Mind az IT kontrollingja, mind a kontrolling IT-ja egyre inkább a felhasználókat helyezi a középpontba.Drótos Györggyel, az IFUA Hováth & Partners partnerével, a Covinus Egyetem tanszékvezetőjével tekintettük át a változásokat.
Az IT kontrollingja
Az előbbi egyre kevésbé a nagy központi keretek valamilyen racionális szétosztását, vagy a nagy központi projektek megvalósításának nyomon követését jelenti. Inkább arra fókuszál, hogy az IT üzemeltetési és fejlesztési költségei hogyan finanszírozhatók meg a felhasználóknak nyújtott szolgáltatások „kiterhelésén” keresztül. Azaz a felhasználóknak olyan mértékben kell hozzájárulniuk az informatikai kiadások fedezéséhez, amennyi rájuk jut az általuk igénybevett IT szolgáltatások költségei alapján. Ám kiderült, hogy azok a kulcsok, amelyekkel e költségeket eleinte szétosztották, nem igazságosak. Hatalmas különbségek alakulnak ki, ha csak a fejkvóta alapján folyik a szétosztás, vagy ha csak a licenc költségeket nézik, de nem veszik figyelembe a mögöttük lévő további járulékos kiadásokat. Ha e tételeket végigkövetik, és az alkalmazáshoz nyújtott szakértői támogatást (például help desk), a fejlesztőeszközt, az adatbázis kezelőt, a szervert, a hálózatot is nézik a költségeikkel együtt, akkor a tényleges, okozat hű eredmény 30-50 százalékkal is eltérhet az egyszerű kulcsok alapján mechanikusan számított értékektől. Ha az okozat hű allokáció megtörtént, kiderült, hogy valójában mi mennyibe került, és a szolgáltatási szintekről szóló megállapodásokat is figyelembe vették, akkor lehet tiszta képről beszélni – fejtette ki Drótos György.
A szolgáltatási listák és az SLA-k (service level agreement – a szolgáltatási szintről szóló megállapodás) kialakítása korábban az IT kontrollingtól független volt. Jellemzően az IT outsourcing szolgáltatóknak volt ez a kötelezően elvégzendő feladatuk. Aztán a belső informatika is átvette ezt a gyakorlatot. Ám nem is annyira a felhasználók, hanem a maga védelmére, főleg a felhasználók egyedi, ad hoc jellegű informatikai igényeinek ellensúlyozására. A szolgáltatáslistákkal és az egyes szolgáltatási elemekhez tartozó SLA-kkal azt akarták elérni, hogy rendszerezetten érkezzenek az IT-részleghez a szolgáltatási igények. De akkor még nem volt szó a költségekről.
Csakhogy a kettő összetalálkozott néhány évvel ezelőtt. A hatékonyabb működés érdekében egyre nőtt a nyomás, hogy a tényleges igénybevétel arányában a felhasználókra terheljék az üzemetetési költségeket. A tervezhető igénybevétel pedig az SLA-k és a szolgáltatási listák alapján jelenik meg, azaz, hogy ki, milyen listából, mit és milyen szolgáltatási szinten vesz igénybe. E tételeket már elég jól lehet kalkulálni, s az a felhasználói kör, amelynek van IT-ra fordítható költségvetése, ezek alapján már elég jól tud tervezni. Például eldöntheti, hogy kell-e neki tíz SAP munkaállomás vagy elég nyolc, melyik modulhoz akar hozzáférést, és melyikre nincs szüksége stb.
Drótos György emlékeztet: az lenne az ideális, ha a felhasználói kör mérlegelhetné, hogy bizonyos kapacitásokat esetleg a cégen kívülről rendeljen-e meg, ha az egyébként olcsóbb, a céloknak jobban megfelelő, vagy gyorsabban rendelkezésre áll. Természetesen ennek megvannak a korlátai, hiszen, ha mindenki szabadon vásárolna külső szolgáltatásokat, az valószínűleg zűrzavart okozna, részben pedig megkérdőjelezné a korábbi IT-beruházások értelmét. A cégen belüli szolgáltatások ugyanis nagyon megdrágulnának, mert a fix kiadások (például a szerverpark üzemeltetési költségei) kevesebb helyre oszlanának el. Ennek következtében ha szóba is kerül külső informatikai cég igénybevétele, a megrendelés jellemzően csak a belső IT szolgáltató jóváhagyásával, sőt akár azon keresztül történhet meg.
Egy ilyen rendszert jellemzően körülbelül 100 felhasználó felett érdemes kidolgozni. A kisebb vállalatoknál is szükséges azonban, hogy a felhasználók kontroll szerepbe kerüljenek, ám a szolgáltatási listák, a szolgáltatási szintek, továbbá a költségszámítással előálló árcédulák alkalmazása már bizonyos vállalati méretet tételez fel – állítja a szakértő.
A kontrolling IT-ja
A kontrolling IT-ját vizsgálva kitűnik, hogy a felhasználó nem csak belső vagy külső erőforrásokat vásárolhat, hanem esetenként dönthet úgy is, hogy a számára szükséges kapacitást létrehozza maga. A különböző alkalmazási területek közül talán itt mutatkozik meg leginkább, hogy a felhasználó külső segítség és tulajdonosi szoftverek igénybevétele nélkül is kialakíthat egy teljes szolgáltatási csomagot.
