A Forrester elsősorban a CRM, ERP, csoportmunka (köztük az e-mail) és az IT-szolgáltatások kezelését támogató alkalmazások ötéves pénzügyi pályáját vizsgálva vonta le következtetéseit.A kutatók azt tapasztalták, hogy a vállalatok 51 százaléka (lásd a mellékelt ábrát) a SaaS-kiadások növelését tervezi, s csak 9 százalékuknál várható csökkentés. Ám az előfizetéses modell hosszú távú pénzügyi hatásai sok kérdést vetnek fel.
A felhőapplikációk megtérülésének alaptényezői
A felhő nyilvánvalóan nagyon divatos az üzleti vezetők körében, de csak kevesen értik meg térhódításának minden következményét - állítja a Forrester tanulmánya. Ezért a tisztánlátás érdekében a következő kérdéseken biztosan érdemes elgondolkodni. Hogyan profitál a vállalat a felhőalkalmazásokból? Hogyan fog fizetni a vállalat a felhőalkalmazásokért? Hogyan fogják megváltoztatni a felhőalkalmazásokkal kapcsolatos bizonytalanságok az üzletmenetet? A mostani befektetések hogyan nyitnak lehetőségeket a jövőben a vállalat számára?
A legfontosabb előnyök
A felhőapplikációkat használó vállalatok elsősorban a gyorsabb bevezetéstől és a használathoz, elérhetőséghez és használhatósághoz kapcsolódó előfizetési modellektől remélhetnek előnyöket. A skálázhatóság, az időzítés és a használat időtartama alapján keletkező előnyök megbecsülhetők, s idővel a mérőszámok is fejleszthetők, finomíthatók, segítségükkel tovább javíthatók az eredmények.
Gyors bevezethetőség. A felhő nagyon vonzó azoknak az üzleti beruházóknak, akik gyorsan túl akarnak esni a bevezetés okozta technikai szüneteken. A SaaS-bevezetések ugyanis pár naposak vagy pár hetesek, s ez lényegesen rövidebb idő a hagyományos házon belül működtetett rendszerek bevezetési periódusánál. A cloudalkalmazások ugyanis működésre készek, s a felhasználónak tulajdonképpen csak internetkapcsolatra és belépési jogosultságra van szüksége, s már dolgozhat is. Nem kell külön gondot fordítani az időt rabló hardver- és működési tesztekre, aprólékos konfigurációra, testre szabásra.
Kisebb támogatási szükséglet. A felhőszolgáltatók ügyfelei gyakran csökkentik vagy megszüntetik IT-támogató részlegüket. A szolgáltatók ugyanis az előfizetéshez állandó ügyfélszolgálatot kínálnak, s a technikai háttérre egyébként is kevesebb az igény helyben, hiszen a frissítésekkel és a bugok kijavításával az előfizetőknek nem kell bíbelődniük. Emellett sok felhőalapú alkalmazás eleve üzleti célra épült, így a felhasználói felülete is egyszerű és „önkiszolgáló" jellegű. Például sok cég redukálta főállású IT-alkalmazottainak számát, ehelyett inkább a felhőszolgáltatóhoz fordulnak e-mailben, mert a szolgáltatási díj lefedi az összes támogatási szükségletüket az infrastruktúra fenntartásától az archiválásig.
Egyszerűbb, gyakoribb frissítések. A felhőapplikációk zökkenőmentes frissítést ígérnek többnyire évente két-három alkalommal - ez sokkal gyakoribb, mint a tradicionális szoftverhasználatnál, amikor a frissítési periódus többéves is lehet. A sűrűbb frissítési ciklus egyben azt is jelenti, hogy a cég mindig a legfejlettebb szoftververziót használhatja, ugyanakkor megszabadul a konzultációs költségektől és a frissítésekkel rendszerint együtt járó vezetői beavatkozásoktól is.
