oldalhoz fordult. Tizenhat olyan, nagy szolgáltatót térképezett fel, amelyek különféle HR-megoldásokat kínálnak a magyar piacon.
Változatos szoftverkínálat a hazai piacon
Az idei felmérés szerint a magyar piacon található megoldások elég változatos képet mutatnak, és alapvetően négyféle típusba sorolhatóak. Az első csoportot az átfogó HR-szoftverek képezik, amelyek között globálisan ismert rendszerek és magyar fejlesztésű megoldások is találhatóak. E rendszerek arra törekednek, hogy a HR-funkciók minél szélesebb spektrumát fedjék le, kezdve az operatívabb teendőktől, a stratégiai tevékenységeken át, egészen a munkavállalókkal való kapcsolattartásig. A másik csoportba olyan megoldások tartoznak, amelyek bizonyos iparágakra fókuszálnak, és kifejezetten ezek környezetében tudják a HR-tevékenységeket támogatni.
Ezeken kívül vannak olyan szoftverek, amelyek nem a HR-funkciók teljes skáláját próbálják lefedni, hanem csak néhány területére, például a toborzás vagy néhány operatív tevékenység támogatására összpontosítanak. Végül, de nem utolsó sorban megjelentek a piacon olyan rendszerek is, amelyek nem feltétlenül a HR oldaláról érkeznek. Ezek a szoftverek általánosabb igényekből indultak ki, ugyanakkor hozzákapcsolhatók a HR-tevékenységekhez. Jó példa erre a gamification, aminek zászlaja alatt a különböző HR-folyamatokhoz játékosított formában kapcsolódó megoldásokat fejlesztenek.
- Úgy látjuk, hogy a HR-digitalizációban három magas szintű stratégiai irány közül választhat egy szervezet. Az első, hogy az egyes HR-folyamatokra megpróbálja megtalálni a funkcionalitásában, felhasználói élményében legjobb technológiai megoldást. Ilyenkor másodlagos szempont, hogy e megoldás egy vagy több szolgáltatótól származik.
A második stratégiai irányt nevezhetjük hibridnek. Lényege, hogy a fő funkcionalitásokat megpróbálják egy megoldással lefedni, amelyekhez a további, szintén fontos funkcionalitásokra egyéb, specifikus szoftvereket illesztenek. A harmadik stratégiai irány kiemelten fontosnak tartja az integrációt, ezért olyan környezetet épít ki a HR-technológiában, amelynek legnagyobb része vagy teljes egésze egy megoldás keretén belül működik. Az integráció oltárán bizonyos funkcionalitásokat vagy specifikus, saját megoldásokat akár fel is áldoznak. Felmérésünk igazolja, hogy gyakorlatilag az összes jellemző HR-folyamatra van elérhető megoldás a magyar piacon - mutat rá Csépai Martin, a Deloitte HR tanácsadási üzletágának vezetője.
Várakozások és kihívások
A Deloitte felmérései szerint a HR-szoftverek szolgáltatóinak és potenciális ügyfeleinek sok ponton egybecsengnek az elképzelései a fejlesztési fókuszok tekintetében. Ezek közé sorolható az onboarding, a toborzás, a kiválasztás, a riportálás, az adatok elemzése. Ami a képzést, a képzési tartalmakat illeti, kisebb különbség tapasztalható a szolgáltatói értékelések és az ügyfél oldali igények között. Mindezek mellett a vállalatok részéről egyre hangsúlyosabbá válik az önkiszolgálás, illetve a munkavállalókkal való kommunikáció felületének fejlesztése iránti igény.
Elgondolkoztató, hogy 2021-ben a vállalati HR-vezetők az IT-implementációk során tapasztalták ugyan a HR-vízió, illetve a vezetői támogatás hiányát, de azt nem tekintették hangsúlyos nehézségnek. Ezzel szemben a szolgáltatói oldalon visszatérő gondolat, hogy a HR IT rendszer bevezetésének indításakor sokszor nem világos, hogy a szervezet HR digitalizációja milyen irányba tart, milyen jövőbeli állapotot szeretne elérni, és ahhoz miként illeszkedik a választott megoldás. A szolgáltatók válaszaiból az is elég markánsan kitűnik, hogy nem mindenütt erős a HR-digitalizációs folyamatának felsővezetői támogatása.
Erősségek és gyengeségek
A Deloitte a vizsgált megoldások között összesen nyolc olyat talált, amely az átfogó, illetve az iparág-specifikus szoftverek kategóriájába sorolható. Ezek integrálhatósága magas, az egyre fontosabbá váló felhasználói élmény tekintetében azonban nem mutatnak egyértelműen erős és egységes képet. Választhatóak felhőalapú rendszerek, de továbbra is vannak helyben telepíthető szoftverek ezekben a kategóriákban. Noha a testreszabhatóság, konfigurálhatóság terén egyes szoftvereknél tapasztalhatóak limitációk, összességében e téren is fejlődtek az érintett megoldások.