A kritikus tranzakció-feldolgozó rendszereket, például ERP-rendszereket nem lehet egy főosztályon laikusok által üzemeltetni. Hasonlóképpen egy bérügyviteli rendszert, hiába nagyon jók a területen dolgozó szakemberek, nem lehet külső fejlesztők, állandó támogatás, a jogszabályi változások követése nélkül működtetni. Azaz ilyen esetekben az IT nem kerülhető meg. De amikor a meglévő tranzakcionális adatokra akarnak építeni egy tervezési vagy beszámolási rendszert – mert már vannak ilyen eszközök –, a vállalati kontrollerek egyre inkább maguk is elboldogulnak vele. Szokták ezt a tevékenységet önkiszolgáló BI-nak (üzleti intelligenciának) is nevezni.
Ez a helyzet azért áll elő, mert a központi IT-nak se kapacitása, se pénze nincs az egyes részlegek helyben felmerülő igényeinek kielégítésére. Ám ha rendelkezésre állnának a források, e fejlesztéseket akkor is besorolnák a többi közé, ami növelné a várakozás idejét. A felsővezetők azonban kikényszerítik az alájuk tartozó részlegekből azokat a jelentéseket, szimulációkat, amelyeket nekik is prezentálniuk kell. Így a kontrollerek nem feltétlenül várják meg például a sokára esedékes Cognos fejlesztést, hanem elkezdenek kísérletezni olyan szabad forráskódú eszközökkel (mondjuk a Palóval), amelyekkel fel tudnak építeni egy modellt. Ha nagyon nagy adatállományokat kéne mozgatniuk, amihez a vállalati szerverekre is szükség volna, akkor inkább valamilyen felhőmegoldással élnek. Továbbá támaszkodhatnak a memória alapú műveletekre is, amelyeket már a nagyobb teljesítményű notebookok, illetve egyes adatbázis technológiák (például SAP HANA) is támogatnak. A hardver- és szoftverfejlesztések egyaránt abba az irányba mutatnak, hogy a komoly BI számításokat, az aggregált adatok előállítását nagy teljesítmény- és időszükséglet nélkül is képesek elvégezni. A nagy adatállományból pedig mindig éppen annyit töltenek le a felhőből, amennyire szükség van, és komoly nagyságrendű adatbázisokban is képesek elboldogulni. Ráadásul ezekben a BI eszközökben a modellalkotás elég felhasználóbarát ahhoz, hogy egy olyan gazdasági szakember is meg tudja tanulni, akinek nincsenek különösebben elmélyült informatikain ismeretei.
Mobilitás és vizualizáció
Az összképre a mobilitás is hatott. Ha a kontroller önkiszolgáló módon előállította a vezetői jelentéseket, akkor a mobil eszközökön igen produktív munkát tud végezni a felsővezetőjével. A tableteken ugyanis könnyű közösen elemezni a jelentéseket. Szó szerint összedughatják felette a fejüket néhányan. Ilyen körülmények között hatékonyan működhet az áttekintést és a változások megértését szolgáló vizualizáció. Ez nem olyan egyszerű dashbordok, műszerfalak használatában merül ki, amelyek színes ábrákon összegzik az eredményeket. A technológiai áttörés abban van, hogy az egyes mutatókat meg lehet változtatni, és az új beállításokkal valós idejű szimulációkat lehet lefuttatni, ami nagyon megkönnyíti és felgyorsítja a döntéshozatalt.
Amíg nem voltak ilyen eszközök, addig a „mi lenne, ha” típusú feladatokkal csak lassan boldogultak, mert a megváltoztatott paraméterrel hazament a kontroller, leképezte az összefüggéseket, és másnap visszatért az eredménnyel. Ha az nem felelt meg a várakozásoknak, akkor jószerivel elfecséreltek egy napot. És kezdhettek valami máshoz, aminek a kimenetele szintén bizonytalan volt. Egy másik lehetséges út az volna, ha egy bonyolult rendszerben a kontrollerek és döntéshozók együtt írnák át az adatsorokat. De ez az út sem igazán kényelmes vagy járható. Az új típusú vizualizáció viszont rendkívül hatékony, igen erős döntéstámogató eszköz. És ez nagy lökést ad a BI felhasználásának a kontrolling munka segítésében. Az önkiszolgáló BI-ban is fontossá válik e képesség, mert a vizualizáció a folyamat tartalmi szempontjává válik, s a felsővezetők alkalmasint akár a kontroller nélkül is kipróbálhatják az egyes mutatók megváltoztatásának hatásait.
Az új fejlemények az IT szállítók és a belső IT szervezetek szerepére is visszahatnak, mert ha a felhasználók szabad forráskódú szoftvereket szereznek be, azokat a saját PC-jükre telepítik, és önkiszolgáló módon eljutnak egészen az adatok elemzésekig, akkor nagy kérdés, hogy a professzionális szolgáltatók mit kínáljanak a jövőben. Természetesen az IT infrastruktúra és a nagy tranzakció-feldolgozó rendszerek professzionális működését továbbra felkészült IT szakemberekkel és egységesen kell megoldani. Egyre inkább látszik azonban annak az évtizedeken keresztül stabilan álló modellnek a tarthatatlansága, amelyben feltételezték, hogy az IT mindent tud, az összes szükséges kompetencia a rendelkezésére áll, mindent kontrollál, és mindent központilag irányít. Mivel azonban a szabad forráskódú eszközök teljesen elfogadottá váltak az üzletben, s a felhasználók már rengeteg dolgot maguktól el tudnak végezni, nincsenek már központilag allokált IT források, és bebizonyosodott, hogy ha központilag akarnak irányítani mindent, azzal nem feltétlenül jutnak jobb eredményre, új helyzet állt elő. Ezért a szélsőségesen hierarchikus IT modellt a nagy gazdálkodó szervezetek egyre inkább feladják – vélekedik Drótos György.
