Bár a bővülő nyomtatóértékesítés biztató, hiszen azt mutatja, hogy a kkv-k egyértelműen felismerték a házon belüli nyomtatás előnyeit, ellenőrizetlen nyomtatóhasználat esetén továbbra is fennáll a költségek elburjánzásának veszélye.
Nyomtatás ésszerű keretek között
Napjaink irodai környezetére jellemző, hogy a hatalmas mennyiségű adatok feldolgozására egyre gyakrabban és sok esetben meggondolatlanul nyomtatjuk ki az információkat. A cégvezetés ráadásul általában nincsen tisztában azzal, hogy pontosan mennyit nyomtatnak az alkalmazottak, illetve hogy ez napi szinten mennyibe kerül a cégnek.
Pedig a gyártók által kínált felhasználói szoftverekkel egyszerűen felügyelhető például, hogy ki mit nyomtat, de beazonosítható a nyomtatási feladatok oldalszáma, a nyomtatóra küldött fájlok típusa, valamint elküldésük ideje is. A nyomtatással kapcsolatos költségek további csökkentése érdekében a felhasználói tevékenység azonosításával a költségek átterhelhetők az egyes szervezeti egységekre vagy ügyfelekre, ami arra ösztönzi őket, hogy felelősséggel és átgondoltan használják a rendelkezésükre álló nyomtatási eszközöket. A fekete-fehér, a kétoldalas, valamint a festéktakarékos üzemmódok alapértelmezett beállításaival továbbá biztosítható a lehető legköltséghatékonyabb nyomtatás.
Profi, költséghatékony és a miénk
A nyomtatás költségeinek összesítésekor a külső szolgáltatótól rendelt nyomtatások költségeiről sem szabad megfeledkezni. A korszerű irodai nyomtatókkal manapság sok nyomtatási feladat professzionális minőségben oldható meg irodán belül is, ami számos előnnyel jár. A cégeknek többé nem kell csak azért nagy tételben nyomtatniuk, hogy elérjék a gazdaságos nyomtatási mennyiséget. Ez nemcsak értékes tárolóhelyet szabadít fel, de a lejárt vagy elavult nyomtatványok mennyiségét is csökkenti. Ráadásul a házon belüli nyomtatással a kkv-k kommunikációs anyagaikat gyorsabban tudják a változó vásárlói vagy piaci igényeknek megfelelően aktualizálni.
Sok jó kis helyen
A kisebb vállalkozások irodáiban gyakran kulcskérdés a helytakarékosság, ezért az eszközök helyigénye szintén fontos kritériummá vált a beszerzés során. Egy új nyomtató beszerzésekor érdemes megfontolni az A4-esről az A3-as méretre történő áttérést, hiszen a nagyobb formátumú készülékeket manapság már a legkisebb cégek is megengedhetik maguknak, ráadásul helyigényük is hasonló, mint A4-es társaiké. Egy ilyen beruházás tovább csökkentheti, sőt, akár ki is küszöbölheti a külső nyomdák iránti igényt, miközben a brosúrák, szórólapok, bannerek, reklámlevelek és egyéb marketinganyagok gyors, egyszerű és költséghatékony nyomtatását teszi lehetővé. Emellett számos cégnek további előnyt jelent, hogy olyan táblázatokat, műszaki rajzokat és egyéb dokumentumokat is ki tud nyomtatni, amelyeket nagy méretben célszerű és kényelmes megtekinteni.
Döntő tényezők
Az OKI támogatásával elkészített tanulmányában az IDC több hasznos szempontot is felsorol, amelyeket a kisebb vállalkozásoknak nyomtatási igényeik áttekintésekor érdemes szem előtt tartaniuk a megfelelő beszerzési döntés előkészítéséhez:
A nyomtatók életkora
A legfrissebb technológiai fejlesztések sokkal nagyobb nyomtatási sebességet és jobb nyomtatási minőséget tesznek lehetővé.
A készülékek energiafogyasztása az egyes üzemmódokban
Általánosan elmondható, hogy az újabb modellek akár 30 százalékkal kevesebb energiát, valamint 20 százalékkal kevesebb festéket használnak a korábbiaknál.
Az üzleti igényeket kielégítő, optimális nyomtatási minőség és sebesség
A nyomtatók működtetésének összköltsége, beleértve a festék- és energiafelhasználást, valamint a toner élettartamát
Környezetvédelmi jellemzők
Hiszen az energiahatékonyság egyúttal költséghatékonyságot is jelent.
A lehető legbiztonságosabb nyomtatás
Dokumentumtitkosítás, PIN kód/azonosító kártya használata, valamint a ki nem nyomtatott feladatok automatikus törlésének lehetősége
