Bár a járvány mostanra nagyrészt visszavonult, a kis- és középvállalatok felismerték, hogy a kihívásokkal teli, folyamatosan változó üzleti környezetben versenyképességük, sőt életképességük megőrzéséhez tovább kell haladniuk a digitalizáció útján.
Üzleti folyamataik digitális átalakítása nem kisebb kihívás, mint a nagyvállalati digitalizáció, de kifejezetten a kkv-k igényeire szabott megoldásokkal sikeresen megvalósítható. Laczkó Kristófot, az ELO Digital Office stratégiai és operatív igazgatóját ezekről kérdeztük.
Computerworld: Miben térnek el a hazai kkv-k digitalizációs igényei, prioritásai és lehetőségei a nagyvállalatokétól?
Laczkó Kristóf: A vállalati folyamatok digitalizációját tekintve alapvetően ugyanazokról az igényekről beszélhetünk a kkv-k és a nagyvállalatok esetében is, fontos különbség azonban a digitalizációval szemben támasztott követelményeik eltérő komplexitása. Egy kis vagy közepes méretű cégnek tökéletesen elegendő lehet egy szabványos megoldás és egy átlátható funkciókészlet, mivel a folyamatokban, például ellenőrzésben vagy jóváhagyásban viszonylag kevés kolléga vesz részt. A nagy cégek folyamatai gyakran jóval kiterjedtebbek és összetettebbek.
A vállalaton belüli különböző szakmai területek tartalomkezelő (ECM) megoldásaira, például szerződéskezelésre, számlafeldolgozásra vagy HR-menedzsmentre ezzel együtt a kkv-knál is szükség van. Az egyes területek cégen belüli súlya azonban cégenként más lesz.
Egyértelmű különbség adódik még a digitalizációs törekvések megvalósításához rendelkezésre álló anyagi és személyi források tekintetében, kis- és középvállalatoknál ezek lényegesen korlátozottabbak. Az ELO Digital Office jelenlegi szoftververzióival ezért egy low-code platformot is bemutatott a megoldások testre szabásához. A viszonylag kevesebb erőforrással rendelkező KKV-k számára ez hatalmas lehetőség, mivel egy ún. ECM by design felületen fejlesztői tapasztalat és tudás nélkül is finomítani tudják folyamatábráikat, így azonnal reagálhatnak a folyamatosan változó vállalati igényekre. Felkészült ELO Business Partnereink minden esetben felajánlják, hogy tesztelik és validálják a felhasználók által készített workflow-kat, mivel ők számos ECM rendszerbevezetés tapasztalatának birtokában biztosabb kézzel nyúlnak a feladathoz.
CW: Speciális igényeikből és lehetőségeikből adódóan a kkv-k jellemzően milyen megoldásokat keresnek digitális átalakulásukhoz?
Laczkó Kristóf: A kis- és középvállalatok leginkább a működési költségeik csökkentésére, a folyamataik hatékonyabbá tételére vagy a szakemberhiány enyhítésére vezetnek be ECM megoldást. Körükben gyakran a pénzügyi terület digitalizációja az első lépés ezen az úton - például a könyvelési folyamatok optimalizálása a beérkező számlák elektronikus feldolgozásával, a manuálisan végzett feladatok kiváltásával.
A legtöbb kkv tisztán látja, hogy mely szakmai területek szorulnak digitalizációra - a bevezethető legjobb megoldásokat azonban akkor tudják kiválasztani, ha azokról a mérlegeléshez és a döntéshez minden információt megkapnak. Bár szoftvereinket business partneri hálózaton keresztül értékesítjük, az ügyfelek visszajelzéseit folyamatosan visszacsatoljuk termékfejlesztésünkbe, így mindig a vállalatok tényleges igényeit kiszolgáló megoldásokat szállítunk.
CW: Az ELO vállalati tartalomkezelő megoldásai milyen képességekkel - funkciókkal, modulokkal, integrációkkal - segítik a kkv digitális átalakulását?
Laczkó Kristóf: Megoldásaink gyakorlatilag lefedik egy cég minden szakmai területének digitalizációját, biztosítják az intelligens és automatizált információfeldolgozást. Az ELO ECM rendszer a vállalat IT-környezetének egyik központi elemeként az összes rendszerrel kommunikál, digitális munkafolyamatokat képez le különböző szakterületeken, és szerteágazó technikai bővítményeket kínál a különböző lekérdezésekhez. Szoftverünk szinte minden elterjedt rendszerrel - CRM és ERP megoldásokkal (például Salesforce és SAP), Microsoft 365 és Dynamics 365 környezettel, valamint sok más rendszerrel - integrálható.
