IT költségcsökkentés – a felhasználói oldal kihagyhatatlan

A FELHASZNÁLÓI OLDAL KIHAGYHATATLAN AZ IT KÖLTSÉGEK CSÖKKENTÉSÉBEN A legtöbb IT szervezet már évek óta igyekszik megfelelni a hatékonysági céloknak saját kompetenciakörén belül (pl. szervervirtualizáció). Ha van is ebben még tartalék, ma az így elérhető megtakarítások általában már nem elegendőek, ezért szükségképpen hozzá kell nyúlni a felhasználókat közvetlenül érintő területekhez is. Itt azonban az IT, illetve a szervezet egésze jellemzően a következő problémákba ütközik:  beláthatatlanok az egyes költségblokkok megnyirbálásának üzleti következményei, emiatt nehéz megfelelő döntést hozni;  a költségcsökkentő intézkedések eredményeként megtakarított költségek máshol újratermelődnek, így a teljes IT költség újra visszaáll a kiindulási szintre;  olyan szolgáltatások és projektek is áldozatul esnek a költségcsökkentésnek, amelyek pozitív hatása akár rövid távon is meghaladná a megtakarításokat. Miközben vitathatatlan, hogy csak az IT szolgáltatások igénybevevőinek oldaláról lehet további jelentős IT költségcsökkentést elérni, számos gazdálkodó szervezet tanácstalan ennek végrehajtását illetően. Ebben segíthet az IT szolgáltatások piacosítása, vagyis a költségek belső, okozathű kalkulálása és elszámolása, illetve jogilag önálló IT szolgáltatóközpont esetén egy „valódi” szerződésen és „valós” árakon alapú viszonyrendszer kialakítása. A MEGFELELŐEN KIALAKÍTOTT ÁRAZÁS ÉS BELSŐ KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS JELENTŐSEN RACIONALIZÁLJA A SZEREPLŐK VISELKEDÉSÉT Az élenjáró vállalatoknál egyre inkább azt tapasztaljuk, hogy egy szolgáltatást igénybevevő szervezeti egységnek nemcsak a piacon vásárolt, de a házon belüli szolgáltatásokért is fizetnie kell. Csak így tud ugyanis „felnőtt” módjára dönteni a saját „fogyasztásáról”, vagyis arról, hogy saját munkája kívánt szinten történő ellátása érdekében miért (szolgáltatási volumen és szolgáltatási szint) és mennyit (szolgáltatási díj) hajlandó áldozni. Az IT, mint jelentős költségtétel és egyébként is innovatív terület jellemzően az elsők között szerepel a felhasználás arányában kiterhelt szolgáltatások között. A hagyományos felfogás szerint ugyanakkor a felhasználói területek egyáltalán nem viselnek IT költségeket, vagy csak valamilyen általános kulcson keresztül felosztva részesednek belőlük. Így érthető módon felelőssé sem tehetők e költségek alakulásáért. A másik oldalon viszont egyre nagyobb igényekkel kopogtatnak az IT ajtaján, amelyeknek egy része ráadásul nem is feltétlenül megalapozott. Például sok vállalatnál jóformán minden vezetőnek saját jogosultsága van az ERP rendszerhez, noha gyakorlatilag sosem használják azt. Mindez az IT oldalon generál többletköltséget (licencek, support díj stb.), esetenként akár ijesztő mértékben. Miközben tehát a felhasználói oldal jelentős mértékben befolyásolja az IT költségeket, az igényeiért mégsem vállal felelősséget, hiszen a tradicionális költségáramlási gyakorlat ezt nem teszi lehetővé. Ezért úgy kell átalakítani a controlling rendszereket, hogy azok biztosítsák az IT szolgáltatások valós önköltségének kalkulációját illetve erre alapozott árazását, valamint az igénybevételre vonatkozó tényadatok automatikus gyűjtését. AZ IT SZOLGÁLTATÁSOK ÁRAZÁSÁNAK ALAPJA A