Az Office 2010 fejlesztése három célt tűzött ki a Microsoft. Elsőként az új programcsomagnak támogatnia kell a felhasználók kreativitását, azaz hogy a gép előtt ülő a lehető legprofesszionálisabb formában tudja átadni más(ok)nak a fejében megfogalmazódó gondolatokat és ötleteket. Ezt többek között az új képszerkesztő eszközök, a PowerPoint új áttűnései és a Word továbbfejlesztett SmartArt művészi szövegei biztosítják. Másrészt koncepciójuk alapján az új kiadásnak minden eddiginél jobban kell támogatnia a csoportmunkát. Utóbbit például a párhuzamos szerkesztés, az Outlook közösségi összekötője és a levelező kliens Gyorsműveletek eszköztára biztosítja. Végezetül harmadik célkitűzésként az Office 2010-nek biztosítania kell a háromképernyős elérést: számítógépen, mobilon és a böngészőn keresztül. Ez az Office Web Alkalmazások és az Office Mobile 2010-en keresztül testesült meg. Utóbbi megoldások ugyanis nem csak a dokumentumok megtekintését biztosítják, hanem azok könnyű szerkesztését is. Az Office 2010 jó néhány újdonságot tartogat a vállalkozások számára. Mindet nehéz lenne egyetlen cikkben felsorolni, ezért mi összegyűjtöttünk tízet közülük.
1: Dokumentumkezelési központ
Az Office 2010 első használatakor két újdonságra figyelhetünk fel. Egyrészt már minden alkalmazásban a szalag található meg az idejétmúlt menüstruktúra helyén, másrészt karakteres változás az Office gomb eltűnése is, amely helyén ismét a File menüt találjuk. Ez fontos újdonság, hiszen több egy puszta ráncfelvarrásnál. A File gomb ugyanis a BackStage menüt rejti, amit nyugodtan nevezhetünk dokumentumkezelői központnak, hiszen az alapműveleteken túl utasítások széles skáláját rejti, amelyek mellett a legfontosabb információkhoz is hozzájuthatnunk egy helyen. S mivel a menü már teljes oldalon nyílik meg, ezért jóval több információhoz juthatunk, mint korábban, és jóval egyszerűbben kezelhetjük dokumentumainkat. Erre kiváló példa a nyomtatási menü, ahol a beállítások állítgatása mellett rögtön láthatjuk az állomány nyomtatási előképét. Nem kell többé ki- és belépkednünk, hogy végül a printerből az jöjjön ki, amit elképzeltünk.
2: Nem kell bogarászni
Egy átlagos Word dokumentum hossza 11 oldal. Tegyük fel, hogy nekünk pont egy ekkora méretű, más által szerkesztett szöveggel van dolgunk, amelyben szeretnénk egy információt gyorsan megkeresni. Nos, ez a korábbi Word alkalmazásokkal nem volt egyszerű, még akkor sem, ha pontosan gépeltük be a keresett kulcsszót. Bogarászni kellett a találatok között, lépegetve mindaddig, amíg meg nem találtuk az áhított szövegrészt. A Word 2010-ben ez megváltozott, hiszen a Ctrl+F billentyűzetkombináció leütésekor már rögtön a navigációs panel jelenik meg, ahol kereséskor az internetes szolgáltatásokhoz hasonlatosan a keresett kulcsszavak a szövegkörnyezettel együtt jelennek meg, így pillanatok alatt megtalálhatjuk a minket érdeklő információt. Ezen felül a navigációs panel segítségével könnyedén böngészhetünk a dokumentum oldalai között is, illetve a szerkezet alapján is bejárhatjuk azt, amennyiben megfelelően használtuk korábban a címsor stílusokat.
3: Grafikonok cellába szorítva
A vállalkozásoknál folyamatosan termelődnek az adatok, amelyeket a cég vezetői a lehető legjobban szeretnének átlátni, hogy azok alapján megfelelő döntéseket tudjanak hozni. Az Excel eddig is rendelkezett üzleti intelligencia alapú szolgáltatásokkal, de az Excel 2010 még tovább ment. Erre a törekvésre kiváló példa az Értékgörbék megjelenése. A funkcióval ugyanis az egyes adatsorok közötti összefüggéseket egy cellában szemléltethetjük, közvetlenül a forrás adatok mellett. Azaz így nem kell a grafikonok és az adatok között lépegetniük a felhasználóknak, egy helyen áttekinthetik a vizualizált trendeket, ami jelentősen segíthet az adatok gyors kiértékelésében.
4: Megszelídített Pivot táblák
Az Értékgörbékhez hasonlóan a Szeletelők is az adatok hatékony feldolgozását segítik. A funkció segítségével ugyanis jelentősen leegyszerűsödik a Pivot táblák kezelése, amelyekkel gyorsan és kényelmesen lehet több szempont szerint adatokat összegezni. Eddig az Excel e funkciójával csak egy gond volt: ismerni kellett a mögöttes adatok struktúráját. A Szeletelők ezt egyszerűsítik le, úgy, hogy immár egy laikus végfelhasználó is képessé válik Pivot táblák kezelésére. A megoldással ugyanis csak annyit kell megadnunk, hogy mely mezőket szeretnénk használni, majd a kapott listákat elhelyezzük a táblázaton és már kész is a könnyedén navigálható interaktív kimutatás, amit utána akár egy SharePoint oldalon is elhelyezhetünk, hogy munkatársaink a böngészőjük segítségével navigálni tudjanak a vizualizált adatok között, megfelelő üzleti döntést hozva.
