Üzleti előnyöket tartogat az MPS

Az MPS olyan szolgáltatás, amely a legkülönbözőbb méretű vállalkozások számára is segít kézben tartani a nyomtatott dokumentumok keletkezésének, megosztásának és változtatásainak folyamatát az egész vállalaton belül. Ezt a cég úgy éri el, hogy a különböző nyomtatási büdzséket és berendezéseket — például nyomtatókat, fénymásolókat és faxokat — egyetlen szolgáltató partnerre bízza. Az MPS nyilvánvalóan óriási piaci lehetőségeket teremt a forgalmazók számára, azonban a szolgáltatás sikere annak hatékony kivitelezésén múlik. Ahhoz, hogy egy vállalatnak érdemes-e az MPS bevezetésére vállalkoznia az alábbi kérdéseket érdemes előtte átgondolnia: 1. Az MPS bevezetése mérhető eredményt produkál-e a szükséges befektetéshez képest? A Gartner felméréseszerint igen. Legfrissebb kutatásuk kimutatta, hogy a vállalkozások akár 30 százalékot is lefaraghatnak nyomtatási költségeikből, ha megfelelő MPS partnert választanak. A Dow Chemical öt év alatt több mint 20 millió dollárral tudta csökkenteni a nyomtatással kapcsolatos kiadásait. Ezen kívül számos esettanulmány készült a pénzügyi szolgáltatások, a gyártás, a légi közlekedés, a kiskereskedelem, az egészségügy, a biztosítás és a kormányzat területein hasonló eredményekkel. 2. A cég jelenlegi befektetései jövedelmezőek-e? Óriási erőfeszítéssel jár az egyes cégek jelenlegi nyomtatási infrastruktúrájának kiépítése és az ezzel kapcsolatos döntési folyamatok végig vitele! A kérdés, hogy az így felálló rendszertől azt kapják-e a vállalatok, amire szükségük van, illetve tudnának-e ezek a rendszerek többet is tenni a cégek hatékonyabb működéséért? Ennél a pontnál léphet be a folyamatba egy minősített MPS partner, amely felméri az adott vállalati környezetet, és segít a dokumentum alapú üzleti folyamatok átalakításában. 3. A megvásárolt műszaki eszközök lépést tudnak tartani a fejlődéssel? Ahogyan egy üzlet változik és fejlődik, változniuk kell a nyomtatási megoldásoknak is. Ha a meglévő berendezések nem tudnak lépést tartani az újonnan felvett alkalmazottak és az aktívabb használattal járó megnövekedett igényekkel, akkor csak kimerítik a cég pénzügyi és humán erőforrásait. Akkor is szükségesek a fejlesztések, ha a jelenlegi rendszer nem elég rugalmas, és nem követi az alkalmazottak számának állandó változását. Az MPS a régebben üzemben tartott berendezések használatával is csökkenti a kiadásokat a megfelelő technológiák, szoftverek, szolgáltatások és módszerek kombinálásával. Ezeknek köszönhetően a vállalaton belül hatékonyabbá válhatnak a munkafolyamatok, megszűnhetnek az időigényes kézi vezérlésű feladatok, gyorsabb lehet a hozzáférés a kritikus adatokhoz, és csökkenhetnek a működési költségek. 4. Kiszolgálja a nyomtatási infrastruktúra a cég egyéb céljait is? Az MPS bevezetése nemcsak a költségekre és a hatékonyságra van hatással, hanem fenntarthatósági előnyöket is kínál. Például a kimeneti eszközök számának 10.000-ről 3.500-ra való csökkentésével a KeyCorp vállalatnak sikerült elérnie, hogy dolgozói kevesebb papírt használjanak, csökkentsék az energiafogyasztást, és elkerüljék több tonna felesleges hulladék keletkezését. Mindezt úgy érte el a cég, hogy stratégiai alapon ésszerűsítette a kimeneti eszközök számát az alkalmazottak számával párhuzamosan. 5. Pénzbe kerülnek a leállások a cégnél? Az egyik legfontosabb kihívás a nyomtatási költségek felmérésekor annak megállapítása, hogy hol és mennyi pénzt költünk el. Ha az informatikai részleg állandóan a hardvereszközök javításával van elfoglalva, miközben az alkalmazottak nem tudnak hatékonyan nyomtatni, szkennelni és dokumentumokat kezelni, akkor annak komplett részlegek láthatják a kárát. Ráadásul minden alkalmazottnak saját munkamódszere van, amely egyáltalán nem segíti elő a nyomtatási költségek visszaszorítását. Azok a szolgáltatók, akik a Lean Six Sigma rendszert, vagy más bevált módszerek valamelyikét alkalmazzák, a lehetséges hibák kiszűrésével és a felesleges lépések kihagyásával hozzájárulhatnak a dokumentumok költségeinek lefaragásához. Az intelligens, hálózati alapú eszközök minden berendezést felügyelni tudnak, így megelőző stratégiával elkerülhetők a felesleges leállások. 6. Vannak fontosabb dolgok is a cég életében, mint a nyomtatás? A legtöbb vállalkozásnál nincs meg az a nyomtatásmenedzselési szaktudás, amellyel lokális, nemzeti, vagy akár globális nyomtatási megoldásokat tudnának kezelni külső partner nélkül. Egy MPS szolgáltató tapasztalatával és szaktudásával karöltve a cégek akár több millió berendezés kezelését, fejlesztését és frissítését láthatják el, miközben a dolgozók is hatékonyabban végezhetik munkájukat. A digitális - és papíralapú dokumentumokhoz, munkafolyamatokhoz, és műszaki háttérhez kapcsolódó felméréssel az MPS partner olyan tervet tud kidolgozni, ami az alkalmazottak megszokott munkamódszereit, a napi dokumentumforgalmat és a szervezet felkészültségét figyelembe véve lépteti életbe az új stratégiákat. A dolgozók így a bevételt generáló feladatokra koncentrálhatnak a nyomtatással kapcsolatos apróságok helyett.