Valóban olyan hatékonyan működik az irodánk, amilyen hatékonyan csak lehet? A legújabb, összekapcsolt technikai megoldásokat használjuk? Vagy, mint egy friss tanulmányból kiderül, az átlagos iroda szintjén van, azaz idejétmúlt, nehézkesen használható berendezések lassítják a munkát?
Hatezer irodai dolgozót kérdeztünk meg kilenc európai országban, köztük ötszáz magyart, és arra az eredményre jutottunk, hogy az átlagos magyar munkatárs naponta 35 percet pazarol el munkaidejéből a lassú vagy rossz hatásfokú technikai eszközök miatt. Mint kiderült, 22 perc megy el naponta a szerveren tárolt adatok keresgélésével. A nyomtatók használata is lassabb az elvárhatónál: öt percet kell állni mellette, amíg bemelegszik, és közel nyolc perc, mire kijönnek a gépből a nyomtatott oldalak. Ez évente 19 elvesztegetett munkanapot, azaz majdnem négy hetet jelent.
A holtidő elszalasztott lehetőségeket, elmaradt hasznot, sőt alkalmazottak elvesztését is jelenti: nyolcból egy alkalmazott (12 százalék) vallotta azt, hogy nem nézne új munkahely után, ha az irodában jobb technikai megoldások állnának rendelkezésére, míg a megkérdezettek közel fele (48 százalék) úgy érzi, sokkal termelékenyebben dolgozhatna.
Felszabadítható az elvesztegetett idő?
Mi másért használnánk technikai eszközöket, ha nem azért, hogy megkönnyítsék az életünket, meggyorsítsák a munkánkat? Valójában azonban az elavult, nehezen használható berendezések lassítják az embert, időpazarláshoz vezetnek. A vállalkozásoknak rá kell ébredniük a hálózatba kapcsolt, az alkalmazottakkal szinkronban működő eszközök fontosságára, amelyek megváltoztatják az igényeket, a legjobbat hozzák ki a csapatból, a munkatársakat motiváltabbakká, a munkakörnyezetet hatékonyabbá teszik.
Siker és kudarc között az irodai munkafolyamatok javítása, a dokumentumkezelés optimalizálása, a dokumentumkezelési szokások megváltoztatása jelenti a különbséget. Éppen ezért olyan fontos téma a vállalatoknál az üzleti folyamatok hatékonyságát javító új technológiák alkalmazása. Általában a beruházási költségek jelentik a legfőbb akadályt, de a döntéshozók sokszor megfeledkeznek arról, hogy a vállalatra szabott, modern berendezések havi bérleti díja általában nem éri el azt az összeget, amit a vállalat korábban a régi berendezések működtetésére, karbantartására költött, nem szólván a minden egyes alkalmazottnál évente kieső 19 munkanap veszteségéről. Ehhez járul még a dokumentumkezelési és nyomtatási folyamatok optimalizálásán nyerhető további 30 százalék megtakarítás.
Emlékezzünk vissza: csak a multifunkciós (MFP) készülékek bemelegedésére várva öt percet veszítünk - ez ugyebár évente három nap veszteség. A Sharp legújabb technológiájával az MFP-készülékek gyorsabban állnak készen, gyorsabban adják ki az első oldalakat. A Sharp mozgásérzékelőket alkalmaz legmodernebb multifunkciós készülékeiben, amelyek a felhasználó közeledtére felébresztik alvó módból a berendezést, így az azonnal készenlétre vált.
Nyilvánvaló, hogy a legújabb megoldások mérhető haszonnal járnak. Mi van a már ismerős dolgokkal, például a dokumentumolvasókkal? A Sharp legújabb multifunkciós berendezései beépített karakterfelismerés funkciót is tartalmaznak, így nem kell külön jogosítvány ahhoz, hogy szerkeszthető formában szkenneljünk be dokumentumokat. Tíz dokumentum szerkeszthető formátumban történő beolvasása mindössze egy percet vesz igénybe. Képzeljük magunk elé az értékesítő csapatot, amelyik minden egyes ügyfélnek kézzel írja át az ajánlatot! Nem kell sok fantázia ahhoz, mennyivel hasznosabban is tölthetnék az idejüket.
Hogyan kezdjünk neki?
A Sharp Electronics CEE hálózatba kapcsolt eszközei változást hoznak a cégek információhasználatában. Ez azt jelenti, hogy a Sharpnál olyan termékeket tervezünk, amelyeknek a használata egyszerű és hatékony, amelyek összekapcsolnak minket, és amelyek segítenek automatizálni a rutinfeladatokat. Ez nemcsak a megfelelő hardvert és szoftvert jelenti; azt jelenti, hogy kiemelt szerepet kap a hatékonyság és az irodai körülmények megváltoztatása.
Ha többet szeretne megtudni az általunk kínált megoldásokról, lépjen velünk kapcsolatba, regisztráljon, és kérje el a "How to unlock the 19 days wasted annually by everyone in your office" című tanulmány ingyenes példányát az info.sep@sharp.eu címen.
