Függetlenül attól, mennyire játszik kulcsszerepet a folyamatok kiszolgálásában, bármely szoftvermegoldás kiválasztása hatalmas, időrabló feladat, amelynek során számos akadályt kell leküzdenünk, olvashatjuk Ryan Warnocknak a CIO magazinban megjelent cikkében. Milyen lépések szükségesek ahhoz, hogy az igényeinknek legjobban megfelelő ERP-rendszert telepítsük? Erre a kérdésre igyekszünk válaszokat adni az alábbiakban.
Rendszerkövetelmények
Mielőtt felvennénk a kapcsolatot a lehetséges ERP-fejlesztő cégekkel, feltétlenül meg kell határoznunk, egészen pontosan mit várunk el a majdani rendszertől. Minthogy az erőforrás-gazdálkodási megoldásokat általában több vállalati részleg is használja, a beszerzési folyamatot végző alkalmazottaknak minden olyan munkavállalóval konzultálniuk kell, akik érintkezésbe lépnek majd a vállalatirányítási megoldással, a végfelhasználóktól kezdve a felsővezetőkig.
Miután lezajlottak a megbeszélések az érintettekkel, és összeállítottuk a követelmények listáját, megkezdhetjük a priorizálásukat, meghatározva, hogy közülük melyek az alapvető fontosságúak, és melyek azok, amelyek kívánatosak ugyan, de csak a személyzet egyes tagjai számára hasznosak. A követelménylista birtokában sokkal jobban tudjuk majd értékelni és pontozni a lehetséges ERP-rendszereket.
Vállalati célok
Azon túlmenően, hogy már a beszerzési folyamat kezdetén pontosan meghatározzuk a lehetséges rendszerekkel szemben támasztott követelményeket, arra is figyelemmel kell lennünk, hogy az új ERP-rendszer miképpen fogja támogatni a vállalat céljainak elérését rövid, illetve hosszú távon. A konzultációs folyamat miatt minden bizonnyal hosszabb időt igénylő rendszerkövetelmény-fázistól eltérően ez a lépés gyorsabban végrehajtható, mert a vállalati célokat eddig a pontig már világosan meg kellett fogalmaznunk.
Legyen például a rövid távú cél az informatikai rendszer hatékonyságának növelése, a hosszú távú pedig belépés az új piacokra - tudnunk kell, hogy a vállalatirányítási rendszer miképpen segíti majd e törekvések elérését.
Rendszerintegráció
Az ERP-rendszerek a vállalati IT-infrastruktúra kulcsfontosságú alkotóelemei, ezért nagyon fontos megvizsgálnunk, hogy az új ERP-rendszer bevezetése milyen hatással lesz a már használt alkalmazások működésére, illetve mennyire egészíti ki azok funkcionalitását. Nem kívánt költségeket és problémákat okozhat, ha olyan ERP-t választunk, amelyet nem lehet integrálni a vállalatunknál sikeresen használt egyéb rendszerekkel, és a bevezetéstől remélt előnyöket jelentősen csökkenthetik a más területeken fellépő problémák.
Általánosságban elmondható, hogy a széles körben használt erőforrás-gazdálkodási rendszereknél kevésbé kell integrálási problémáktól tartanunk, hiszen valaki előttünk már minden bizonnyal szembesült a problémával, a termék szállítója pedig valószínűleg már talált rá megoldást.
Partnerek
Akár fejlesztő partner segítségével, akár szakértőkből álló csapat bevonásával szándékozunk bevezetni az ERP-rendszert, ha még a kiválasztás előtt tüzetesen megvizsgáljuk a potenciális szállítókat, garantáltan megsokszorozzuk azon szakemberek számát, akikre az üzemeltetésnél számíthatunk majd. Mint arra már utaltunk, a népszerű vállalatirányítási rendszerek értékesítésében méretes partnerhálózat vesz részt, így nemcsak sok szakértő közül válogathatunk, hanem a beszerzési folyamatot is hatékonyabban tudjuk levezényelni.
