Mikor döntsünk a BusinessObjects BI mellett? 2.

SZEMPONTOK A BUSINESSOBJECTS BI-RÓL SZÓLÓ DÖNTÉSHEZ Tapasztalataink azt mutatják, hogy a döntési szempontok eltérőek (alapvetően) a vállalati méret függvényében, de a vezetői kultúra és a transzparencia mértéke szerint is. A továbbiakban a legfontosabb döntési szempontokat illetve a vezetői motivációt három kategória mentén (nagyvállalat, középvállalat, mikro- vagy kisvállalkozás) elemezzük. 1. NAGYVÁLLALAT (ENTERPRISE) Vezetők jellemző kihívásai és motivációi: CEO: „Tisztán szeretnék látni!” Meguntam, hogy a board meetingre minden vállalati terület más formátumú, más tartalmú, más jelentésű beszámolókkal készül, és azokkal igazolja a maga eredményét. CFO: „Tartalékokat kell azonosítanunk!” Mivel nagyvállalat vagyunk, több stratégai adatbázis, adattárház, controlling rendszer mellett az SAP BW adattárházat is alkalmazzuk üzleti elemzésre. Ki akarjuk terjeszteni a teljes vállalatra a strukturált beszámolást, csökkenteni a riportok manuális „összehordását”. CIO / Controlling vezető: „Olcsó információkat szeretnénk!” Csökkenteni szeretnénk azon költségelemeket, amik az SAP BW illetve az adattárház reporting fejlesztéssel kapcsolatosan jelentkeznek. Reporting rendszer érettségéből fakadó motivációk a BusinessObjects BI alkalmazása mellett: Jellemző a szigetszerű reporting környezet /alkalmazáshalmaz, illetve konszolidációra váró riportok. Problémafelvetések: - Nem teljesen elégedettek a munkatársak a SAP BW Excel alapú BEx kiaknázó eszközeivel, mert csak jelentős manuális beavatkozással tudnak vele nem csak SAP BW-ből készülő, korszerű vezetői beszámolókat készíteni. Emellett az üzemeltetési kollégáknak jelentős figyelmet kell fordítaniuk a BEx-hez és Excel-hez kapcsolódó munkaállomás szintű hibák és javítások menedzselésére. - Vállalatunk SOX-követelményeknek kell, hogy megfeleljen - így minden adathoz, információhoz történő hozzáférés, felhasználás auditálható kell legyen, és ezekről gyorsan előállítható beszámolókkal kell rendelkezzünk. - Vállalatom IT policy-ja a vékony kliens (internet böngésző) alapú eszközöket írja elő, így a kiaknázásra is böngészőből vezérelhető eszközöket kell használnom. BusinessObjects BI által nyújtott lehetőségek: - A SAP BusinessObjects BI kiaknázó eszközei számos adatforrásból tudnak adatokat kinyerni az üzleti metaadatréteg (universum) alapján, ennek köszönhetően egységesíthető a vállalat üzleti fogalmi és reporting eszközrendszere, az ahhoz kapcsolódó terméktámogatás, kompetencia, stb. - SAP BW verziót frissítünk, figyelembe vesszük az SAP reporting termékfejlesztési tervét, azaz olyan eszközrendszerbe fektetünk energiát, ami jövőálló és SAP rendszereken kívülre is kiterjeszthető (a BEx-es listák nem migrálhatók a korszerű SAP BusinessObjects BI struktúrákba). Szóba jöhető eszközök, konstrukciók: SAP BusinessObjects BI Enterprise / EDGE 2. KÖZEPES VÁLLALAT (CORPORATE) Vezetők jellemző kihívásai és motivációi: CEO: „Több információra van szükségem!” A vállalat irányítási modellje a transzparenciára illetve a megfelelő informáltságra vált. CFO: „Egyre több munkatárstól várom el az elemzést!” Az információ előállítását önkiszolgáló módban szeretné megvalósítani a vállalat. Az anyavállalat preferált eszköze az SAP BusniessObjects BI, sőt általa a licencek központilag elérhetők. Felhasználókat, tartalmat kell találnom. Controlling