A jelenlegi gazdasági életben egyre gyakrabban tapasztalható, hogy a projekteket rövid idő alatt kell megvalósítani, ugyanakkor az előírt terjedelem, minőség, valamint a rendelkezésre álló költségkeret nem módosulhat. Ilyen projekt volt a közelmúltban a HU-GO elektronikus útdíjszedési rendszer, illetve a Nemzeti Mobilfizetési Rendszer (NMFR). Természetesen nagyon sok különböző tényezőnek volt szerepe a sikeres projektteljesítésben, amelyek közül talán a legfontosabb a kiemelkedő szaktudású, elhivatott munkatársak részvétele a projektben. Ebben a cikkben a számos tényező egyikét, az alkalmazott projektvezetési módszert, a Kockázatvezérelt Projektmenedzsment (KV-PM) módszert ismertetjük röviden. A KV-PM módszert hosszú évek tapasztalata alapján fejlesztettünk ki és már az elnevezése is rámutat a módszer lényegére, ami egyetlen mondatban meghatározva a következő:
A projektek menedzselése során a legfontosabb vezérelv a kockázatok figyelése és a magas kockázati értékű eseményekre való gyors, hatékony reagálás kell, hogy legyen. Két szóban összegezve: „Légy résen!”
A Kockázatvezérelt Projektmenedzsment módszer szigorú korlátok mellett teszi lehetővé hatásos és egyben hatékony projektmenedzsment alkalmazását a projekt célkitűzéseinek megvalósítása érdekében. Ilyen korlátok például a következők: szokatlanul rövid fejlesztési idő, új innováció alkalmazása, szokatlanul nagyszámú felhasználó, a rendszer számos külső kapcsolódása, a szabályozási, jogi környezet módosulása.
Cikkünkben a KV-PM bemutatásával párhuzamosan a módszer konkrét alkalmazásának néhány fontosabb elemét is bemutatjuk azon a Nemzeti Mobilfizetési Zrt. (NMF Zrt.) által menedzselt projekten keresztül, ami az NMFR rendszer megvalósulását eredményezte.
A KV-PM módszerben agilis projektmenedzsment elemek, lean elemek és a 12-pontos metrika [1] került alkalmazásra (1. ábra).
A lean számukra fontos eleme az a képesség, hogy megkülönböztessük egymástól a megrendelő számára értéket eredményező tevékenységeket azoktól, amelyek nem teremtenek jelentős értéket [2]. Ezt kétségtelenül figyelembe kell venni azon esetekben, amikor rövid a rendelkezésre álló teljesítési időintervallum, és a határidő nem módosítható.
Az agilis módszertan [3] számunkra leglényegesebb elemei a következők:
- szoros és folyamatos együttműködés a partnerek között;
- az előrevivő változtatások gyors végrehajtása;
- működő, a felhasználók – valamint a különböző célcsoportok - által is tesztelhető szoftver-verzió elkészítése a lehető leggyorsabban;
- gyakori helyzetértékelés a projekt résztvevői között és az ennek alapján szükségessé váló gyors beavatkozások végrehajtása;
- a projekttagok erőfeszítéseinek elismerése.
A KV-PM módszer öt alapvető lépés betartásán keresztül biztosítja egy projekt megfelelő irányban haladását, sínen tartását. Ezek a lépések a következők:
A) A projekt legfontosabb (2-4) elérendő céljainak meghatározása (illetve amennyiben nem egyértelmű, hogy melyek a nem elérendő célok, akkor azok megadása);
B) Azon kulcsfontosságú tevékenységek felsorolása, amelyek megvalósítása elengedhetetlen a legfontosabb projektcélok megvalósulásához (priorizált tevékenységek), majd ezek menedzselése;
C) A megfelelő erőforrások hozzárendelése a kulcsfontosságú tevékenységek megvalósításához;
D) A 12-pontos metrika jelzéseinek figyelése és a szükséges lépések azonnali megtétele, ha a kockázati érték meghaladja a tolerancia küszöböt;
A 12-pontos metrika azt vizsgálja, hogy teljesülnek-e a következő elvárások:
1) A projekt terjedelmében szükséges módosulás tolerálható a szponzor által.
2) A határidő szükséges módosítása tolerálható a szponzor által.
3) A szükséges költségmódosítás tolerálható a szponzor által.
4) A szükséges minőségmódosítás tolerálható a szponzor által.
5) A szükséges változások miatti kockázatmódosulások tolerálhatóak a szponzor által.
6) Az üzleti értékteremtésben történő változások tolerálhatóak a szponzor által.
7) A projekt összhatása a projektérintettekre pozitív és változása tolerálható a szponzor által.
8) A projekt mérőszámai, kulcsmutatói értékének változása tolerálható a szponzor által.