KÖLTSÉGÁRAMLÁS FELTÉRKÉPEZÉSE ÉS AZ EZT TÜKRÖZŐ ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS Első lépésben pontosan definiálni kell az IT szolgáltatásokat. Fontos, hogy olyan szolgáltatásokat határozzunk meg, amelyek azon túl, hogy lefedik az IT szervezet tevékenységeit, tényleges értéket jelentenek az üzleti felhasználók számára. Vagyis hajlandók legyenek fizetni értük, tudván, hogy igénybevételük mértékén keresztül befolyásolni fogják a szolgáltatások általuk viselt költségeit. Szükséges ugyanakkor a szolgáltatások standardizálása is, vagyis hogy meghatározott számú és pontosan „beparaméterezett” szolgáltatás közül lehessen választani - elkerülendő, hogy minden felhasználó szervezeti egység másként határozza meg, hogy pl. mikor legyen elérhető és mit csináljon a help desk. Ezt követően át kell alakítani a költségáramlási modellt úgy, hogy a felmerülő összes IT költség a definiált szolgáltatásokra áramoljon, ezáltal előállítva azok önköltségét. Meg kell találni azokat a belső teljesítményeket és költségokozókat (cost drivereket), amelyek a legpontosabban írják le az egyes szolgáltatások létrehozásának folyamatát, ezen keresztül a költségek alakulását. Például egy üzleti alkalmazás igénybevétele esetében a felmerülő elsődleges költségek (pl. support) mellett figyelembe kell venni az alkalmazásüzemeltetők munkáját (költségokozóként a felhasznált munkaóráikat tekintve), bázis oldalon pedig a szerverek működését, amelyek szintén üzemeltetői munkát igényelnek, továbbá villamos energiát fogyasztanak, szerverterem infrastruktúrát tesznek szükségessé stb. Sok vállalatnál látjuk, hogy rendkívül bonyolult, átláthatatlan költségáramlási rendszert használnak, ami mégsem teszi lehetővé akár az olyan egyszerű kérdések megválaszolását, hogy mennyibe kerül az informatikám (azon belül egy asztali PC vagy az ERP rendszer üzemeltetése). AZ IT SZOLGÁLTATÁSOK ÁRAZÁSÁNAK ÉS BELSŐ ELSZÁMOLÁSÁNAK ÁTALAKÍTÁSA MÁR RÖVID TÁVON KÖLTSÉGCSÖKKENÉST EREDMÉNYEZHET A költségtranszparencia önmagában is elindíthatja az IT hatékonyságjavulását, hiszen kiderülhet, hogy vannak olyan szolgáltatások, melyekre nincs szükség, vagy legalábbis nem olyan szolgáltatási szinten (pl. a rendszer rendelkezésre állása, a hibaelhárítás gyorsasága), mint ma. Több olyan projektünk volt, amelyben a szolgáltatások beárazását követően a megrendelői terület maga közölte: nem is gondolta volna, hogy az ő rendszere ennyibe került az IT szervezet számára, és hajlandó volt jelentősen változtatni az igényein annak érdekében, hogy a szolgáltatás olcsóbban és hatékonyabban valósuljon meg. Más területeken viszont húsbavágó lehet, hogy az aktuális szolgáltatási szint javuljon, ami azonban többletforrásokat igényelhet. Az árazás megfelelő kialakítása ráadásul nemcsak a szervezeti egység szintű, hanem az összvállalati döntések ésszerű meghozatalát is segítheti. Erre példa az az eset, amelyben egy magyar vállalatcsoport új bérszámfejtő rendszer bevezetését fontolgatta. A csoport kisebb tagvállalatai számára az új rendszer – a korábbi árazási gyakorlat mellett – a jelenleginél sokkal olcsóbb, mindazonáltal az igényeiket kielégítő alternatívát jelentett volna, így ők az új megoldás mellett kardoskodtak. Azonban a meglévő rendszert sem lehetett volna teljesen kidobni, mert annak robosztusságára