Az ingatlantulajdonosok vállalatirányítási rendszereinek és saját property management rendszerének összekapcsolásával új alapokra helyezte az ingatlankezelési (PM) feladatainak pénzügyi elszámolási rendszerét az ICON Real Estate Management Kft. A mintegy 40%-ban automatizált adminisztrációs munkának köszönhetően jelentősen felgyorsult az adatcsere, minimálisra csökkent a hibalehetőség, valamint egyszerűbbé vált az adatok szűrése, csoportosítása, összesítése mind az ICON, mind az ügyfelek oldalán.
Az ICON tavalyi üzemi elszámolásainak összeállításakor indította el új, felhő-alapú property management rendszerének és az ingatlantulajdonos ügyfelek vállalatirányítási rendszerinek automatizált adatkapcsolatát biztosító megoldása tesztüzemét, idén pedig már a portfóliója 85%-ára kiterjesztette az újítást. Az informatikai fejlesztésnek köszönhetően az ingatlantulajdonosok, az üzemeltetők és a bérlők egyaránt időt és költséget takarítanak meg, amikor gyorsabban kapnak pontos képet az ingatlanok állapotáról, az üzemeltetési kiadások alakulásáról. Mindez megkönnyíti az ICON partnerei számára a megalapozott és hatékony döntéshozatalt.
"Fejlesztéseinknek köszönhetően a tulajdonosok, asset managerek mindössze néhány kattintással átfogó képet kapnak az ingatlanok működtetési, üzemeltetési költségeiről, így pontosabban látják, hogy hol van szükség a jövőben fejlesztésekre, beruházásokra. Nem az öncélú digitalizációban hiszünk, amikor megújítjuk a háttérrendszereinket: az ügyfeleink, az ingatlantulajdonosok és bérlők szempontjait, valamint a hatékonyságot és a fenntarthatóságot tartjuk szem előtt" - mondta Nagy Gábor, az ICON ügyvezető igazgatója.
Az ICON property management rendszere és az ügyféloldali informatikai rendszerek közötti automatizált adatkapcsolat elsődleges célja az, hogy hatékonyabbá, gördülékenyebbé tegye az ügyfelek irányába az elszámolást az iparágban ma még általánosan jellemző táblázatokra épülő, manuálisan exportált jelentések, táblázatként elküldött összesítések kiváltásával.
Az ICON a mintegy 500.000 négyzetméter ingatlanportfóliója kapcsán csak számlából évente tízezres nagyságrendet kezel, valamennyi tételhez további igazolások, jelentések, ügyviteli dokumentumok is kapcsolódnak. Ez mind a bizonylatok számát, mind az adatok mennyiségét tekintve jelentős.
"A legkorszerűbb informatikai megoldásainknak köszönhetően a partnereink vállalatirányítási rendszereiben rögzített dokumentumokat, számlákat, teljesítési igazolásokat automatikusan juttatjuk el az ICON property management szakrendszerébe, amivel máris komoly idő és munkaerőmegtakarítást érünk el, hiszen nem kell újra felvinni, rögzíteni a beérkező adatokat. Az adatbázist kezelő szoftver lehetővé teszi a beérkezett dokumentumok digitális feldolgozását és megőrzését, tetszőleges csoportosítását, rendszerezését, átfogó vagy éppen egyes részterületek eredményeit bemutató jelentések készítését. Jelentős lépést tettünk ezzel az ICON papírmentes és fenntarthatóbb működése irányába" - hangsúlyozta Varga Gergely, az ICON pénzügyi igazgatója.
Az automatizált adatkapcsolat további előnye, hogy minimálisra csökkenti az emberi hibalehetőséget, valamint hatékonyabbá teszi a vállalat belső folyamatait, hiszen a vállalat teljes ingatlanportfóliója egy rendszerben, egységes, átlátható struktúrában kezelhető. Azt az adminisztratív munkát, amely korábban öt főt igényelt, ma már hárman is el tudják végezni. Az ingatlankezelés világában újdonságnak számító megközelítés áttekinthetőbbé teszi az éves üzemeltetési elszámolásokat, az év közben bekövetkezett, a költségek megemelkedését vagy csökkenését eredményező változások nyomon követését, naprakész, pontos képet ad a bérlőknek és a tulajdonosoknak is az üzemeltetési kiadásokról.
