Évekkel ezelőtt, az internetbanking megjelenésekor volt egy olyan időszak, amikor kézzel fogható előnyt ugyan nem jelentett a bankoknak a szolgáltatás bevezetése, ám a késlekedő pénzintézet egyértelműen versenyhátrányba került. Nyújtani kellett a szolgáltatást, abban a reményben (vagy tudatban), hogy előbb-utóbb termőre fordul a befektetés. Egy ideig az újdonság varázsa némi versenyelőnyhöz juttatta az internetes szolgáltatásokat kínáló bankokat, mára azonban beállt a piac: természetes, hogy minden intézmény nyújt ilyen típusú szolgáltatásokat ügyfelei részére. Internetbanking nélkül már elképzelhetetlen a pénzintézetek működése.
„Hasonló folyamatnak lehetünk tanúi a felhőalapú szolgáltatások, illetve ennek részeként a felhőalapú dokumentumkezelés területén. Jelenleg a kezdeteknél tartunk, a dokumentumkezelő rendszerekkel foglalkozó cégek egymás után jelennek meg felhőalapú megoldásaikkal. Egyelőre elsősorban azért, hogy ne kerüljenek versenyhátrányba, előbb-utóbb azonban megnő a szolgáltatások iránti érdeklődés, és így bevételeik egyre nagyobb hányada származik majd a felhőből nyújtott dokumentumkezelési szolgáltatásokból. Nem lehet tehát kitérni a felhő elől, ez a modell az internetbankinghez hasonlóan széles körben elterjed” – fogalmaz Fodor Zoltán dokumentumkezelési független szakértő.
E-számlázás és közigazgatás
Két olyan terület van, ahol elsőként várható az áttörés. Az egyik csoportba azon vállalatok és intézmények tartoznak, ahol már alkalmazzák az elektronikus számlázást. A másik ígéretes terület a közigazgatás. Erőteljes kormányzati szándék az elektronikus ügyvitel és ügyintézés támogatása. Ez hozzájárulhat a felhőalapú megoldásokhoz szükséges háttérinformációk terjedéséhez, a felhő iránti bizalom növekedéséhez. Mindebből következően egyszer csak elérkezünk az áttörési ponthoz, ahonnan kezdve már tömegesen beszélhetünk a felhőalapú megoldások használatáról. Néhány önkormányzat például már rálépett erre az útra, és deklaráltan ilyen típusú megoldásokban gondolkozik.
A szakértő szerint a dokumentumkezelő rendszer helyes kiválasztásához, bevezetéséhez és működtetéséhez meglehetősen mély ismeretekre van szükség. Különösen igaz ez saját (nem felhős) rendszer vásárlásakor. Némiképp egyszerűbb a helyzet, ha a vállalat szolgáltatásként, a felhőből vesz igénybe különféle dokumentumkezelési funkciókat. A másik sarkalatos pont a költség.
„A múltba visszatekintve azt látom, hogy egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésekor nem mindig derül ki pontosan, hogy mekkora költségek merülnek fel a későbbiekben, két, három vagy akár öt év múlva. A felhőalapú megoldásnál jobban kalkulálhatóak a költségek. Manapság, ebben a turbulens gazdasági helyzetben ez sok cég számára megfontolandó szempont” – mutat rá Fodor Zoltán.
A pontos költségek, illetve az esetleges költségmegtakarítás, ami a felhőalapú megoldás javára billentené a mérleget, természetesen mindig a konkrét feladattól – a felhasználók számától, a dokumentumok mennyiségétől, típusától, esetleg méretétől stb. – függ, azaz minden esetben egyedi kalkulációt igényel.
Alapos előkészítés
Akár kis- és középvállalatról, akár nagyvállalatról van szó, a felhőalapú megoldások jellemzően a már meglévő, saját dokumentumkezelő rendszerek kiegészítéseképpen jelenhetnek meg a cég életében (amennyiben van ilyen). Egy biztosítótársaságnál például jó szolgálatot tehet, ha az országjáró ügynökök mobileszközeik segítségével az interneten keresztül be tudják küldeni szerződéseiket a központi dokumentumkezelő rendszerbe, ahol a háttéradminisztrációs rendszerek azonnal feldolgozzák azokat.
„A felhőt egyelőre a nagy, bevált dokumentumkezelő rendszerek kiegészítéseképpen tudom elképzelni. Azt nem gondolom, hogy egy vállalat egyik napról a másikra teljes egészében átáll, azzal viszont, hogy egyes szolgáltatások kikerülnek a felhőbe, megjelenik az új kultúra a szervezetben. Elképzelhető például, hogy az elektronikus számlázást vagy a hiteles archiválást egy külső szolgáltató végzi. Ezek lehetnek az első lépések, amelyek elvezethetnek oda, hogy akár a teljes dokumentumkezelés kikerül a felhőbe” – hangsúlyozza a szakértő.
