A kis- és közepes vállalatok növekedésük kritikus szakaszát viszonylag gyorsan elérhetik, és jelentős hányaduk el is bukik. De nem a túl erős piaci verseny vagy a gyorsan változó és kedvezőtlen körülmények miatt. A sikertelenség legfontosabb oka, hogy a vezetők feladatokban gondolkodnak folyamatok helyett - állítja Egerszegi Krisztián, a MiniCRM Zrt. cégvezetője.
A feladatot az jellemzi, hogy a vezetőnek kell kiadni, ellenőrizni, számon kérni. Csakhogy általában rengeteg a feladat, melyek felügyelete egy kézben óriási teherré nőhet. Ezért sokkal jobb folyamatokban gondolkodni, ha céget akarunk építeni. A folyamat is kiadható másnak, aki minden szükségeset elvégez, miközben a folyamat jellemzői pontosan mérhetők. Vizsgálható - beiktatott kontrollpontok segítségével -, hogy a folyamat az elvárt módon és idő alatt eljutott-e a kezdőpontjától a tervezett végpontjához. Ezzel a cégtulajdonos vagy cégvezető rengeteg időt takaríthat meg.
Nincsenek teljesen automatizált vállalatok emberi munkavégzés nélkül. Önműködő vállalkozásnak legfeljebb azok tekinthetők, amelyek a cégvezető beavatkozása nélkül is képesek működni. Ilyenkor a céghez tartozó emberek tevékenységét a folyamatok szintjén befolyásolják - állítja Egerszegi Krisztián.
Különösen jól látszik ez a jelenlegi körülmények között. A vállalatok szembesülnek például az inflációval, az energiaköltségek növekedésével, a beszerzési és a munkaerőpiaci nehézségekkel. A vezetők pedig úgy érzik, reagálniuk kell. Összeírnak egy tucat sürgős feladatot, aztán amikor estig végiggondolják őket, rájönnek, hogy a tucatból száz feladat lett, de legalábbis olyan sok, hogy esélyük sincs mindegyiknek a végére járni. Nem tudják, hova kapjanak, nagyjából azonnal el is vesztették a kontrollt, csak sodródnak - figyelmeztet a MiniCRM cégvezetője.
A nehézségek nem bajt hoznak, hanem kényszert, hogy a vállalatok piaci körülmények között tudjanak profitábilisan működni. Ezért felesleges panaszkodni vagy a külső körülményekre hárítani a felelősséget. Az infláció például nem vis maior. Ez az üzleti környezet változásának egyik (igaz, fontos) tétele, mindenkit érint. A változás miatt muszáj alkalmazkodni. És pontosan az az útja, hogy valamelyik társaság ki tud emelkedni, hiszen jobban kihasználja a feltételek átrendeződését. Aki abban hisz, hogy vége a világnak, tényleg elég, ha nem csinál semmit, vagy behúzódik a bunkerébe egy halom konzerv társaságában. Mindenki másnak érdemes jobb céges folyamatokat kialakítani - állítja a szakember.
Van egy olyan vélekedés, hogy Magyarországon a "felfelé hibáztatás" a legelterjedtebb gyakorlat. Azaz hogy ott fenn tolták el a dolgokat. E tévhiten túllépve lehet csak megkezdeni az alkalmazkodást, az utat a potenciális kiemelkedés felé. Ez csak akkor lehetséges, ha a napi teendők nem öntenek el mindent, és az energiák nagy részét nem emészti fel a tűzoltás. Ez olyannyira komoly lehet, hogy bármilyen nehéz döntés is, van, amikor hagyni kell a házat leégni, hogy kiessünk a napi tűzoltásból - véli a MiniCRM cégvezetője. Szerinte ugyanis, aki három évig tüzet olt, három év múlva is ugyanott fog tartani, mint a lángok keletkezésekor. Ha leég a ház, akkor kitisztulhat a kép és feltárulhatnak a lehetőségek.
