Számos körülményből fakadhat, hogy a papír egyelőre nem tűnhet el teljesen az üzleti folyamatokból. A vállalkozáson kívüli térből két olyan hatást kell ehelyütt említenünk, amelyek lassítják a papírtalanodás folyamatát az üzleti életben.
A digitális átalakulás nem mindenkit ért még el. A szolgáltatásban tevékenykedők nap mint nap találkoznak azzal az ügyféligénnyel, miszerint a szolgáltató-ügyfél kommunikációban legyen minden papírra vetve, kinyomtatva. Erősíti a papír pozícióit érdekes módon maga az állam is, amikor a szabályozások, rendeletek keretében előírja bizonyos dokumentumok papír alapon történő előállítását, továbbítását.
Vannak továbbá működési területek, ahol a hatályos jogszabályok miatt és a bevett gyakorlatot követve elképzelhetetlen, hogy az ügyeket a papír mellőzésével intézzék. A jogi (ügyvédi, jogtanácsosi, közjegyzői, szabadalmi ügyvivői stb.) irodákra, vállalkozásokra és az auditor cégekre gondolunk itt, hiszen egyelőre nem tűnik valószínűnek, hogy a papír egyhamar eltűnik a folyamataikból.
Az irodák működésének papírmentesítése a folyamatok megtervezésével kezdődik, legfőképpen a munkafolyamatokat szükséges úgy összerakni, hogy azokból már hiányozzanak a nyomatok, a saját kezű aláírás, a kézjegy vagy a bélyegzés.
Ugyancsak szükséges olyan IT-rendszert és berendezéseket alkalmazni, amelyek hatékonyan járulnak hozzá a megfelelő munkafolyamatok megvalósításához. A KYOCERA Documentum Solutions termékei és megoldásai alkalmasak a változó ügyféligények rugalmas kiszolgálásra. Idén az IDC piackutató cég a KYOCERÁ-t jelentős szereplőnek nyilvánította a szállítók értékelésében ("Major Player" in the IDC MarketScape: Worldwide Document Workflow Services Hardcopy 2016 Vendor Assessment).
A KYOCERA nem érdemtelenül részesült az IDC-től az előbbiekben idézett elismerésben. Olyan szoftveres üzleti megoldások családjaival áll ügyfelei rendelkezésére, amelyek a multifunkciós nyomtatókat integrálják a vállalat munkafolyamataiba. (E megoldások egyik része a KYOCERA saját fejlesztése, a másik része pedig a KYOCERA partnereitől érkezik.)
Példaként említjük a Capture & Distribution megoldáskészletet, amelyben kilenc applikáció (NSi AutoStore, KYOCERA Net Manager, SmartFax, Teaching Assistant, FAX Hub, KYOCERA ScannerVision, SmartScan, PinPoint Scan, KYOCERA MyQ) található. Ugyancsak a példa kedvéért említjük e készlet egyik tagját, az NSi AutoStore-t, amely automatizálja a papír dokumentumok beolvasását, indexelését és feltöltését a megfelelő célalkalmazásokba, simává változtatva az irodai munkafolyamatot, csökkentve a működtetési költségeket és lényegesen növelve a produktivitást.
Egy másik példaként említjük a Document Management megoldáskészletet, amelyben két applikáció (DocuWare, SharePoint Connector) található. Közülük a DocuWare a vállalat tartalmai feletti felügyeletet emeli magasabb szintre és kiváló elektronikus archiválási eszközökkel szolgál, egyúttal megfelel a biztonsági követelményeknek és a meglévő IT-infrastruktúrába való integrálhatósági elvárásoknak.
Ha a digitalizáció során a papírról olyan dokumentumokba kell beolvasni a tartalmat, amelyekben később keresni lehet, akkor az optikai karakterfelismerés technológiáját (OCR-t) szükséges alkalmazni. A KYOCERA Karakterfelismerő Készlet (A) 23 nyelv karaktereit ismeri fel, olvassa be és gondoskodik arról, hogy a PDF formátumba beolvasott dokumentumokban digitális módon kereshessünk.
A KYOCERA multifunkciós eszközei fontos szerepet játszanak a digitalizációs folyamatokban, különös tekintettel a papíralapú dokumentumok beolvasásában. Értékelésében az IDC az előbbiek alapján joggal emelte ki értékelésében, hogy a KYOCERA megoldásporfóliója igen erős és a cég élen jár saját technológiák kifejlesztésében és a partneri megoldások támogatásában. A KYOCERA berendezéseinek integrálása az informatikai hálózatokba könnyű feladat, akárcsak beillesztésük a dokumentummenedzsment alkalmazásokba.