Egy vállalat teljes dokumentumkezelésének „felhősítése” természetesen rendkívüli körültekintést igényel. Vannak például olyan szektorok, illetve vállalatok, ahol bizonyos típusú dokumentumok – jogi vagy egyéb megfontolásból – nem kerülhetnek külső kézbe (például az emberi erőforrással kapcsolatos, vagy bizalmas műszaki vagy üzleti információt tartalmazó dokumentumok). Gondot okozhat, ha a dokumentumot külföldi szerveren tárolják. A felhőszolgáltatásoknál jellemzően ezzel is számolni kell. A lényeg, hogy a felhőalapú dokumentumkezelési szolgáltatások bevezetését minden esetben alaposan elő kell készíteni, továbbá számolni kell azzal, hogy a nyilvános felhő mellett esetleg privát felhőt, vagy helyi megoldásokat is alkalmazni kell.
Lehet a felhő is biztonságos
Sokan eleve elutasítják a felhőt, mondván: adataikat – biztonsági megfontolásokból – nem merik külső szolgáltatóhoz kihelyezni. A szakértő szerint ez az érvelés önmagában nem állja meg a helyét, hiszen a papíralapú dokumentumkezelés is számos veszélyt rejt magában. Ki ne hallott volna a szemétben talált dokumentumokról vagy a hamisított aláírásokról?
„Veszélyek mindenütt vannak, legyen szó papíralapú vagy elektronikus, felhőalapú dokumentumkezelésről. A lényeg, hogy minden esetben számolni kell a veszélyekkel, amelyeknek megvannak a megfelelő kezelési módjai. Minden szervezetnek ismernie kell ezeket, és élnie kell a veszély- és kockázatkezelés eszközeivel” – hívja fel a figyelmet Fodor Zoltán.
Nem zökkenőmentes az áttérés a felhőre
Napjainkban a felhőalapú dokumentumkezelés még nemzetközi viszonylatban is gyerekcipőben jár. Messze vagyunk attól, hogy azt lehetne mondani: a vállalatok 20-30 százaléka egységesen átállt a felhőre. Magyarországon hasonló a helyzet, e téren tehát egyáltalán nem vagyunk lemaradva a világtól.
A szakértő szerint a dokumentumkezelés amúgy is elhanyagolt területe az üzleti gondolkozásnak. Kevés olyan vállalat van, ahol tudatosan, stratégiai szinten foglalkoznak a korszerű dokumentumkezelési módokkal. Ebből fakadóan az ilyen irányú kultúra is meglehetősen hiányos a cégeknél. A felhővel egy további újdonság lép be a rendszerbe, ami fokozza az idegenkedést. A felhőalapú dokumentumkezelés elterjedése tehát nem gyors és zökkenőmentes, ám kétségtelenül feltartóztathatatlan folyamat.
Kis lépésekkel, megfontoltan haladni
Várható, hogy azok a kis- és középvállalatok, amelyek esetleg nem is látják át a dokumentumkezelés teljes problémakörét, egyszerűen belevágnak a felhőalapú megoldások használatába. Ebbe a körbe sorolhatóak például a könyvelőirodák, amelyeknek kellően biztonságos a felhőszolgáltatás, és amelyek képesek a felhőből hatékonyan kiszolgálni ügyfeleiket. A másik potenciális felhasználói kört azon nagyvállalatok képezik, amelyeknek megvan a dokumentumkezeléshez szükséges szervezeti és informatikai kultúrájuk, és a felhőalapú szolgáltatásokat saját, belső rendszereik kiegészítéseként alkalmazzák.
„Minden vállalatnak azt javaslom, hogy kis lépésekkel mozduljon el a felhőalapú dokumentumkezelés irányába. Érdemes például az archiválással vagy az elektronikus számlázással, de feltétlenül olyan területtel kezdeni, ahol rövid idő alatt sikereket lehet elérni. Ezzel a felhő kultúrája bekerül a szervezetbe, így a későbbi áttérés lényegesen leegyszerűsödik. Érdemes valamilyen ütemezést felállítani és megfontoltan haladni az egyes részlegeknél, osztályoknál, igazgatóságoknál, majd a tapasztalatok birtokában továbblépni. Téved, aki azt hiszi, hogy az egyik szervezeti egységnél már jól működő rendszer simán átültethető a cég többi részlegéhez. Minden csapatnak megvan a saját kultúrája, minden újdonságot, így a felhőalapú dokumentumkezelést is tanulni kell, bevezetéséhez tehát idő kell” – hangsúlyozza Fodor Zoltán.
Szolgáltatási szerződés
Felhőalapú dokumentumkezelés esetében a szolgáltatási szerződés rögzít minden részletet. Itt kell kitérni például arra, hogy a szolgáltató hol tárolja az adatokat. Szintén a szolgáltatói szerződésben célszerű rögzíteni, hogy hol, illetve milyen eszközökkel készülnek biztonsági másolatok a dokumentumokról. Noha részletkérdésnek tűnik, mégis előre tisztázandó, hogy az ügyfél miként nyerhet ki adatokat a rendszerből, továbbá mi a teendő, ha teljes egészében ismét a magáévá akarja tenni a teljes adatállományt.