vezető: „Nagy mennyiségű adathalmazokon gyorsan, mélyen elemezzünk!” Munkatársainknál az analitikus kompetenciák adottak, több éve alkalmazunk riportokat, OLAP adatbázis alapú pivot elemzéseket. Reporting rendszer érettségéből fakadó motivációk a BusinessObjects BI alkalmazása mellett: Adottak a reporting rendszerek, azok elemzési mélysége, felhasználói köre egyelőre limitált. Problémafelvetések: - Növelni szeretnénk a cég versenyképességét, ezért az értékesítő munkatársakat online kívánjuk kiszolgálni a jutalék állomány információival (ügynök portálba integráltan beépített, mobiltelefonra sms formájában lekérhető, mobiltelefonnal elérhető riportok). - Hatékonyabbá kell tennünk az adatáramlást illetve a beszámolási folyamatot, mert a cégvezetés gyorsabban előálló, több és korszerűbb elemzést illetve proaktivitást vár a controllingtól. BusinessObjects BI által nyújtott lehetőségek: - Szigetszerű reporting alkalmazások, illetve riportok konszolidációjára fókuszáló projekt indítása. - Egységes reporting rendszer bevezetése, üzletileg egységesített fogalomrendszer kidolgozása mellett (különböző technológiai szigetek, felületek, verziók megszüntetése). - BI szervezet létrehozása, szolgáltató központ felállítása. Szóba jöhető eszközök, konstrukciók: SAP BusinessObjects BI EDGE / SAP Crystal Reports Server / SAP Crystal termékek 3. MIKRO- ILLETVE KISVÁLLALAT (Company) A tulajdonos jellemző motivációi: „Teljes informáltságot szeretnék olcsón, semmi nem kerülheti el a figyelmemet!” Nem engedhetünk meg magunknak komplex, önkiszolgáló reporting rendszert, viszont a jól bevált beszámolókat az intranethez kapcsolódóan, jogosultsággal kívánjuk védeni, illetve a riportokat rögtön el kívánjuk juttatni az értékesítőknek - hatásos megjelenítésben. Ezen reporting rendszert elégséges, ha az IT vagy egy kisebb fejlesztő cég tartja karban. Controller: „Beleütköztem az Excel korlátaiba!”Sokadik próbálkozásra se kapunk budgetet reporting rendszer bevezetésére, viszont korszerűbb megjelenítést és „mi lenne, ha?” típusú elemzéseket vár a vezetés tőlem. Reporting rendszer érettségéből fakadó motivációk a BusinessObjects BI alkalmazása mellett: Létfontosságú a naprakész, helyes információ, viszont a módszertani ismeretek illetve az infrastruktúra rendelkezésre állása korlátozott. Problémafelvetések: - Jelentős időt töltenek a munkatársak az Excel diagramok, fülek, linkek, adatbemásolás karbantartásával, ennek ellenére az analitikus válaszokat nem tudják biztosítani. - A válság előtt az ERP-vel közösen kaptunk OLAP adatbázis motort, BI szakértők fel is építettek egy-két kockát, viszont azóta nincs fejlesztési lehetőségünk. Az adatbázisok adatmegjelenítésére csak az Excel Pivot tábla áll rendelkezésre, amit a tulajdonos nem használ. BusinessObjects BI által nyújtott lehetőségek: - Az Excel „adatbázisokat” tegyük be (akár pályázati forrásból) szakértővel adatbáziskezelőbe (minimum MS Access-be, MySQL-be vagy nyílt forráskódú adatbáziskezelőbe), majd építsünk rá ütemezhető riportokat. - Válasszunk OLAP és relációs adatbázis lekérdezésre alkalmas eszközt (könnyen elérhető tréninggel együtt), illetve a vezető számára emészthető, maga által használt outputot. Szóba jöhető eszközök, konstrukciók: SAP Crystal termékek, Crystalreports.com Esetleges kérdéseikkel forduljanak BI szakértőnkhöz: Havas Levente vezető tanácsadó (levente.havas@ifua.hu)