Azok a vállalatok, amelyek korlátozott vagy nem létező partnerhálózattal rendelkező ERP-megoldást választanak, sebezhetőekké válnak, mert amikor segítségre vagy bővítésre lesz szükségük, ki lesznek szolgáltatva a fejlesztőnek. Általánosságban elmondható, hogy jobban jár a vállalat, ha a bevezetést hivatalos ERP-partnerrel végezteti, nem pedig a megoldás fejlesztőjével. Ezek a partnervállalatok ugyanis gyakran kínálnak támogatási szolgáltatást, így nem kell feltétlenül a fejlesztő ajánlatát igénybe vennünk.
Tréning
A rendelkezésre álló képzési lehetőségekre a kiszemelt rendszer elterjedtsége is hatással van. Mielőtt kiválasztanánk az erőforrás-gazdálkodási rendszert, feltétlenül érdemes utánanéznünk annak, milyen mélységű tanulmányokat igényel annak bevezetése és üzemeltetése, a tréningek mennyi időt vesznek igénybe, és mennyibe kerülnek.
Számos vállalatnál alábecsülik a tréningek szerepét és költségeit, ami miatt a bevezetés után nem marad pénz a rendszer előnyeinek teljes körű kihasználásához szükséges tanfolyamokra. A népszerű rendszerek kezelésének elsajátítását megkönnyítik a felhasználóbarát felületek, másrészt kiterjedt támogatással - kézikönyvekkel, tréningpartnerekkel, felhasználói fórumokkal - is dicsekedhetnek.
Jövőbeli technológiák
Bár még a jövőbelátó szakértőknek is nehéz megjósolniuk, milyen technológiai újításokra lehet számítani a közeli jövőben, ha megvizsgáljuk, korábban milyen lelkesek voltak az egyes szállítók az új technológiák bevezetésében, pontosabb képet alkothatunk arról, mennyire elkötelezettek az innováció iránt.
Folyamatosan fejleszti-e a szállító a rendszerét mobilalkalmazásokkal? Beépíti-e termékébe az intelligens hangasszisztens technológiákat? Az előbbi és hasonló kérdésekre adott válaszok alapján könnyebben megjósolható, vajon milyen hajlandóságot mutat a fejlesztő az új technológiák alkalmazására, így eldönthetjük, bízhatunk-e benne hosszú távon, elkerülve, hogy a vállalatirányítás hatékonysága terén lemaradunk versenytársainktól.
Referenciák
Akár ERP-rendszer kiválasztásával bíztak meg minket, akár csupán a családi nyaraláshoz keresünk szállodát, a vásárlói értékelések és referenciák komoly súllyal eshetnek latba a döntéshozatal során. Jóllehet, nem mindegy, hányan vették a fáradságot az értékeléshez, lényeges, hogy miként vélekedtek a kiszemelt portékáról a miénkhez hasonló helyzetben lévő és a miénkkel azonos iparágban tevékenykedő vállalatok. További hasznos információkhoz juthatunk a rendszerről, ha felvesszük velük a kapcsolatot, és kifaggatjuk őket konkrét felhasználói tapasztalataikról. Ezek a párbeszédek segíthetnek eldönteni, vajon valóban megfelel-e az igényeinknek a kiszemelt megoldás, továbbá választ kaphatunk néhány fontos kérdésünkre, és megismerhetjük azokat a nehézségeket, amelyekkel a bevezetés során kell majd szembesülnünk.
Költségvetés
Bár a vállalatok többségénél a legfontosabb értékelési szempont a bevezetés teljes költsége, a legjobb választást nem a legolcsóbb, hanem az igényeinknek leginkább megfelelő megoldás jelenti. Az ár ugyan lényeges tényező a döntéshozatalban, az ERP-rendszer pozitív hatása az üzletmenetre azonban olyan mértékű hatékonyság- és profitnövekedést eredményezhet, ami jócskán túlszárnyalja a kezdeti kiadásokat. Különösen akkor, ha takarékosságból nem az olcsóbb, de kevésbé megfelelő rendszert választjuk, amely rengeteg finomhangolást és tréninget igényel ahhoz, hogy valóban használható legyen.