Jobb hasznosítás. A „távozáskor fizess" rendszerű alkalmazások tipikusan jobb adaptációt eredményeznek okból is - állítja a Forrester Research. Egyrészt a cégek azért fizetnek, amire szükségük van, amivel megszabadulnak a dobozos megoldások szükségtelen elemeiért való kiadásoktól, ami pedig a házon belül működtetett rendszereknél elég általános. Így a SaaS-szállítók e pénzügyi előnyt kihasználva ösztönözhetik a telepítést és bátoríthatják a használatot. Másodszor a felhőalkalmazások tipikusan az üzleti közönség igényei szerint vannak felöltöztetve, azaz a könnyű használat, a máshol már megszokott környezet érzése társul hozzájuk. Végül a felhőszállítók gyakran proaktív állapotfelmérést készítenek, statisztikákkal szolgálnak a használatról, ami könnyebbé teszi a vállalatok számára, hogy kiszűrjék azokat a munkatársakat, akiknek oktatásra vagy ösztönzésre van szükségük az applikációk használatához.
A legfontosabb kiadások
A felhőalkalmazások mérséklik, sőt el is tüntethetik a magas kezdeti hardver- és licencköltségeket, amelyek a cégeket a házon belüli (on-premise) rendszerek bevezetése során terhelik. Tipikusan a testre szabási költségek csökkennek az egyszerű, „válaszd ki és klikkelj" típusú konfigurációknak és az alkalmazásokba előre beépített „bevált fogásnak" köszönhetően. Viszont folyamatos előfizetési díjat kérnek a szoftverek után. Ennél azonban többnyire nagyobb kiadás a többféle szállító termékeinek összehangolása és a vendorok folyamatos kezelése. Így a következő fő kiadási tételek várhatók a felhőapplikációk bevezetése miatt:
Folyamatos előfizetési költségek. A felhőalkalmazások használatáért folyamatosan fizetni kell, leggyakrabban felhasználónként és havonként. Más esetekben a tárolt adatok (például dokumentumok) mennyisége vagy a feldolgozott tranzakciók mennyisége után kell fizetni. A bérlet vagy tulajdonlás dilemmában a felhőknél alacsonyabbak a kezdeti kiadások, de néhány esetben a telepítési költségek olyan magasak is lehetnek, hogy meghaladják a hagyományos „licencelj és tartsd fenn" modell kiadásait.
Vendorok kezelése. A felhőalkalmazások megkívánják a szerződésekkel való törődést, a szoftverlicenc-megállapodások és a teljesítmény menedzsmentjét. A cégeknek, ha szerződtek, akkor akár öt éven át minden hónapban fizetniük kell, így minden részletet jól meg kell fontolni. Emellett a szerződések megújítására és a licencek lejáratára is jobban kell figyelni.
Felhő-összehangolási költségek. Sok felhőalkalmazás csak egy megoldásra fókuszál. Például a munkaerő megszerzésének kezelésére. A felhőkben ritkán találni minden funkciót kielégítő megoldásokat. Ez azt jelenti, hogy a cégek gyakran különféle vendorok által kínált termékekből kénytelenek összerakni a szükséges megoldáskészletet. A Forrester azt tapasztalta, hogy a felhőszolgáltatások előfizetőinek 26 százaléka tervezi az együttműködő vendorok számának növelését a következő évben. Ez pedig többletköltségeket eredményez olyan területeken, mint az integráció, az elosztás, a végfelhasználók támogatása, a frissítések menedzselése, a tesztelések és a munkafolyamatok szervezése.
Nyilvánvaló kockázatok
A felhőalkalmazásokra való áttérés veszélyeit elemezve a Forrester Research két fő kockázati tényezőt azonosított.
A vendorok életképessége. Sok felhőalkalmazást fejlesztő cég kis programozói csapatokkal jelenik meg a piacon. Ezeknek a vállalkozásoknak nemcsak a fejlesztői hátterük, de a tőkehelyzetük is gyakorta szerény. Mivel a cloud applikációk és fejlesztőik gombamód szaporodnak, nem mindegyik képes megmaradni a piacon. Ha felvásárolják őket, az a terméknek akár stabilitást is adhat, de még ebben az esetben is megváltozhat a szolgáltatási szerződés tartalma, például az árak is. De az is megtörténhet, hogy a felvásárlás csak a konkurencia eliminálása miatt történik.