és többletfunkcionalitására a csoport nagyobb tagvállalatai továbbra is igényt tartottak. Bár a bérszámfejtettek számának csökkenése mérsékelte volna a meglévő rendszerrel kapcsolatos költségeket, ez a kalkulált megtakarítás messze alatta maradt az új rendszer következtében megjelenő többletköltségeknek. Az IT szolgáltatáskatalógus elemeinek árát a költségek okozathűségét alapul véve alakítottuk át oly módon, hogy az igénybevett szolgáltatások és az árak egymással arányban legyenek, és ne kelljen a kisebb tagvállalatoknak a nagyok többletigényeit finanszírozniuk. Az átalakított árazás mellett már a kisebb tagvállalatok számára sem volt drágább a régi bérszámfejtési megoldás. Végül nem is vezették be az új, de párhuzamos funkcionalitást és kapacitásokat jelentő rendszert - vagyis racionális, a csoportszintű és helyi érdekeknek egyaránt megfelelő döntés született. AZ IT VEZETŐ SZÁMÁRA IS JELENTŐS HASZONNAL JÁR AZ ÚJ RENDSZER Első ránézésre talán azt gondolnánk, hogy a transzparencia növelése nem érdeke az IT szervezetnek és vezetőjének. Azonban ennek pont az ellenkezője igaz, hiszen: • így az árazásnál már nem csak az IT összköltségéről kell vitatkozni, hanem az egyes szolgáltatásokról, azok áráról és a megrendelt mennyiségről (ha van egyáltalán vita világos kalkulációs sémák és elszámolási szabályok mellett); • az új rendszer tiszta felelősségi viszonyokat teremt, mivel innentől kezdve a megrendelő felel a szabványosított szolgáltatások tervezett volumenének lehívásáért és a szolgáltatási díjak megfizetéséért/áttételezéséért, míg az IT csak magukért a szolgáltatásokért és a költségek szükséges szinten tartásáért marad felelős; • az IT területnek kiemelten fontos és előnyös, hogy valódi megrendelővel találkozzon és ne egy mindent akaró, de annak semmilyen terhét nem érzékelő felhasználóval. A megrendelővel kapcsolatos külső előnyök mellett számos IT-n belüli haszna is van a standardizált szolgáltatások mentén történő árazási és belső elszámolási rendszer kialakításának. A rendszerből előálló információk a korábbiaknál jóval hatékonyabban tudják támogatni az elsőszámú informatikai vezetőket (CIO-k) az alábbi területeken: • Transzferárak indoklása, külső és belső megfelelőség (compliance). • Tényfedezet-számítások, ezek alapján visszacsatolás: hatékonyságjavítási akciók, illetve az árazás finomítása. • Pontosabb és fókuszáltabb költségcsökkentési akciók. Láthatóvá válnak azon költségtételek, amelyek valóban csökkennek az igénybevétel visszafogásával. Emellett például valódi benchmarking lehetséges, ezen keresztül pedig szállítói díjcsökkentés is elérhető (mint ahogy ezt egyik ügyfelünknél megvalósítottuk). • Sourcing (vásárlási) dilemmák megoldása. A rendszerből előálló információk inputját, sőt valójában előfeltételét képezik az ilyen típusú döntéseknek, hiszen csak így tudom összehasonlítani pénzügyi oldalról, hogy kívül vagy belül olcsóbb egy adott szolgáltatás előállítása. • A szolgáltatások mögötti infrastruktúra költségeinek kimutatása. Akár platformdöntések támogatása is lehetséges a ráfordítások figyelése révén. • Nyilvántartások pontos vezetése. Az árazás és belső elszámolás naturáliáinak karbantartása rákényszeríti az IT szervezetet az üzemeltetéshez egyébként is kritikus nyilvántartásai rendbetételére. Szerző: Lajtai Péter