9) A projekt megvalósításához szükséges erőforrás minősége és mennyisége megfelelő és változása tolerálható a szponzor által.
10) Megfelelő mélységű, minőségű, rendszerességű kommunikáció valósul meg a projektérintettekkel.
11) Az alvállalkozói, beszállítói teljesítések az elvárásoknak megfelelően történnek.
12) A környezeti hatások figyelembe vétele, kezelése megfelelően történik.
E) A priorizált tevékenységek menedzselése: a kiemelkedően nagy kockázat csökkentése érdekében elvégzendő tevékenységek priorizálttá minősítése, illetve ha valamely tevékenységről megállapításra kerül, hogy már felesleges priorizáltként kezelni, akkor normál tevékenységgé minősítése.
A 2. ábra jól szemlélteti, hogy hogyan is tartja helyes úton a projektet ez a módszer. Az első lépés (A) a projekt szilárd alapjait biztosítja, amelynek meghatározása, lefektetése kemény, szigorú, határozott elkötelezettséget fejez ki a projekt iránt. A második és harmadik lépés (B, C) az első lépésben lefektetett céloknak megfelelően jelöli ki a legmegfelelőbb irányt és teremti meg a legfontosabb feltételeket a projektmenedzser aktuális időpont szerinti legjobb tudására alapozva. A negyedik lépés (D) a mérőrendszer folyamatos alkalmazása, ami biztosítja a folyamatos kontrollt, figyelmet, törődést. Az E lépés gyakorlatilag a D lépésből eredő következmények végrehajtása. A szilárd alapokra épülő B, C, D, E ciklus folyamatosan körbe jár a projekt befejezéséig.
A KV-PM konkrét alkalmazásra került az NMF Zrt. által menedzselt, a Nemzeti Mobilfizetési Rendszer megvalósulását eredményező projektben. Az NMFR rendszer több együttműködő partner munkájának eredményeként valósult meg, amely feladatok közül az NMF Zrt. a következő tevékenységek elvégzéséért volt felelős:
- a megvalósítandó rendszer üzleti folyamatainak meghatározása,
- a szolgáltatás működőképességének megteremtése,
- a rendszer és a szolgáltatás bevezetése, folyamatos üzemeltetésének biztosítása.
Jelen cikkben ezen tevékenységeket megvalósító projektet nevezzük NMFR-felállítási projektnek. Az NMFR-felállítási projekt céljai, az elvárt eredmények és a projektet behatároló korlátok a következők voltak:
Cél: A közlekedési közszolgáltatások részeként a parkolás, valamint az úthasználati díjak (E-matrica, használattal arányos útdíj) ellenértékének korszerű mobil értékesítési csatornákon való kiegyenlítését lehetővé tévő szolgáltatási rendszer felállítása és beüzemelése a törvényi előírásoknak megfelelően.
Elvárt eredmények:
- A felállított rendszer működésével az érintettek (ide értve az ügyfeleket, mobil szolgáltatókat, parkolási szolgáltatókat) elégedettek legyenek.
- A felállított rendszer önfenntartóan, állami finanszírozás mentesen működjön.
- A rendszer tegye lehetővé viszonteladók bekapcsolását a szolgáltatásba.
Korlátok: A projektet hat hónap alatt, 2014. július 1. határidővel kellett megvalósítani, fix költségkerettel, a megkötött szerződésben definiált terjedelemmel. A megvalósításnak tartalmazni kellett a 72 önkormányzati parkolási rendszer integrációját, a közterületen telepített automaták átmatricázását.
A projekt során a KV-PM módszer lépései a következők szerint kerültek alkalmazásra:
A) A projekt legfontosobb elérendő céljaiként az alábbiak kerültek meghatározásra:
- Az autópálya- és a parkolási díjak mobil platformon keresztül történő kiegyenlítését lehetővé tevő rendszer határidőre történő indulásának biztosítása.
- A szolgáltatás színvonala a korábbi hasonló rendszerek színvonalánál jobb legyen.
- A rendszer indulási időpontjára legyen beüzemelve az ügyfélszolgálati rendszer.
- Megtörténjen a földfelszíni parkolót üzemeltető szolgáltatók, illetve a viszonteladók partnerként történő bevonása a rendszerbe (beleértve több mint 4300 automata átmatricázását az üzemi forduló napra).
A terjedelem szigorú behatárolása érdekében megnevezésre került néhány nem projektcél:
- Nem célja a projektnek a viszonteladók rendszereinek a fejlesztése.
- Nem célja a projektnek a viszonteladói kör, illetve ügyfélkör átalakítása.
- Nem célja a projektnek további közszolgáltatásként nyújtott szolgáltatás mobiltelefonon történő kiegyenlítésének lehetőségét biztosító alkalmazás kifejlesztése.