Ragadós vendorok. A felhőalkalmazásokat általában könnyű beindítani, de hosszú távon adódhatnak nehézségek - és nem tervezett költségek - a szolgáltatóváltásnál. Ilyenkor ugyanis adatmigrációs és az új megoldásnál bevezetési költségekkel kell számolni. Ezek akár a váltást is megakadályozhatják.
Ahány alkalmazás, annyiféle érték
A Forrester felmérte, hogy a házon belüli megoldásokról a felhőalkalmazásokra való váltás előnyeit, költségeit és kockázatait milyen kulcstényezők befolyásolják elsősorban. A legtöbb SaaS esetében a cégeknek a következő szempontokat biztosan mérlegelniük kell.
A szoftverhasználat körülményei. A felhasználók számának és összetételének gyors változása miatt a könnyű használhatóság és az ötletes tervezés komoly hasznot rejteget. A CRM termékeknél például gyors az értékesítési csapatokban dolgozó végfelhasználók változása. Az egyszerű használhatóság emiatt sok tréningidőt takarít meg, ami egyértelműen javítja a befektetés megtérülését. Más alkalmazásoknál - például az IT- vagy a pénzügyi megoldásoknál - a felhasználói felület kevésbé lényeges, mert az e területeken dolgozó alkalmazottaknak mindenképpen át kell menni alkalmazás- és folyamatspecifikus képzésen a munkába állás előtt.
Az alkalmazás lábnyoma. Egy adott alkalmazás bevezetése meg fogja határozni, hogy mennyi hardver és IT-stábba tartozó alkalmazott válik feleslegessé, s ebből mekkora költségmegtakarítás származik. Ha a felhőalkalmazás egy helyben telepítettet vált, abból az IT-erőforrásokra és támogatásra fordított költségek mérséklődése is következik, ám ha a csere csak a nagyobb rendszer egy elemét érinti, úgy a költségcsökkenés csak mérsékelt lehet, hiszen a megmaradó területek működését továbbra is biztosítani kell.
A frissítések értéke. A zavartalan, automatikus frissítések többet érnek egyes felhőapplikációnál, mint másoknál. Az új gyorsan változó kategóriáknál az érték magasabb lesz a rendszeres szolgáltatás- és funkciófejlesztések miatt. (Tipikusan ilyen terület a biztonsági követelményeknek vagy másfajta előírásoknak való megfelelés, ahol a szolgáltatás tartalmát naprakészen kell tartani.)
Technológiai változások és skálázhatóság
Az imént említett taktikai jellegű előnyökön kívül a felhők megengedik a szervezeteknek a korábbiaknál sokkal gyorsabb technológiai változtatásokat, köztük a gyors felfelé és lefelé való skálázást. Ez a rugalmasság üzleti előnyt jelent a szervezetek számára.
Gyors változások, gyors befektetések. A felhőalkalmazások lehetővé teszik a gyors skálázhatóságot új felhasználói csoportok kiszolgálása érdekében. A rugalmasság a lefelé való skálázhatóságot is jelentheti, hiszen a szolgáltatók egy része negyedévente, de legalább évente engedélyezi, hogy a kihasználatlan felhasználói helyeket töröljék (többnyire kikötik, hogy jelentős csökkenés esetén az egy felhasználóra eső bérleti díj növekedhet). Ez óriási előnyt jelent, mert a cégeknél mindig vannak látens kapacitások, amelyekkel az IT-kiadások tervezésénél már nem kell számolni.
A profi felhasználók aktív részvétele. A felhők legnagyobb rajongói többnyire a professzionális felhasználók közül kerülnek ki. A felhő technológia a testre szabhatóságon keresztül ugyanis hatalmat ad a kezükbe, hogy a nekik megfelelő módon alakítsák át a felhasználói felületet, a munkafolyamatot vagy a riportolást az IT-részlegre való támaszkodás nélkül. Ezek a felhasználók a felhőket sokkal rugalmasabbnak látják, mert valós időben hajthatnak végre változtatásokat az üzleti szükségleteknek megfelelően.
