Fontos az elején leszögezni: a kiadott árajánlatokból sohasem fog az összes megkötött üzletet eredményezni. Ha ez mégis így lenne, biztos lehet benne, hogy a terméke alul van árazva. Összeszedtük, mire kell figyelnie, hogy növelje árajánlatai konverziós arányát.
1. Idő, idő, idő
Minél később válaszol egy árajánlatkérésre, úgy nő az esélye, hogy a potenciális vevője más céget talál. Sok esetben a vevőket szorítja az idő - a költségvetést időben be kell adni, árösszehasonlítást kell készíteni a termékekről. Ha nem tartja tiszteletben, hogy az árajánlatot kérő személynek mennyire sürgős lehet a visszajelzés, üzlettől esik el.
A MiniCRM tanácsadói sokszor javasolják, hogy a rendszert bevezető cégek számára az legyen az első, hogy az árajánlatok kezelését időérzékennyé teszik. A legtöbb cég esetében az árajánlatot öt perc alatt ki lehet küldeni - amennyiben cégen belül letisztázzák, kinek a feladata az árajánlatok kezelése, illetve, ha van előre megírt email sablon, amelybe csak a részleteket kell kitölteni.
A MiniCRM rendszerrel mindkettő egyszerűen megoldható: amennyiben az árajánlat kérése webes űrlapon érkezik be, az nem egy info@domainnév.hu email címre fog kerülni, aminek nincs felelőse, hanem előre beállítható, melyik kollégához fog kerülni. Az árajánlatra történő válaszadás bekerül a teendőlistájukba - amit a vezetőség is láthat, anélkül, hogy egy túlzsúfolt inboxban kellene keresgélniük.
Akihez a kérés került egyszerűen tud válaszolni: a rendszerben beállítható email sablonokat egyszerű személyre szabni, kiegészíteni névvel, illetve a megfelelő árakkal. A menedzsment is egyszerűen láthatja, hogy a válaszadás mikor történt meg. Így az egész cég számára egyértelmű lesz, mennyi árajánlat kérés érkezik be, azokra mikor válaszoltak, és mennyi árajánlat eredményezett vásárlást.
2. A levél tartalma
Az árajánlatnak mindenképp határidősnek kell lennie, nem érdemes túl sok időt hagyni az üzlet lezárására. Többnyire 7-14 nap szokott lenni az árajánlat érvényessége, de általában a rövidebb határidő hatékonyabb. Azok, akiknek annyira nem sürgős, hogy két héten belül válaszoljanak, valószínűleg nem gondolják elég komolyan a vásárlást.
3. Utánkövetés
A határidő lejárta előtt egy-két nappal érdemes figyelmeztetni az árajánlat kérőjét, hogy a megadott ár meddig érvényes, és persze ellenőrizni, hogy az előző emailt megkapta-e. Bár a MiniCRM rendszer jelzi, hogy a kiküldött emailt a másik fél megnyitotta-e, nem árt biztosra menni, hogy az email-t a megfelelő ember nyitotta meg.
Az emailben tanácsos kiemelni olyan, a cégre jellemző tulajdonságot, ami befolyásolhatja a döntést - legyen az garanciális szerviz, vagy a visszaváltás könnyűsége.
A legnagyobb hiba, amit el szoktak követni az utánkövetésekkel kapcsolatban, hogy az utánkövető email kétszer is kimegy. Ezt a hibát könnyű elkövetni, ha az egész iroda egy közös email-fiókból dolgozik, ahol nem lehet átlátni, ki mire válaszolt már.
A MiniCRM rendszere ezt a hibát kiszűri: az ajánlatkérőnek automatikusan adatlapot hoz létre a rendszer, amiben a kollégák nyomon tudják követni, mi volt az adott vevővel a legutóbbi interakció.
Sablonlevélként elképzelhető a következő:
"Kedves XY!
Egy héttel ezelőtt küldtünk Önnek egy személyre szabott árajánlatot termékünkkel kapcsolatban. Reméljük, megelégedésére szolgált az ajánlat, és nemsokára vevőink körében üdvözölhetjük. A termékünk magas minősége/hosszú garanciaideje, stb. már sok cég életébe változást hozott.
Üdvözlettel,
…."
A második utánkövetésre akkor van szükség, ha az árajánlat nem lett sikeres, és annak kérője nem a cég mellett döntött. Ez egy kihagyhatatlan alkalom arra, hogy visszajelzést kérjen: miért nem volt sikeres az ajánlata? Miben hibáztak, miért nem az Ön cégét választotta?
Kérdezze a szakértőt, ha Ön is szeretné kihasználni a cikkben bemutatott előnyöket.
