Az sem kérdés, hogy a digitalizáció korában az automatizálás az egyik eszköz a versenyelőny megszerzésére vagy megtartására. A papíralapú adminisztráció nem csak időigényes, de költséges is, és könnyen vezethet hibákhoz. Így nem csoda, hogy egyre több kisvállalat is dokumentumkezelő megoldáshoz folyamodik az üzleti folyamatok egyszerűsítése és átláthatósága miatt.
A győri Pentatrade Kft. már 15 éve segíti ügyfeleit ezen az úton. Az alábbiakban a kis- és középvállalkozások számára elérhető előnyöket ismerhetjük meg tőlük az ELO dokumentumkezelő rendszer kapcsán:
Az ilyen jellegű feladatok megoldására a német fejlesztésű, de Magyarországon kiterjedt szakmai partneri hálózaton - és nem utolsó sorban számtalan referenciával - keresztül kínált ELO Digital Office dokumentumkezelő megoldást hívjuk segítségül.
Az ELO számos szakmai területen tud segíteni, de kiemeltünk két olyan belső működési folyamatot, melyek optimalizálása bármely méretű vállalat esetén hatékonyabbá teszi a működést, és a leggyakrabban ezekhez nyúlunk hozzá először, amikor elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése történik. Ez a két terület a beérkező számlák és a mindennapi posta kezelése.
Hogyan végzi az automatikus számla-feldolgozást az ELO dokumentumkezelő rendszer?
- Kezeli a számlák beérkezését. Az e-számlák közvetlenül a rendszerbe érkeznek, csökkentve a manuális adatbevitel szükségességét. A papír alapú számlák egy szkennelés után irattárazhatók, a digitális példánnyal dolgozhatunk tovább.
- Optikai karakterfelismerés (OCR): Ha sok a papíralapú számla, akkor megéri az adatrögzítést automatikus felismerésre és rögzítésre cserélni.
- Automatizált jóváhagyási folyamatok: A rendszer automatikusan továbbítja a számlákat a megfelelő jóváhagyókhoz, csökkentve az átfutási időt. A lehető legtöbb ellenőrzést bízzuk rá a rendszerre: számszaki ellenőrzések, dátumok vizsgálata, akár adószám vizsgálat.
Mit érünk el a használatával?
- Kevesebb manuális munka: Az automatizáció csökkenti az emberi hibák lehetőségét és felszabadítja a munkaerőt más feladatokra.
- Gyorsabb feldolgozás: Az automatizált rendszerek jelentősen csökkentik a számlák feldolgozásának idejét, így javítva a cash flow-t.
- Papírköltségek csökkentése: Nincs szükség másolatokra.
- Üzleti kapcsolatok javulása: az eltűnt számlák miatt elkésett utalások, az elkeveredett teljesítés igazolások kiküszöbölhetők, és zökkenőmentesek lesznek a folyamatok az üzleti partnerekkel is.
Hogyan automatizáljuk a bejövő és kimenő posta kezelését?
Iparágtól és cégmérettől függetlenül, kétségkívül megoldandó feladat a vállalkozáshoz érkező és a kimenő dokumentumok átláthatósága. A számlák mellett ez is egy könnyen rendszerezhető terület, ha a megfelelő oldalról közelítjük meg, és jó megoldásokat választunk.
Mit jelent ez a gyakorlatban az ELO rendszer esetében:
- Bejövő posta digitalizálása és nyomon követése: A beérkező levelek digitalizálása, és elektronikus továbbítása a megfelelő osztályokra vagy személyekhez. A levelek ezután nem sokszorozódnak sem papírformában, sem e-mail fiókokban és a munkatársak saját mappáinak mélyén.
- Kimenő posta automatizálása: Sablonok tudják segíteni a kimenő levelek gyors elkészítését, automatikus tárolását, verziókövetését. Az ELO biztosítja gyors visszakeresés lehetőségét.
Vonzóak az elérhető eredmények
- Csökkentett adminisztrációs költségek: A digitális postakezelés minimalizálja a fizikai levélkezelés költségeit és az ezzel járó időráfordítást.
- Gyorsabb válaszidők: Az elektronikus dokumentumok gyorsabban elérhetők és továbbíthatók, növelve a vállalkozás reakcióképességét.
De mennyi az annyi?
Azt természetesen lehetetlen megmondani, hogy mennyibe fog kerülni, hiszen ez a feladattól és sok minden mástól is függ. De akkor hogyan legyünk biztosak abban, hogy megtérül?
A Pentatrade mindenféle kötelezettség nélkül vállalja, hogy nagy vonalakban felméri a feladatot, és elkészít egy projekt javaslatot, ami tartalmazza a lehetséges megoldásokat, a várható beruházás időtartamát, és a szükséges erőforrásokat, költségeket. Ezután már csak azt kell tudnunk megvizsgálni, hogy hol fog ez megtérülni.
Itt sok mindent számba vehetünk:
- Költségmegtakarítás: a közvetlen költségek mellett - kevesebb papír, nyomtatási és tárolási költség - közvetett költségekkel is számolnunk kell. Ez leginkább a munkaerő költségeiből adódhat. Hiszen kevesebb lesz a manuális adatbevitel és adminisztráció, a kereséssel, nyomozással töltött munkaidő, így a dolgozók más, értékteremtő feladatokra koncentrálhatnak.
- Hatékonyságnövelés: az automatizált rendszerek, mint az ELO, sokkal gyorsabban dolgozzák fel a számlákat, továbbítják a leveleket, a feladatokat, ezáltal jelentősen csökkentve az átfutási időt. Továbbá minden dokumentum digitálisan nyomon követhető és pillanatok alatt visszakereshető, javítva az auditálhatóságot és az ügyfélszolgálat minőségét.
Összefoglalva, a kis- és közepes vállalkozások számára a dokumentumkezelő rendszer bevezetése a beérkező számlák és posta kezelésére nemcsak jelentős költségmegtakarítást és hatékonyságnövelést eredményez, hanem versenyelőnyt is jelenthet. A digitális megoldások alkalmazása révén a vállalkozások rugalmasabbá, gyorsabbá és versenyképesebbé válhatnak a piacon. Ez határozottan egy olyan terület, ahol a nagyvállalati gyakorlatot át lehet ültetni kisebb méretű cégekre, és ott is meghozzák a várt eredményt.
A digitalizáció ELOra mutat
A stuttgarti központú ELO Digital Office GmbH vezető szoftvergyártó a vállalati tartalomkezelés (ECM) területén. A német vállalat digitális üzleti folyamatmegoldásokat fejleszt minden iparág és szakterület, és minden méretű vállalat számára. Az ELO Digital Office a Louis Leitz cégcsoportból vált ki 1998-ban, és több mint 25 éves tapasztalattal rendelkeznek az ECM iparágban.
Világszerte úttörő megoldásokkal és előremutató technológiákkal segítik ügyfeleik digitalizációs projektjeit. Az ELO leányvállalatok Európában, Amerikában, Ázsiában, Afrikában és Ausztráliában 870 embert foglalkoztatnak.
Az ELO Digital Office kiterjedt rendszerpartner hálózattal rendelkezik, és technológiai partnerséget ápol olyan szoftver- és hardvergyártókkal, mint a Microsoft, az SAP és az IBM.
A magyarországi ELO iroda és a magyar ELO Business Partnerek minden érdeklődőt és ügyfelet személyre szabott tanácsadással és megoldásokkal segítenek, vállalatmérettől függetlenül.
További információ: www.elo.com
Cikkünk a ComputerTrends magazin 2024. július 10-ei nyomtatott lapszámában jelent meg.