A HR csupán néhány területére fókuszáló, illetve más, nem a HR oldaláról érkező szoftverek csoportjába szintén összesen nyolc szoftver sorolható. Ezek egy puzzle elemeiként, vagy hibrid megközelítésben, egy core megoldásra ráépülve tudnak specifikus HR folyamati igényeket kiszolgálni. - Itt természetesen az integrálhatóság kihívást jelenthet, ezért érdemes az illesztési kérdések előzetes tanulmányozása. Mivel bizonyos területekre specializáltan fejlesztett megoldásokról van szó, azok a felhasználói élmény, a konfigurálhatóság, a testreszabhatóság tekintetében kifejezetten ígéretesek. Valljuk, és kutatásaink is alátámasztják a digitális HR-stratégia fontosságát. A vállalatoknak olyan stratégiát kell alkotniuk, amely 3-4-5 éves időtávra kijelöli, hogy hova szeretnének eljutni a HR-technológia területén. Számos, a vállalat más területeit is érintő kulcskérdés a HR-ben is jelen van. Miként képzelik el a HR-folyamatokhoz kapcsolódó felhasználói élményt? Hogy lehet automatizálni, robotizálni a HR-tevékenységeket? Hogy lesz mobil, mindenhonnan elérhető a HR-technológiai infrastruktúra? Ha valaki elindul, vagy tovább akar lépni a HR-digitalizáció útján, e kérdéseket alaposan át kell gondolnia, és meg kell válaszolnia. A digitalizáció mindig csak a második lépés. Az első, hogy jól működő, szabványosított HR-folyamatok legyenek a vállalatnál - hangsúlyozza Csépai Martin.
HR-digitalizáció ötéves stratégia alapján
Egy gyógyszerlogisztikával és klinikai gyógyszerkutatások támogatásával foglalkozó, tíz országban - köztük Magyarországon is - jelen lévő cég 2019-ben, a földrajzi terjeszkedés miatt indult el a HR-digitalizáció útján. Mivel ekkor még nem voltak helyükön a HR-folyamatok, ezért azok rendbetétele és digitalizációja egyidőben zajlott. Felhőalapú megoldást választottak. Megvizsgálták, hogy a különféle HR-folyamatok közül melyeknek van a legnagyobb ráhatásuk az egész szervezet életére, fejlődésére, és ez alapján határozták meg a digitalizáció menetrendjét. A fő HR-feladatok után a teljesítményértékelés következett. E téren nagy volt a lemaradás, a dolgozókkal való folyamatos párbeszéd kialakításához szemléletváltásra volt szükség. Ezt követte az oktatási, majd végül a toborzási modul bevezetése, továbbá az elkötelezettségi felméréseket is már ebben a rendszerben indították el. Hatalmas fájó pont volt a vállalatcsoportnál a tíz országot átfogó, bonyolult, összegabalyodott kompenzációs folyamatok lebonyolítása. Ezek rendbetételére 2021 első negyedévében került sor. Az eredmény: egy egyszerű, öt lépésből álló folyamat.
A cégnek erős 5 éves stratégiája van. Ez határozza meg, hogy mire van szükség a HR szempontjából, illetve ez vezetett el a digitalizáció, a tudatosság felé.
Belső erőforrásokkal, lépésről lépésre
Egy közel negyvenéves múltra visszatekintő, magyar tulajdonú, az autóipar számára különféle termékeket gyártó vállalatnál az ipar 4.0, illetve az ipari folyamatok fejlesztése volt az első lépés a digitalizáció útján. Ez adta meg a lökést ahhoz, hogy elkezdjenek gondolkozni az időt rabló folyamatok automatizálásán. Durván egy éve foglalkoznak intenzíven a témával, és ennek keretében a HR-folyamatok automatizálásával. Belső erőforrásból gazdálkodnak, saját informatikusokkal dolgoznak.
Legelőször, másfél évvel ezelőtt, a képzési rendszert digitalizálták, és bevezették az online oktatásokat. Ez amolyan nulladik állapotnak tekinthető. Időközben a belső IT-csapat létrehozott egy applikációt, amivel a HR-folyamatok egy HR-alkalmazásba integrálhatók.
Saját fejlesztésű applikációval sikerült rendet tenniük a vállalat területén tartózkodó emberek nyilvántartásában. A cégnél a munkabiztonság, a személyi és egyéb biztonsági kérdések is a HR-hez tartoznak. Az applikáció regisztrálja, hogy ki, mikor érkezik, munkát végez-e vagy vendég, hol végez munkát stb.
A vállalatnál a HR-t érintő IT-fejlesztések jelenleg egy évre láthatók előre. A következő lépések meghatározásánál az a fő szempont, hogy hol lehet sok időt spórolni a munkatársak számára, illetve milyen a fejlesztés nehézsége az IT szempontjából. Így mérlegelve a tennivalókat, a következő lépés a munkaviszonnyal kapcsolatos változások igazolásának kezelése. A folyamat jól kiérlelt, szabványosított, viszont jelenleg papíron történik, és adott esetben több hetet vesz igénybe. Az automatizálással ez az időtartam akár egy órára csökkenthető.
A következő évben kerül sor az üzemanyag-elszámolást végző rendszer fejlesztésére és bevezetésére. Tervezett a képzettségi mátrixok integrálása a rendszerbe. Cél, hogy csak az a munkatárs indíthasson el egy berendezést, aki elvégezte hozzá a legújabb képzést.
Tanácsok újoncoknak
- Első körben megfontolandó az időt rabló folyamatok digitalizálása.
- Döntés kérdése, hogy külső vagy belső csapat végezze a HR-t érintő IT-fejlesztéseket. Fő szempontok: megfelelő kompetenciák megléte, költség, időtartam.
- Az IT számára pontosan kell specifikálni azt a folyamatot, amit automatizálni kell. A siker érdekében a HR- és az IT-csapatnak szorosan együtt kell működnie. Fontos, hogy a HR-esek között legyen valaki, aki mélyebben technológiai beállítottságú.
- A HR-vezetők mindig gondolkodjanak a cég jövőjében, amikor valamilyen eszközt, rendszert választanak.
- Ha a HR-digitalizáció egyszer elindul, soha nem ér véget.
- Mindig figyelembe kell venni a felhasználói, munkavállalói élményt. Azt a megoldást, ami nem ad jó élményt, nem fogják szeretni, és így használni a munkavállalók.
- Legyünk bátrak, merjük elengedni a korábbi gyakorlatokat.
