A bezárkózás nem csak nehézséget okozott azzal, hogy a legtöbb szervezetet kibillentette a megszokott egyensúlyi helyzetéből, de egyben lehetőséget is teremtett, hogy folyamatainkat közelebbről szemügyre vegyük, felszabaduló erőforrásainkat pedig növekedésre fordítsuk.
Kulcsfontosságú a csapatmunka és a folyamatfejlesztés
Kutatások szerint a hatékonyságnövelés fő tényezői közül
- a csapatmunka 10 százalékkal;
- az eszközök és a tőke 35 százalékkal;
- míg a folyamatok fejlesztése 50 százalékkal járul hozzá az üzleti eredmények javulásához.
Most, hogy a világ lassan újra kinyílik, a cégvezetők is fordulóponthoz érkeztek: választhatnak, hogy folytatják ott, ahol abbahagyták, vagy erőforrásaik optimalizálásával előnyt kovácsolnak a krízisből. Növekedési lehetőség a belső folyamatok automatizálásában és a csapatmunka összehangolásában rejlik.
Az erőforráspazarlás vége
Egy megfelelő projektmenedzsment eszköz bevezetése egyszerre javítja a csapatmunkát és a belső folyamatokat.
"Minden cégnek mérlegelnie kell, hogy milyen rendszert választ saját belső folyamatai követésére. A Jira szoftvert testreszabhatósága miatt a riportokat ellenőrző csúcsmenedzserek ugyanúgy kedvelik, mint feladatokat kiosztó középvezetők, az agilis folyamataikat menedzselő szoftverfejlesztők, vagy akár az ügyfeleiket kezelő értékesítők" - mondja Nagy Gábor, a MORESIMP Kft Atlassian üzletágának vezetője, aki már számos KKV és multinacionális vállalat folyamat- és költségoptimalizálási projektjét segítette.
A Jira az online feladat- és projektkezelő szoftverek éllovasaként lehetővé teszi, hogy egyetlen felületen kezeljük az összes ügyet és kapcsolódó információt. Lehetőség nyílik a feladatok egyszerű kiosztására, a státusz követésére; egyértelműek lesznek felelősök és felelősségi körök. A szoftver segítségével átláthatóvá válik a munkaidőráfordítás emberenként és projektenként, mindez pedig rávilágít a szervezet erőforrást pazarló területeire is.
Automatizált munkafolyamatok
A Jira erőssége azonban az automatizálható és testreszabható munkafolyamatokban rejlik, mely során akár egy komplex CRM rendszer előnyeit is élvezhetjük, mert lehetőség nyílik például:
- saját értékesítési folyamat kialakítására, ahol az egyes csapattagok csak indokolt esetben vonhatók be a feladatba, ami fontos költségcsökkentő tényező;
- teljesen automatizált rendszer létrehozására, ahol a feladatokat senki sem felejti el, így a nemteljesítés kockázata jelentősen csökkenthető;
- ügyféljogosultsági szintek beállítására, hogy a bizalmas információkhoz csak az illetékesek férjenek hozzá;
- a teljes projekt - feladatok és részfeladatok - követésére és kontrollálására.
A szoftverbevezetés sikere a menedzsment és a csapattagok segítőkész hozzáállásán éppúgy múlik, mint a megfelelő eszköz és a rutinos beszállító kiválasztásán vagy akár a projektet követő támogatáson (új belépők képzése, gyors válaszidő, rendszerüzemeltetés).
Bár önmagában egyetlen eszköz sem jelent gyógyírt a szervezet rendszerszintű problémáira, de a bevezetés kezdeményezhet olyan változásokat - például a belső folyamatok átgondolását vagy a csapatmunka összehangolását -, melyek hosszú távon növelik az üzlet hatékonyságát. A tét pedig óriási: gyors erőforráségetés vagy stabil fenntarthatóság.