Aki feladatokban gondolkodik, sohasem láthatja az egész képet, mert nem tud elemelkedni a napi gondok szintjéről. De ha folyamataink vannak, és működik a szervezet, akkor egy új lehetőség felbukkanásakor egy szempillantás alatt lehet reagálni és idomulni azokhoz a követelményekhez, amelyek e "szerencse" megragadásához kellenek. Ez azonban sohasem lottó ötös, csak az nyerhet, aki felkészült a lehetőség felismerésére és kiaknázására. A cégvezetők erre úgy lehetnek képesek, ha nem a napi tűzoltással vagy a rutinkörök (számlaírás, ügyfélkezelés, ajánlattétel, megrendelés, HR-feladatok stb.) lefutásával vannak elfoglalva. Ennek nincs köze ahhoz, hogy ki milyen jellegű vagy milyen állapotban lévő piacon dolgozik, mert mindenhol megvannak a lehetőségek.
Egerszegi Krisztián szerint a legtöbb vállalat nem abba bukik bele, hogy túl nagy kihívásokat támaszt a piaca, vagy hiányzik a szakmai hozzáértés az alaptevékenység folytatásához. A KKV-k zöme szakmai alapon szerveződik. Valamihez jobban értenek, mint a többség, és ezt el tudják adni. De amikor elérik a tíz-tizenöt fős méretet, az alapítók válaszúthoz érnek. Fejleszteniük kellene az üzletet, és közben gondoskodniuk kellene a cég működéséről. Mivel félnek kiengedni a kezükből az operatív irányítást, és nem akarják kockáztatni a moderált, de azért tisztességes jövedelmüket, elvesznek a részletekben, és a cégük belefullad a napi küzdelmek ingoványába. A megoldás pedig az lenne, ha a cégvezető meghagyná ezt az operatív munkát az alkalmazottaknak, ő pedig a cég- és piacépítéssel foglalkozna. Ezt viszont csak akkor teheti meg, ha olyan jók a folyamatai, hogy nyugodtan átengedhesse másoknak a napi teendőket.
Egyes vállalkozók ma éppen ezért arról beszélnek, hogy a 20˗80 millió forint közötti éves árbevétel tekinthető a kkv-k halálzónájának. Mert azok, akik megrekednek ezen a szinten, gyakran nem élik túl. A tulajdonos ugyanis azzal szembesül, hogy egyre többet dolgozik, de egyre kevesebbet keres, mert a költségei túl sokat visznek el. Egy ponton érezheti úgy, hogy ennek nincs értelme, és feladja. Pedig tovább, magasabb szintre is léphetne. Ha ez végül meg is történik, és sikerül átlendülni a halálzóna (Egerszegi Krisztián értékelése szerint) évi egymillió eurós felső határán, még akkor is túl sok tevékenység kötődhet a cégek legfelső vezetőihez. És ettől is szabadulni kell.
Végső soron azok a cégek tudnak sikeresek lenni, amelyek leegyszerűsítik a szolgáltatásukat vagy terméküket, és az nagyon jól működik, illetve skálázható. Azzal az esetek többségében nem lehet növekedni, hogy egyedi szolgáltatásokat nyújtanak minden egyes ügyfelüknek. A szalagszerű folyamatokat azonban a legtöbben ott tartják megvalósíthatónak, ahol fizikai gyártás van. Pedig ez tévedés. A folyamatokat ugyanis minden területen fel lehet bontani elemi lépésekre. Bárki tehet egy gondolatkísérletet, hogy a saját folyamataiban rá tud-e mutatni néhány elemre. Ha igen, már azt is könnyebb belátni, érdemes időt és a gondolatokat áldozni arra, hogy a cég minden folyamatát fel lehessen bontani ezen a módon. A vezető számára így átláthatóvá válik a cég működése, és már csak a folyamatok finomhangolásával kell törődnie. Azaz marad ideje azon gondolkodni, hogy a változó helyzetre hogyan reagáljon. Ez a hatalmas különbség a feladat- és a folyamatszemléletű gondolkodás között - mutatott rá a MiniCRM vezetője.
Egerszegi Krisztián az elmúlt 20 év cégvezetői tapasztalatait, módszertanát átadva az ingyenes Cégépítők online workshopon éppen azt mutatja be, hogy egy cégvezető hogyan juthat el e probléma felismerésétől odáig, hogy a folyamatait felállítja, összerakja a folyamattérképeket, és a cég működtetéséhez korszerű eszközöket vezet be.