B) A projekt indulásakor meghatározott priorizált tevékenységek (különböző tevékenység-indítási mérföldkővel) az alábbiak voltak:
- folyamatos szakmai egyeztetés az informatikai rendszer készítőivel annak érdekében, hogy az elvárások szerinti rendszer kerüljön kifejlesztésre;
- a szükséges megállapodások megkötése a parkolási szolgáltatókkal;
- az együttműködés kialakítása a mobil szolgáltatókkal és más viszonteladókkal;
- a szállító, az NMF Zrt, és a beszerzést lebonyolító szervezet közötti együttműködés koordinálása;
- a bevezetéshez kapcsolódó kommunikációs tevékenység a projektérintettekkel;
- ügyfélszolgálat felállítása;
- az integrációs tesztelés elvégzése.
C) A szükséges erőforrás hozzárendelése a kulcsfontosságú tevékenységek megvalósításához a projekt indulásakor megtörtént, majd folyamatosan aktualizálásra került. A szükséges eszközök a projekt teljesítéséhez folyamatosan rendelkezésre álltak. A humán erőforrással kapcsolatos igényt, tényleges megvalósulást a 3. ábra szemlélteti. Az ábra első oszlopa a projekttagok számára vonatkozó igényt, második oszlopa az adott hónapban lokálisan előálló maximális igényt, harmadik oszlopa a projekttagok tényleges számát mutatja a projekt során. Az ábra alapján látható, hogy a humán erőforrás rendelkezésre állása a két alkalommal ideiglenesen előforduló extra igényt kivéve lényegében biztosított volt.
D) A KV-PM módszer mozgató rugója a 12-pontos metrika jelzéseinek figyelése, majd ha indokolttá válik (azaz ha a kockázati érték meghaladja a tolerancia küszöböt), akkor a szükséges lépések azonnali megtétele. A következőkben a teljesség igénye nélkül néhány példát mutatunk a metrika alkalmazására. Az NMFR-felállítási projektben a vasháromszög (terjedelem, költség, idő) szerinti korlátok nem módosítható korlátok voltak, ezeket tehát gyakorlatilag nulla toleranciával kellett megvalósítani. A jogszabályi elvárások értelmében július 1-ei határidőre 100% lefedettségű rendszert kellett felépíteni. A feladatok részletes felmérése során megállapításra került, hogy a zárttéri parkolók integrálása, amelyek a teljes közterületi parkolási terület 1,5 %-át foglalják el, igen komplex feladat egyedi és egymástól is eltérő műszaki specifikációjuk miatt [4]. A felmérések azt eredményezték, hogy a vasháromszög szerinti korlátokat betartva nem lehetséges a zárttéri parkolók integrálása a tervezett indulási időre. A szponzor tájékoztatást kapott az integrálás problémájáról, és tolerálta a 98,5%-os lefedettségre történő módosulást.
A legjelentősebb kockázati értéket a projekt végrehajtása során akkor határoztuk meg, amikor hosszas egyeztetések után egyik korábbi viszonteladó úgy döntött, hogy nem csatlakozik a rendszerhez, és a vonatkozó jogszabályi előírásokról a saját értelmezése szerint tájékoztatta ügyfeleit. A projekt ekkor azzal számolt, hogy a rendszer indulásakor lesznek olyan ügyfelek, akik az NMFR indulása után is ennél a viszonteladónál próbálják a parkolási díjat fizetni, ugyanakkor az érvényben levő rendelkezések miatt ez nem érvényes fizetésnek minősül, ami azt eredményezi, hogy a parkolási díj meg nem fizetéséért az ügyfél büntetést kap. Ez igen jelentős negatív vevői visszhangot, elégedetlenséget jelentett volna a rendszer indulása utáni időszakban tekintettel a jelentős ügyfélkörre. A kiemelkedően nagy kockázat jelentkezésekor a szponzor által jóváhagyott fokozott mértékű, priorizált kommunikációs tevékenységgel tájékoztattuk az ügyfeleket arról, hogy az NMFR-hez nem csatlakozott szolgáltató ügyfeleinek másik mobilparkolási szolgáltatót kell keresniük az NMFR rendszer indulási időpontjától [5]. A kommunikációs tevékenység eredményeként csökkent a negatív hatás mértéke.
