Egyre több érv szól a hagyományos számlázás és nyilvántartás ellen: A költségcsökkentés mellett kiemelt helyet kapnak a környezetvédelmi szempontok is. A papír, a nyomtatás és a postázás költségei jelentős kiadásokra kényszerítik többek között a hagyományos szolgáltatói szférát is, így érdemes lenne megfontolni, hogy milyen megoldásokkal lehet kiváltani a drága idő és pénzrabló számlázást és archiválást. A Noreg Kft munkatársai mai sajtótájékoztatójukon az e-számlázás bevezetésében a hazai piacon szerzett tapasztalataikról beszéltek.
Hogyan készül az e-számla?
Az e-számlázás hazai és nemzetközi szabványokra és jogszabályokra épül, jogi szempontból, már teljesen egyenértékű a papír alapú számlával. A számla úgy készül, hogy a számlázó rendszer előállítja a nyomdakész számlát, és a szükséges adatokat, ami így gyakorlatilag pontosan ugyanolyan, mint a hagyományos, papír alapú változat. Az e-számla program elektronikusan aláírja az elkészült dokumentumot, majd időpecsétet kér rá, amit egy fokozott biztonságú aláíró tanúsítvány hitelesít. A folyamat végén az előállított e-számlát eljuttatják az ügyfélhez - e-mailen, vagy egy portál rendszeren keresztül letölthetően - majd archiválják.
Kovács Tamás a Noreg Kft. műszaki igazgatója elmondta: "Az e-számla tehát ideális lehetőség lenne a bankok, a közműszolgáltatók számára, ha a fogyasztók, partnerek nem idegenkednének tőle. A közműveket igénybe vevő fogyasztók jobban szeretik a kipostázott sárga csekket. A hazai online ügyintézés még korántsem tart itt, sem a felhasználók, de még a nagyvállalatok nagy része sem rendelkezik az ehhez szükséges fogadó infrastruktúrával." Dr. Körös Zsolt, a cég ügyvezető igazgatója elmondta: "Az e-számla kibocsátók leginkább azon cégek, akik a kezdetektől, a cég létrehozásának pillanatától kezdve ilyen módon számláznak. Az egyik jellemző példa az e-számla kibocsátókra, a fapados légitársaságok."
Jó lenne, de...
A nagyvállalatoknál az ERP rendszerek képesek - lennének - fogadni és kontírozni az e-számlákat, azonban a kis- és középvállalatok nem tudnak, vagy sokkal inkább nem akarnak e-számlát befogadni, mert sem ők, sem a gyakran külsősként működő könyvelők nem tudják még ezeket kezelni. További probléma, hogy a lakossági számlabefogadók nagy része maga szereti meghatározni a fizetés idejét és módját, ezért nehezen szakad el a sárga csekktől és mozdul el a csoportos megbízás irányába. Az e-számla elterjedésének folyamatát hazánkban is gyorsítaná, ha kormányzati oldalról olyan döntések születnének, amelyek az egyes ügyintézések területén kötelezővé tennék a használatát. A becslések szerint milliárdokat takaríthatnánk meg a rendszer előnyeinek kihasználásával.
Az elektronikus számlázás előnyei
Az elektronikus számlázásnak és e-archiválásnak számos előnye van a hagyományos számlázással szemben, ezek közül a három legfontosabb: a költséghatékonyság, az időtakarékosság és a környezetbarát technológia. Nem kell költeni a postázásra, a nyomtatásra, sokszorosításra, a számlák másod-harmad példányainak helyigényes tárolására. Jelentős idő takarítható meg vele, mert az ügyfél azonnal megkapja a számlát például e-mailben, a számla befizetése online intézhető, esetlegesen az e-számlával integrált megoldásként. Az archívumban történő keresés, a számla ismételt elküldése is jelentősen gyorsabb és hatékonyabb. Ez a számlázási mód igen környezetbarát, sokkal kevesebb papír és elektronikai eszköz felhasználása szükséges a folyamathoz, így a keletkezett hulladék mennyisége is sokkal kisebb, mint a hagyományos számlázás esetén.
Kiknek ajánlott az elektronikus számlázás?
Elsősorban azoknak a vállalatoknak lenne érdemes áttérni az elektronikus számlázásra, amelyek nagy mennyiségben bocsátanak ki számlát. Az átállás beruházási költsége a mérettől függően eltérő lehet. A Noreg Kft. tapasztalatai szerint már havi ezer kibocsátott számla esetén is megéri áttérni, a beruházás kevesebb 3 év alatt megtérül, és utána már jelentős megtakarítást jelent. Amennyiben havi 1 000 számla kibocsátásánál maradunk, a számlázás akár fele annyiba is kerülhet, mint a hagyományos módszerrel, de a költség akár negyedére is csökkenhet, ha a kibocsátott számlák volumene ennél tízszer nagyobb.
Hazai törvényi szabályozás
A megvalósításhoz szükséges technológiai feltételek régóta adottak, azonban a jogszabályi területen számos lemaradással rendelkeztünk. Az alapvető jogszabályok már 2004-2005 során megszülettek, de ezek számos kérdést nyitva hagytak, vagy nem definiáltak egyértelműen. A számla, egyszerűsített számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságát, a számla előállításával kapcsolatos követelményeket a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet határozza meg, melynek egyes részei 2008. január 1-én módosultak.
A módosítás legnagyobb jelentősége az, hogy a papíron kibocsátott számlát a kibocsátó megőrizheti papírpéldányban, de megteheti ezt a szabályozásnak megfelelően elektronikusan is, így a papír alapú számla előállítása esetében - a korábbiakkal ellentétben - nem kell mindenképpen kinyomtatni a másodpéldány, a továbbiakban elegendő a "számlaképet" elektronikusan aláírni és időpecséttel ellátni - hasonlóan az e-számla készítés szabályaihoz. Az e-számlára vonatkozó előírásokkal ellentétben azonban itt nem kell biztosítani, hogy az APEH által elvárt formátumban bemutatható legyen az ellenőrzés során.
Merre tart Európa?
Határainkon túl növekvő tendenciát mutat az e-számla terjedése, az Európai Bizottság létrehozott egy szakértői csoportot, amelynek célja az e-számlázáshoz kötődő igények meghatározása, a meglévő szabályzókörnyezet hiányosságainak feltárása után a különböző e-számla megoldások együttműködésének biztosítása a közös szabványok, formátumok és egységes szabályozás révén. Az EU-ban a penetráció jelentős eltéréseket mutat országonként: a 3 százalék alattitól a 12 százalék felettiig minden megtalálható, és a felmérés átlagosan 50 százalékos bővülést prognosztizált. A bizottság jelentése szerint is a legjobb "hajtóerő" a penetráció növelésére az e-számla kötelezővé tétele, amire a tanulmány említ is példákat: Finnországban 2010. január 1-től, Spanyolországban 2010 novemberétől, míg Olaszországban előre meghatározott ütemterv szerint lesz egyes területeken kötelező az e-számla használata.
