Nem igazán vitathatók a munkahelyi digitalizáció – melynek során a nem digitalizált információkat, munkafolyamatokat és szolgáltatásokat a számítógépek által olvasható, illetve elvégezhető formába alakítják át – előnyei, a munkafolyamatok nagymértékű felgyorsulása, a termelékenység növekedése és a költségek számottevő csökkenése. Azonban az IDG Research nemrégiben közzétett tanulmánya megállapította, hogy a digitalizáció mellett elkötelezett és annak megvalósítása érdekében komoly intézkedéseket foganatosító vállalatoknak is van még mit tenniük a helyzet javítása érdekében. Az alábbiakban a kutatás eredményeinek felhasználásával áttekintjük, hogy milyen akadályok állhatnak a digitalizáció útjában, és hogyan küzdhetők le ezek a versenyképesség növelése érdekében.
A digitalizáció révén racionalizálható és felgyorsítható egy sor ma még analóg módon megvalósított üzleti tevékenység, többek között a munkafolyamatok kezelése, az ajánlatokat tartalmazó levelek elkészítése, továbbá automatizálható az adatbevitel az álláspályázatok iktatásától kezdve a kiadási listák összeállításáig. Ennek megfelelően a felmérésben résztvevők egyhangúan egyetértettek az üzleti folyamatok digitalizálásának fontosságában. A válaszadó cégek közel 70 százalékánál aktívan folyik a digitalizáció, 20 százalékuk tervez lépéseket annak érdekében, hogy még inkább digitalizálttá tegye tevékenységét, és a maradék tíz százalék is úgy gondolja, hogy a digitalizáció előbb-utóbb elkerülhetetlenné válik. A megkérdezett szervezeteknél a digitalizáltság foka átlagosan 49 százalékot tesz ki, és a várakozásaik szerint ez az arány az elkövetkező két esztendőben 70 százalékra ugrik majd fel. A digitalizáltabb környezet kialakításánál elsődleges motivációik közé tartozik a hatékonyság és a termelékenység növelése (96 százalék), az üzleti folyamatok és az adatok hatékonyabb védelme (70 százalék), a költségek szükséges csökkentése (70 százalék), valamint a munkafolyamatok és a piacra kerülés felgyorsítása (65 százalék).
Előbbre tartanak a kisebb cégek
Jelenleg a felmérésben résztvevő, több mint ezer főt foglalkoztató nagyvállalatok 23 százalékánál, a kis- és középvállalatoknak pedig az 56 százalékánál digitalizálták már az üzleti tevékenység 50-75 százalékát. Ugyanakkor 2017-re várhatóan a nagyvállalatok 44, míg a kis- és középvállalatok 74 százaléka lesz legalább 75 százalékos mértékben digitalizált. A nagyvállalatok valószínűleg azért vannak ilyen jelentősen lemaradva kisebb társaiktól, mert az utóbbiak nem rendelkeznek olyan mennyiségben régi technológiákkal, hogy az komolyan akadályozná őket az új megoldásokra való áttérésben.
Érdekes módon komoly eltérések mutatkoznak a digitalizáció lehetséges előnyeinek megítélésében a nagyvállalatok, valamint a kis és közepes cégek között. Míg az előbbiek 82 százaléka tartja az üzleti folyamatok és az adatok hatékonyabb védelmét a digitalizáció egy fontos eredményének, addig az utóbbiak esetében ez az arány csupán 59 százalék. Hasonlóképpen a nagyvállalatok 67 százaléka nevezi fontos előnynek az innováció megkönnyítését, míg a kis és közepes cégeknek csupán 41 százaléka vélekedik ugyanígy. Habár a kis- és középvállalatok valamivel előbb tartanak a digitalizációban, a kutatás megállapítása szerint a szervezetek mérettől függetlenül előrehaladást könyvelhetnek el, és a digitalizált iroda kialakítására irányuló erőfeszítések a közeli jövőben is folytatódnak.
Fájdalmas pontok
Bár nagy az egyetértés abban, hogy törekedni kell a közel teljesen digitalizált munkakörnyezet kialakítására, a kutatás felfedett néhány olyan területet, amely komolyabb odafigyelést érdemel a vállalatok részéről. Így például a legnagyobb vállalatoknál a jogi osztály produkálja a legtöbb írott anyagot, ugyanakkor függetlenül az iparágtól és cégmérettől, leginkább a HR-re, a könyvelésre és a pénzügyre jellemző az, hogy az analóg és manuális tevékenységek jelentős mértékben rontanak a hatékonyságon.