A Forrester Research ajánlásai
Az erőforrásokért felelős vezetők az alábbiakkal különösen segíthetik és gazdagíthatják szervezetüket a felhőalkalmazások vásárlásakor a Forrester szakemberei szerint.
● A megfelelő alkalmazás kiválasztása. Az erőforrás-menedzsereknek a kiválasztásánál érdemes megfontolniuk, hogy ha ragaszkodnak egy adott alkalmazáshoz, azzal esetleg az optimálisnál hosszabb szerződéses időszak mellett is elkötelezik magukat. Továbbá hajlamosak az alacsonyabb szolgáltatási díjakat preferálni egy hosszabb (három-öt éves) szerződés esetén az olyan megállapodott piacokon, mint a CRM. Ám, ha éppen gyors növekedésben van a cég, vagy vannak más fontos befolyásoló tényezők is, érdemes rövidebb tartamú szerződéseket kötni, amelyek teret adnak a változtatásra. Az olyan piaci környezetben, amikor minden gyorsan változik (ez manapság például elég jellemző), szintén érdemes rövidebb időre szerződni. Az új lehetőségek, például akvizíciók úgy is arra késztetik őket, hogy a korábbiaknál sokkal gyakrabban fontoljanak meg alternatív megoldásokat is.
● A legjobb licenckategória kiválasztása. A felhőalkalmazások mellett ma már kifinomult árazási rendszerek állnak. A vendorok többszintű ajánlatai például függnek a funkcionalitástól, a teljesítménytől vagy a katasztrófa utáni helyreállításra vonatkozó felelősségvállalástól. De sokféle licencelési lehetőség is van, gyakoriak például az egész vállalatra kiterjedő licencek, amikor nem számít, hogy hányan használják az alkalmazást. A bonyolultabb felhőtelepítéseknél a megfelelő licencvásárlás milliók megtakarításáról vagy elpazarlásáról dönt, így az erőforrásokért felelős szakembereknek alaposan körül kell nézniük, és ki kell számítaniuk, hogy melyik változat hozza összességében a legjobb eredményt. Emellett konszolidálni kell a szerződéses állományt, s véget kell vetni az egyéni szerződéskötéseknek, amelyek megakadályozzák a vállalati szintű kedvezmények megszerzését.
● Minimalizálni a rejtett költségeket. A felhőszerződések gyakran korlátozzák az adattárolást, az API-hívásokat, a mobileszközök elérését vagy a „sandbox" tesztkörnyezetet. Az erőforrás-menedzsereknek amennyire csak lehet meg kell próbálniuk megérteni a tervezett használatot, s a feltétlenül szükséges elemek meglétéről tárgyalniuk kell a felhőszolgáltatóval. Meg kell beszélni a kockázatok (például a katasztrófa utáni helyreállítás) kezelését vagy az érzékeny adatok titkosságának megőrzését, továbbá harmadik felek, például külső tanácsadók vagy tartalomfejlesztők alkalmazáshasználatának feltételeit, mielőtt ilyen címen külön díjakat számítanának fel.
A kutatók példaszámításokat is végeztek a felhőszolgáltatások különböző területeken való ötéves megtérüléséről. Azt tapasztalták, hogy a CRM esetében a felhőkbe való befektetések visszatérülése (return on investment - ROI) 20 százalékos az ötéves időtartam alatt. A felhőre költött pénz azonban 12-24 hónap alatt visszajut a befektető kezébe. Az ERP-k esetében már csak 6 százalékos ROI-t és többéves visszatérülést mutattak ki. Az üzleti hatékonyságot javító alkalmazásoknál viszont a ROI 27 százalék volt, s az elköltött pénz 12-24 hónap alatt jutott vissza a befektetőhöz.
