Csupán arra van szükség, hogy a társaság megbízzon egy e-számla szolgáltatót, valamint a számlát befogadó partner nyitott legyen a papíralap helyett az e-számlára. A Számlaközpont Zrt. vezérigazgatója szerint az uniós e-számlázás liberalizációja, valamint az áfa-törvény kedvező módosítása is növelheti az elkövetkező években a jelenlegi 2-3 %-os e-penetrációt akár a többszörösére. Szőnyi Györgyöt kérdeztük:
"Sokan kérdezik tőlem; mi az oka annak, hogy Magyarországon még nem tudott elterjedni az elektronikus számlázás? Miért van az, hogy még mindig a papíralapú számlák dominálnak a vállalkozások körében és csupán elenyésző százalékuk tért át az e-számlára? A rövid válaszom erre: minden lényeges változáshoz idő kell. De, nézzük meg, mivel is tudnám meggyőzni a magyar vállalkozásokat, hogy az átállási időszak lerövidüljön!
Amit talán kevesen tudnak; éves szinten akár 75-80%-os megtakarítást eredményezhet a papíralapú számlázásról való áttérés az elektronikusra, ugyanis ez utóbbi esetében nincs nyomtatási és postázási költség. A közhiedelemmel ellentétben egy vállalkozás számára az elektronikus számlázás bevezetése nem igényel hosszadalmas és bonyolult előkészítő szakaszt, mindössze arra van szükség, hogy a társaság megbízzon egy e-számla szolgáltatót, és a számlát befogadó partner nyitott legyen a papíralap helyett az e-számlára.
De lássuk, milyen konkrét előnyökkel jár az e-számlázás?
Az általunk alkalmazott módszer platform független, azaz bármilyen meglévő számlázó programhoz könnyen illeszthető. Ennek megfelelően egyszerre jelent megoldást mind a nagyvállalati ERP rendszerekhez való integrációban, mind a közép, mind pedig a kisvállalatok számára. Sőt, ügyfeleink számára online számlázót is tudunk biztosítani, így azon mikro- vagy egyéni vállalkozók is élvezhetik az e-számla nyújtotta előnyöket, akik eddig nem rendelkeztek számlázó programmal.
Az elektronikus számlázást bevezető cégek – és azok befogadó partnerei - részére a szolgáltató ingyenes tárhelyet biztosít, ahol a számlákat a törvényi előírásoknak megfelelően archiválják a kibocsátást követő nyolc éven keresztül. A személyes felhasználói fiókból az elektronikusan kibocsátott/befogadott számlák – személyes ID megadásával – bármikor letölthetők, így a vállalkozás vezetője mellett akár a könyvelő is közvetlen hozzáférést kaphat a számlákhoz. Sőt, akár az is elképzelhető, hogy a beérkező e-számlákat automatikusan a könyvelő veszi át, ami jelentősen könnyítheti a KKV-k adminisztrációs feladatait, a könyvelők pedig új szolgáltatásokkal állhatnak ügyfeleik rendelkezésére. A kibocsátóknak és a befogadóknak is lehetőségük van egy adat export-import funkcióval a leválogatott számláikat egyszerre beilleszteni a meglévő könyvelő programjukba, ezzel a kézi feldolgozás teljesen kiküszöbölhető. Ezen túl egyéb kiegészítő funkciók is elérhetők, mint például a számla leválogatás, statisztikák-analítikák készítése, újraküldés vagy az online bankkártyás kiegyenlítés. Dokumentum archívumunk lehetőséget ad a beérkező papír alapú számlák/dokumentumok digitális tárolására, mellyel az irattározás egyszerűsödik.
A számlákat a befogadó egy e-mail formájában kapja meg. Ez a levél tartalmaz egy kódolt linket, erre kattintva ( biztonságos adatkapcsolattal, ssl titkosítással) a fogadó letöltheti számláját, így egyértelműen dokumentálásra kerül, hogy a vevő mikor vette át a számára megküldött bizonylatot. A megadott jelszópárossal (ami természetesen módosítható) az adminisztrációs felületre bejelentkezve bármikor letölthetők a bizonylatok, 8 évre visszamenőleg. A kiállított számlák közötti keresés és szűrés is hatékonyan megoldható, listázható, akár a kiegyenlítetlen, akár a vevők által meg nem tekintett számlákról, vagy az adott hónapban kiküldött fizetési felszólító levelekről legyen szó.
A megoldás tehát nemcsak olcsóbb, de egyszerűbb is. Az olcsóbb „üzemeltetés” egyértelműen a megoldás jellegének köszönhető, hiszen az online küldés miatt se postai, se nyomtatási költséggel nem kell számolni. Az egyszerűség a könnyebb kezelhetőségből, a könnyebb tárolásból és a számlaátvétel könnyebb igazolhatóságából adódik.
A számlaküldő vállalatokat követeléseinek kezelésében is támogatja az e-számlázás, segítségével a szükséges esetben a fizetési felszólítások előre tervezetten ütemezhetők. A Számlaközpont biztosítja - a törvényi előírásnak megfelelően - az automatikus fizetési meghagyásos eljárás elindítását és végrehajtását. A fizetésre kötelezett ellen elektronikus úton lehet benyújtani a kérelmet a közjegyzőhöz, aki azt 3 munkanapon belül köteles ellenőrizni és a fizetésre kötelezettnek megküldeni. A fizetéssel késedelembe eső cégnek 15 napja van az ellentmondás beterjesztésére, ezt követően a beszedés jogerőre emelkedik. A folyamathoz kapcsolódó, törvényileg meghatározott eljárási díjat (nettó 10 000 Ft) pedig a fizetésre kötelezettnek kell megtérítenie.
Tudom, jól persze, hogy mindez nem mehet egyik napról a másikra, de a közelgő uniós e-számlázás liberalizációja, valamint az áfa-törvény kedvező módosítása minden bizonnyal növelni fogja azok számát, akik áttérnek az e-számlára és ez az elkövetkező években a jelenlegi 2-3 %-os e-penetrációt akár a többszörösére is növelheti Magyarországon.
Mit is ír elő az ÁFA- törvény módosítása? A törvény értelmében 2013 januárjától minden belföldi áfa alanynak összesítő jelentést kell készítenie, hasonlóan a már megszokott uniós áfa jelentésekhez. Számításaink szerint az új belföldi jelentéskészítésre kötelezettek száma megközelíti a 2 milliót. Azoknak a cégeknek, akik papíralapon kezelik a számláikat, nehéz lesz elkészíteni az adatok összesítését és várhatóan jelentős többletköltséget okoz az új törvényi előírás.
Szintén 2013 januárjától életbe lép az EU számlázási irányelve, amely egyszerűsíti az elektronikus számlázás feltételeit. Eszerint az elektronikus számla tetszőleges formában kibocsátható, ha a számlát a vevő elfogadja, és az alkalmazott informatikai megoldás biztosítani tudja az eredet hitelességét. Mindezeken kívül gondoskodni kell a megfelelő elektronikus megőrzésről és biztosítani kell az adatokhoz való hozzáférést az adóhatóságok számára.
Véleményem szerint, a számtalan kimutatható előny és a rövid időn belül elérhető jelentős megtakarítás, valamint az említett törvényi változások együtt érik majd el a hatásukat és itthon is egyre több vállalakozó szembesül azzal; itt az idő a változásra, eljött az e-számla ideje!"
