A home office elterjedésével a vállalati hatékonyság szempontjából kulcskérdéssé vált a távmunkában dolgozó csapattagok közötti együttműködés javítása. Ez az új típusú munkakapcsolat ma már nem szorítkozik pusztán csevegésekre: a résztvevőknek sokfajta módon kell együttműködniük, és ezek kiszolgálása újfajta technikákat igényel.
Igen sokszínű a rendelkezésre álló megoldások választéka. A kínálatban a csevegőappoktól, az e-mail-forgalom lebonyolítására és kezelésére szolgáló eszközön át a munkacsoportos projektkezelő alkalmazásokig mindent megtalálhatunk. Az új startup-eszközök egy része meglévő koncepciót fejleszt tovább, és lehetővé teszi, hogy a helyileg telepített megoldásoktól megszabadulva továbblépjünk a felhő- és a mobilvilágba. Az újfajta távmunkaeszközök azonban nem pusztán hatékonyabbá teszik az együttműködést: a rendszer teljes újragondolásával új alapokra helyezik a munkacsoportos tevékenységet.
A következőkben bemutatunk néhány olyan fejlesztőt, amelyek termékeivel a vállalati felhasználók könnyebben alkalmazkodhatnak a távmunka speciális követelményeihez, és rendet vághatnak az informális megbeszéléseken, találkozókon és levelezgetéseken alapuló üzleti folyamatok dzsungelében. Olyan megoldásokra igyekszünk felhívni a figyelmet, amelyek lehetővé teszik az interaktív, valós idejű csoportmunkát, tervezést és végrehajtást, vagyis új szintre emelhetik a vállalati hatékonyságot.
Airtable
Az Airtable a táblázatok használatát igyekszik újragondolni, és olyan rugalmas, low-code megoldásokat kínál, amelyek a csoportos projektek tervezését és kezelését segítik. E startup feladatkezelő eszközeivel a céges felhasználók a speciális munkafolyamatokhoz, (marketingkampányok, videós utómunkák stb.) illeszkedő, testre szabott appokat hozhatnak létre.
A 2015-ben indult vállalkozás táblázatai a projektek sokfajta információját képesek magukba foglalni, és lehetővé teszi, hogy például fotókat vagy jelölőnégyzeteket is hozzáadjunk egy-egy rubrikához. A projekt előrehaladását határidők és státuszok segítségével követhetjük nyomon, és a csapat tagjaihoz feladatokat rendelhetünk hozzá. A projekteket többféleképpen tudjuk megtekinteni: a hagyományos táblázatos nézettől a kalendáriumon keresztül a galériáig és a Kanban-stílusú felületekig számos megoldásból választhatunk.
Bár az appok létrehozása az Airtable-ben elvileg semmiféle programozói szakértelmet nem igényel, de azért nem árt, ha a felhasználók otthonosan mozognak az adathalmazok és az üzleti folyamatok kezelése terén. Ha viszont összeállítottuk az alapstruktúrát, az interakció már senki számára nem okozhat gondot.
Eleinte ugyan az Airtable fejlesztői az egyéni felhasználókat célozták meg, de később a munkacsoportok felé vették az irányt, és elsősorban az ő munkájukat megkönnyítő eszközként kezdték pozícionálni megoldásukat. Ennek eredményeként az app ma már egyszerre akár több száz aktívan együttműködő munkatárs tevékenységét is képes kiszolgálni.
Hitvallásuk szerint a távmunka általánossá válása a munkafolyamatok teljes körének újragondolását igényli, és a digitális átalakulás hosszú távon csak úgy gyorsítható fel, ha a szabályozatlan, sokszor zavaros, és rengeteg félreértésre okot adó ad hoc vagy kézi munkavégzést digitális mederbe tereljük. Az Airtable ehhez kíván előremutató megoldást nyújtani.
Around
A járvány idején a hagyományos munkahelyi megbeszéléseket a távkonferenciák váltották fel, és az ugrásszerűen megnőtt igények kiszolgálására sokfajta videós app jelent meg a piacon. Bár az ilyen típusú távkonferencia-eszközök ma már nélkülözhetetlenek a vállalati munkában, a konkrét, sokszor apró-cseprő problémák gyors megvitatására nem igazán alkalmasak. Az Around videós appja nem foglalja el a teljes képernyőt, ehelyett lebegő videócsatornákat kínál, amelyeken kattintva villámgyors megbeszéléseket folytathatunk, ha valamit tisztázni akarunk egy kollégával.
Noha a megoldás a hagyományos videó lehetőségeit használja, a kreativitást és a produktivitást helyezi a középpontba. Pont annyi személyes jelenlétet biztosít, amennyi a munkánkhoz kell, és nem köti le fölöslegesen a figyelmünket. Az Around többnyire a háttérben dolgozik, és használata nem vezet ahhoz a fajta kifáradáshoz, ami a hagyományos videóappok felhasználóinál előbb-utóbb óhatatlanul jelentkezik.