5: Üzenetkezelés egy kattintással
Az Outlook egyik fontos újdonsága a szalag megjelenése, amelynek egyik hangsúlyos eleme az új menüsor közepén megjelent Gyors lépések eszköztár, ahova elhelyezhetjük a számunkra fontos műveleteket, amelyek így mindig könnyen és gyorsan elérhetőek lesznek. Alapesetben is kapunk már párat közülük, pontosan ötöt. Például a „Válasz és törlés” értelemszerűen generál egy válaszüzenetet, a beérkezettet pedig törli, a „Csoport e-mail” segítségével pedig egy adott csoportnak továbbíthatjuk a levelet. Az előre meghatározott Gyors lépések mellett ráadásul saját magunk is létrehozhatunk ilyen parancsokat, egyéni igényeink szerint. Az egyes lépésekhez egyedi billentyűzet-parancsokat is hozzárendelhetünk, így gyorsan feldolgozhatjuk a beérkező üzeneteket.
6: Csoportosított levelek
A szalag és a Gyors lépések eszköztára mellett valószínűleg a Beszélgetés nézet megjelenése számíthat a legmelegebb fogadtatásra az Outlook felhasználói körében. A debütáló funkció ugyanis összerendezi az összetartozó leveleket, így a felhasználóknak immár nem kell hosszasan kutakodniuk, hogy megtalálják az egy téma köré csoportosuló üzeneteket. Ezen felül a kliensben lehetőségünk van bármikor a Beszélgetés tisztítására, amikor az Outlook átvizsgálja a levelezésünket, és kiszórja azon redundáns elemeket, amelyek nem tartalmaznak új információt. Kvázi teljesen felesleges a meglétük. Emellett előfordulhat, hogy belekeveredünk egy számunkra irreleváns levelezésbe, ami csak feleslegesen terheli a beérkező levelek mappáját. Ekkor a Beszélgetés mellőzése lehet segítségünkre, amely nem csak törli az adott levélforgalmat, de a később e tárgyban érkező üzeneteket is automatikusan a Törölt elemek közé továbbítja.
7: Nem kéne ezt elküldeni!
Míg a Beszélgetés nézet a felhasználók postafiókjában próbálja megkönnyíteni a levelek kezelését, addig a MailTips a cégen belüli levélforgalmat igyekszik kordában tartani. Értelemszerűen ugyanis a nem beérkező üzenettel nem kell foglalkoznia senkinek. Az Exchange Server 2010-zel elérhető funkció folyamatosan figyeli a levélforgalmat, és azonnal szól, ha egy felhasználó teljesen feleslegesen akar egy üzenetet elküldeni. Például ha a fogadó fél házon kívül van, időközben megszűnt, vagy betelt a postafiókja, nincs jogosultsága levelet küldeni a címzettnek, vagy ha figyelmetlenül több 100 munkatársát címezi meg.
8: Párhuzamos szerkesztés
Talán az előbbi funkcióból is érezhető, az Office 2010 erejének a legjavát Exchange 2010, SharePoint 2010 és Office Communications Server megléte esetén tudja kidomborítani. Nincs ez másként a párhuzamos szerkesztésnél sem. Ezen esetben ugyanis a SharePoint tárhelytől letöltött állományoknál a felhasználók láthatják, hogy éppen mennyien és kik szerkesztik a dokumentumot, és milyen változtatásokat hajtanak rajta végre. E mellett Office Communications Server mellett akár azonnal kapcsolatba léphetnek a társszerzőkkel, ha bármilyen kérdésük lenne, gondosan megválogatva a kommunikációs csatornát. Ha nem rendelkezik cégünk e szerveroldali megoldásokkal, akkor az ingyenes Office Web Alkalmazásokat érdemes segítségül hívnunk, amelyek szintén lehetővé teszik a párhuzamos szerkesztést. Így egy határidős dokumentumon egyszerre akár 4-5 munkatársunk is dolgozhat.
9: Spóroljunk PowerPointtal
Napjainkban a gazdasági krízis miatt minden vállalkozás igyekszik csökkenteni kiadásait. E téren fontos szerepe van az informatikának, amely képes konkrét megtakarításokat termelni. A sok költségcsökkentő technológia között kiemelt fontossággal bírnak a webes konferenciák, amellyel a cégek lefaraghatják utazási kiadásaikat. De mi a helyzet akkor, ha online előadásunkat prezentációval szeretnénk színesíteni? Nos, a PowerPoint 2010 már képes ennek a kiszolgálására, mivel a kliens segítségével diavetítésünket immár a világhálón keresztül is közvetíthetjük a szoftverhez ingyen járó PowerPoint Broadcast Service szolgáltatás segítségével.
10: Csoportmunkára felkészítve
Amennyiben egy szervezet rendelkezik SharePoint szerverrel, akkor szinte bizonyos, hogy az Office Professional Plus 2010 kiadásban megtalálható SharePoint Workspace alkalmazást előszeretettel fogják dolgozói alkalmazni. A Grove helyébe lépő kliensoldali szoftver ugyanis egyszerű, könnyen kezelhető szinkronizációt biztosít a dokumentumok, a tárak és listák számára. A program mindent automatikusan intéz, így jelentősen leegyszerűsíti a közös munkavégzést a cégen belül. Arról nem is beszélve, hogy az irodán kívül lévő dolgozók így mindig a legfrissebb adatokkal dolgozhatnak.