A gyógyszeriparban tevékenykedő válaszadók 92 százaléka említette a valós idejű információkhoz való jobb hozzáférést a digitalizáció legfőbb hajtóerejeként. Ugyancsak ők voltak azok, akik a más iparágba tartozóknál sokkal inkább állították, hogy a kockázatok csökkentése (84 százalék) és a szabályozásoknak való megfelelés javítása fontos vagy nagyon fontos előnye a digitalizációnak. Hasonlóképpen az egészségügyben tevékenykedő válaszadók 86 százaléka tette az első helyre a digitalizációra ösztönző tényezők közül a valós idejű információkhoz való jobb hozzáférést, a szabályozásoknak való jobb megfelelést pedig a 100 százalékuk tartotta fontos vagy nagyon fontos előnynek. Ez arra utal, hogy ebben a két, agyonszabályozott iparágban erős és egyelőre nem megvalósított igények mutatkoznak.
Nem megy egyik napról a másikra
A digitalizáció mellett elkötelezett vállalkozások úgy nyilatkoztak, hogy több időre van szükségük a közel 100 százalékban digitalizált iroda megvalósításához, és csupán 2 százalékuk szerint érik el ezt a célt 2017-ig. A többségnek (39 százalék) ehhez 2-4 évre van szüksége, míg 33 százalékuk saját becslése szerint 5-7 éven belül biztosan nem jut el a digitális Kánaánba. Itt is megfigyelhető egy határozott rés a nagyvállalatok, valamint a kis és közepes cégek között: az utóbbiak nagyobb arányban vélik úgy, hogy 2-4 éven belül közel 100 százalékosan digitálissá válnak, míg az előbbiekre az 5-7 éves határidő megadása a jellemzőbb. Szakértők szerint azonban a szervezeteknek méretüktől függetlenül sokkal gyorsabban végre kellene hajtaniuk a digitalizált vállalattá való átalakulást, ha a digitalizálásból stratégiai előnyöket kívánnak kovácsolni.
Segítségükre lehet az úton az IDG Research tanulmánya szerint az úgynevezett digitális tranzakciómenedzsment (DTM) technológia, amely megkönnyíti a dokumentum-tranzakciókat a dokumentumok és űrlapok készítésétől kezdve az aláírások kezelésén (kinek kell aláírnia és milyen sorrendben) és az aláírók hitelesítésén, illetve az elektronikus aláírás bármely eszközről való lehetővé tételén át egészen a befejezett dokumentumok biztonságos tárolásáig. A DTM révén a szervezetek a nagyobb tranzakciókat végponttól végpontig digitális módon vezényelhetik le.
Érdemes a HR-nél és az értékesítésnél kezdeni
A magas szintű digitalizáció révén versenyelőnyre törekvő vállalatok számára a DTM lehetővé teszi a munkafolyamatok gyorsabb és problémamentesebb végrehajtását. Az IDG Enterprise tanulmánya szerint a bevezetését mindenképpen érdemes azokon a területeken kezdeni, ahol a papíralapú folyamatok és a manuális tranzakciók okozzák a legtöbb nehézséget. Jól eséllyel pályázik az első fecske címre az emberierőforrás-részleg, nem kizárólag azért, mert ott rengeteg iratot készítenek, hanem mert folyamatos kapcsolatban van a meglévő és az új munkavállalókkal, ezért egy itteni sikeres digitalizációnak a híre gyorsan eljut a vállalat többi osztályához, jó példát szolgáltatva és ösztönözve a folyamat kiterjesztését. És valóban, a HR többnyire az első digitalizálók közé tartozik, mivel hatékonyságát jelentős mértékben növelik a digitális és mobil megoldások.
Amellett, hogy mód nyílik a képzési, tréning és juttatási folyamatok racionalizálására, versenyelőnyt biztosíthat a toborzás során is, mivel a folyamat gyorsabb lebonyolítása révén a konkurencia nem tudja elszipkázni a jelentkezőket.
Egy másik ígéretes jelölt az értékesítés, mivel annak eredményessége közvetlen hatással van a vállalat bevételeire. Ha sikerül pár nappal vagy akár pár órával gyorsabban lezárni egy ügyletet, több idő jut a további értékesítési tevékenységekre, így nyugodt szívvel elmondható, hogy a digitalizálás, DTM-bevezetés ezen a területen közvetlen megtérüléssel jár.
Szakértők szerint mindenképpen érdemes a vállalatoknak proaktív tervet készíteniük az összes részlegük digitalizálására vonatkozóan, és figyelemmel kísérni a piacon megjelenő új digitalizálási technológiákat. Úgy tűnik, ezek bevezetése könnyebben megy a kisebb méretű és fiatalabb cégek számára, ugyanakkor a vállalatoknak mérettől függetlenül gondoskodniuk kell arról, hogy informatikai infrastruktúrájuk elég rugalmas legyen a hatékonyságot növelő továbbfejlesztések és új technológiák támogatására.