Úgy is tekinthetjük, mint egy kommunikációs réteget, amely a többi munkacsoportos eszköz fölött lebeg, és hatékonyan kiszolgálja azt a több felhasználós működési módot, amelyet például egy dokumentum közös szerkesztése igényel. A fejlesztők arra törekedtek, hogy megoldásuk a lehető legkevésbé legyen zavaró. Az Echo Terminator szolgáltatás ultrahangos technikával érzékeli a közeli laptopokat, és elejét veszi a mikrofonok összegerjedésének. Emellett zajszűrés tompítja a zavaró háttérhangokat - ez egy lármás családi otthonban éppúgy jól jön, mint egy nyüzsgő irodában.
Szintén aranyat ér az a szűrő, ami kissé elhomályosítja a felhasználó videócsatornáját: ezt a fejlesztők kifáradásgátló videómódnak hívják, és a tapasztalataik szerint a kép élethűségének szándékos lerontásával tényleg csökkenti a fáradtságot, ráadásul a felhasználóknak a külsejük miatt is kevésbé kell aggódniuk a megbeszélés során.
Coda
A Coda az ambiciózus "all-in-one" megközelítést alkalmazza a munkacsoportos hatékonyság növelésére: a szövegszerkesztőtől a táblázatkezelőn át a munkafolyamat-kezelő appig minden olyan eszközt tartalmaz, ami egy kollektíven létrehozott dokumentum szerkesztéséhez és eléréséhez szükséges. A munka egy üres oldallal indul, de egy szimpla felsorolást is pillanatok alatt teendők listájává alakíthatunk, elláthatjuk határidőkkel, és a teljesüléseket is diagramon szemlélhetjük.
Kiválóan alkalmas projektek megtervezésére: az Uber például egy nagy applikáció-újratervezési munkánál egyetlen Coda-dokumentumot használt több száz mérnök tevékenységének összehangolására.
Fejlesztői abból a felismerésből indultak ki, hogy a munkák fókuszában nem alkalmazások, hanem dokumentumok állnak. Ha egy csapat tagjait megkérdezzük a munkájukról, egy sor program nevét fogják felsorolni, de ha megnézzük, hogy ténylegesen mit csinálnak, azt látjuk, hogy dokumentumokat, táblázatokat és prezentációkat barkácsolnak egész nap. A Coda fejlesztői olyasmit akartak művelni a dokumentumokkal, mint a YouTube a videókkal: az volt az álmuk, hogy egy egyszerű, barátságos felület segítségével mindenki számára kényelmessé tegyék az ötletek leírását és közreadását. Megoldásuk sikere arra utal, hogy nem jártak rossz úton.
Donut
A távmunkának számos előnyös oldala van, de az otthoni elszigeteltséget sokan megszenvedik. A Donut Slack alkalmazása arra készült, hogy valamiképp pótolja a klasszikus munkahelyi csevegéseket, és megerősítse a munkatársak összetartását. A fejlesztőket egyetlen cél mozgatta: minden eszközzel szorosabbra fűzni a kollegiális kapcsolatokat. Ennek nem csupán mentálhigiéniás előnyei vannak: a szociális kötelékek az innovációt és az információk megosztását is segítik.
Két fő komponense van a megoldásnak. Az Intros szolgáltatás létrehoz egy Slack csatornát, amely összeköti az alkalmazottakat. Ez jól jöhet például a távmunkások összekapcsolására, de kiváló arra is, hogy szorosabbra fűzze az irodában dolgozók közti személyes viszonyokat, vagy segítsen megismertetni az új munkatársat.
A cég nemrég beindította a Watercooler szolgáltatást, amely jópofa kérdések kiküldésével ösztönzi a munkatársak közötti csevegést. Egy banálisnak tűnő felvetés (mi a kedvenc számod? Hogyan szereted a tojást?) jó hangulatú beszélgetéseket indíthat el, és a dolgozók máris kevésbé érzik magukat elszigetelve.
Figma
A Figma egy böngészőalapú, munkacsoportos felülettervező app, amelyet a valós idejű, több felhasználós szerkesztés kiszolgálására alkottak meg. Olyan megoldásokat tartalmaz, amelyek a profi tervezőket is kielégítik (vektoros eszközök, újrafelhasználható UI stílusok, kódgenerálás), emellett lehetővé teszi, hogy a munkacsoport tagjai visszajelzések, megjegyzések segítségével megvitassák a változtatásokat, és élő hivatkozásokon keresztül megosszák egymással a fájlokat.
Bár a Figma elsősorban tervezőknek készült, a kreatív folyamatban részt vevő egyéb munkatársak is használhatják, és a fejlesztők távlati célja az, hogy idővel bárki számára kezelhetővé tegyék a szoftvert. Tapasztalataik szerint ugyanis a tervezőcsapatok munkájába általában más szakterület képviselői is bekapcsolódnak, nem árt tehát, ha a tervezőeszköz is ehhez igazodik.
Csakhogy a fejlesztők nem csak a vállalaton belüli alkalmazásra gondolnak: a nemrég beindított Community nyilvános forrás lehetővé teszi, hogy külső felhasználók is megosszák, sőt "remixeljék" egymás terveit.
Cikkünk a Computerworld 2021/10. számában, május 26-án jelent meg