ELO Business Solutions üzleti moduljainkkal digitalizálható többek között a számlakezelés, a szerződéskezelés, a látogatókezelés, a bejövő posta kezelése, a személyzeti folyamatok, a munkaerő-felvétel, a dolgozók továbbképzése és a vállalati tudásanyag kezelése is.
ECM rendszer használatával a KKV-k értékes időt takaríthatnak meg, a források optimális kihasználása révén csökkenthetik költségeiket, és jobban védhetik teljes adatkörnyezetüket. Elektronikus archiválás, AES titkosítás és jogosultságkezelés, verziókövetés, integrált rendszerekben való párhuzamos munkavégzés, villámgyors keresés, folyamatok modellezése, automatizált workflow-k, csapatmunka, adatok vizualizációja és kielemzése, mobil munkavégzés - mindezek egy elektronikus tartalomkezelő rendszer általános előnyei, amelyek az egyes szakalkalmazások használatával tovább bővíthetők.
CW: Az ELO hazai partnerei milyen fejlesztéseket és szolgáltatásokat adnak az ECM megoldáshoz?
Laczkó Kristóf: Az ELO Digital Office nemzetközi jellegéből adódóan Business Partnereink hosszú ideje rálátnak nemcsak a hazai, hanem a nemzetközi felhasználók speciális igényeire is, így a lehető legjobb megoldásokat fejlesztik és kínálják az egyes területekre. Az ELO ehhez saját fejlesztői platformját adja, amelyen szabványos formátumban tetszés szerinti bővítő modulok készíthetők az alaprendszerhez, ha az ügyfél ilyet igényel. Az egyedi modulokat, valamint a készítésük során gyűjtött tapasztalatokat a nemzetközi Business Partnerek megosztják egymással, ezzel is növelve globális tudásukat, amely egy központi tudástárban mindig rendelkezésükre áll új projektek megvalósításához.
Magyarországi jelenlétünkkel szinte egyidős a saját régiónkra speciálisan alkalmazott, jogszabály által definiált iratkezelési folyamatot biztosító modulunk, amelyet itthoni partnereinkkel karöltve fejlesztettünk ki a közfeladatot ellátó, illetve állami tulajdonú vállalatok részére. Ez a példa is jól mutatja, hogy az ELO alaprendszer megannyi hasznos, beépített funkcióján felül a lehetőségek szinte végtelen tárházát kínálja. Egyik erősségünk, hogy miközben dobozos, szabványos (low-code) megoldásokat adunk a már említett, programozói tudással nem rendelkező felhasználóknak, igény esetén akár olyan mértékű testre szabást is kínálunk, amely egyedülállóvá, teljes mértékben az adott ügyfél követelményeire optimalizált megoldássá teszi termékeinket.
CW: Az ELO a felhőben, szolgáltatásként is elérhetővé tette ECM megoldását. Hosszabb távon, a jövőbeni üzleti kihívásokat és digitalizációs igényeket is szem előtt tartva a felhőalapú ECM megoldás milyen lehetőségeket és előnyöket kínál a kkv-knak?
Laczkó Kristóf: A felhőalapú működés korábban nem látott szintű agilitást és hatékonyságot, valamint szélesebb körű együttműködést és információcserét tesz lehetővé a cégek napi működésében. Segít kilépni a helyben telepített hardverek korlátai közül, és nagyobb rugalmasságot ad a munkakörnyezet használatában, a változó körülményekhez történő alkalmazkodásban.
A felhőben, szolgáltatásként elérhető ELO ECM rendszer a transzformáció útjára lépő kkv-k számára még egy fokkal elérhetőbbé, kézzelfoghatóbbá teszi a folyamatok digitalizációját, mivel az átalakulás folyamatából kivehetők az egyébként esetleg szükségessé váló infrastrukturális beruházások. Ez igaz az ELO ECM rendszerek skálázhatóságából adódó későbbi, moduláris bővítésekkel járófejlesztésekre is, mivel egy felhőalapú szerverkörnyezet hihetetlenül könnyen, rugalmasan illeszthető a mindenkori felhasználói igényekhez. Az ezzel járó költségek tervezhetősége biztonságérzetet ad a kkv-knak, a ráfordítások mindig az aktuális igényekhez igazíthatók. A korábban említett "dobozos" megoldásokban, folyamatokban gondolkodó kis- és középvállalatok egy szerződéses folyamatokat támogató ECM rendszert például szolgáltatásként, out-of-the-box is kiválóan használhatnak.