A projekt projektérintettekre gyakorolt hatásának elemzése során a projektérintettek igen széles körét figyelembe kellett venni. A projekt által törvényi előírás valósult meg, tehát a kormányzat, mint egyik fontos projektérintett elégedett a projekt eredményével. Az ügyfelek a korábbinál több településen vehetik igénybe a szolgáltatást, ami egyértelműen pozitív hatás, jelentősen nőtt a mobilfizetéssel rendezett parkolások száma [6]. Több szolgáltatónál csökkent a parkolás költsége, így az az ügyfél, aki tudatos vásárlóként összehasonlítja az árakat és a szolgáltatásokat, az eddiginél olcsóbban tud mobilparkolni az ország valamennyi közterületi fizetős parkolási övezetében. A partnerek vonatkozásában a telefontársaságok, illetve viszonteladók (a nem csatlakozott viszonteladó kivételével) elégedettek a rendszerrel. Mindezeket összesítve a projektérintettekre gyakorolt változást a szponzor pozitívnak ítéli.
E) A projekt végrehajtása során priorizálttá nyilvánított tevékenységek közül a következőket emeljük ki:
- kiemelt kommunikáció folytatása azon viszonteladókkal, akiket meg kellett győzni a csatlakozás előnyeiről,
- állandó stáb felállítása azon problémákat kezelésére, amelyek a nem csatlakozó viszonteladó miatt keletkeztek,
- az éles indulás előtti integrált rendszertesztek lefolytatása,
- az információs matricák egyedi igény szerinti előállítása, logisztikája és az átállás éjszakáján az információs matricák parkoló automatákra történő elhelyezésének biztosítása.
A priorizálás minden esetben a szponzor támogatásával történt, ami együtt járt a szükséges erőforrásigény kielégítésével. Ahogyan a 2. ábrán látható, voltak esetek, amikor lényegesen nagyobb humán erőforrásra lett volna szükség a rendelkezésre állónál. Ilyenkor a feladatok teljesítése érdekében a munkatársak gyakran túlmunkát vállaltak sikerorientált, pozitív hozzáállásuknak köszönhetően, illetve bizonyos feladatok ellátására alkalmi munkaerő alkalmazására került sor.
Összefoglalva elmondható tehát, hogy bizonyos peremfeltételek fennállása esetén határozottan ajánlható a KV-PM módszer alkalmazása egy projekt helyes irányban tartására. A mintaként bemutatott projekt esetében beigazolódott, hogy szigorú elvárások esetén a tevékenységek határozott priorizálása elengedhetetlen, a felesleges tevékenység elvégzése ugyanakkor a siker gátja lenne. Ugyancsak beigazolódott, hogy az előre nem látható események megfelelő kezelése érdekében proaktív kockázatkezelés alkalmazása szükséges. Másképpen ezt úgy is megfogalmazhatjuk, hogy vannak projektek, amelyek esetében a kockázatkezelési életciklus lerövidítése, valamint hatásos menedzselési technikák alkalmazása szükséges. Peter Drucker következő megállapításából kiindulva: „Hatékonyság a dolgok megfelelően történő elvégzése; hatásosság pedig a megfelelő tevékenységek elvégzése” [7] úgy is fogalmazhatunk, hogy a KV-PM módszer nem más, mint megfelelő tevékenységek kiválasztása, majd azok megfelelően történő elvégzése kockázatkezelési technikák alkalmazásával.
Végül szeretnénk hangsúlyozni, hogy a KV-PM módszer csak akkor alkalmazható eredményesen, csak akkor vezet sikerre, ha a projektvezető mellett a szponzor mindvégig aktívan jelen van a projekt megvalósítása során és meghozza azokat a döntéseket, amelyek nélkülözhetetlenek a projekt megfelelő irányba való továbbviteléhez.
Referenciák:
[1] Dr. Lugosi E.: Érettség-Érték-Siker, avagy A vállalati siker kulcsa a projekt értéket teremtő projektkultúra-érettség?, Piac&Profit, 2013/12-2014/1
[2] L. M. Miller, http://www.lmmiller.com/blog/what-is-lean-management/, 2013
[3] Manifesto for Agile Software Development, http://www.agilemanifesto.org/, 2001
[4] Hat viszonteladó partnerrel indul július 1-én az országosan egységes mobilparkolás, https://www.nemzetimobilfizetes.hu/articles/view/hat-viszontelado-partnerrel-indul-julius-1-en-az-orszagosan-egyseges-mobilparkolas, 2014
[5] Indul az egységes mobilparkolás júliusban, változnak a számok, http://www.alon.hu/mti-orszagos-hirek-mobilparkolas/indul-az-egyseges-mobilparkolas-juliusban-valtoznak-szamok, 2014
[6] Mobilparkolás – Csaknem 14 százalékkal nőtt a mobilparkolások száma, http://www.szon.hu/mobilparkolas-csaknem-14-szazalekkal-nott-a-mobilparkolasok-szama/2629303, 2014
[7] P. Drucker idézetek: http://www.goodreads.com/author/quotes/12008.Peter_F_Drucker
