Veszélyhelyzetek idején még fontosabb, hogy az állam gyors és hatékony válaszokat adjon a közös társadalmi kihívásokra, megfelelő védelmet biztosítson az egyének és a társadalom egésze számára. A "klasszikus" állami tevékenységek ellátása mellett új, vagy a korábbiakhoz képest más megközelítést igénylő állami feladatok is megjelentek a járvánnyal összefüggésben, gondoljunk például a gyors informálás felelősségére, új közfeladatok ellátásának megszervezésére (mint a védőeszközök elosztása).
Előnyhöz juttatta az online ügyintézés azokat az országokat, amelyekben erre széles körben volt lehetőség, így a mindennapi élet zavartalanul folyhatott a polgárok egészségének kockáztatása nélkül. Bár a megváltozott körülmények gyors fejlesztéseket követeltek meg, a közigazgatás digitális átalakítása összességében mégis jelentős időt vesz igénybe. A polgárok és a vállalkozások mára nem csak e-ügyintézést vagy elektronikus űrlapokat igényelnek, hanem proaktív digitális kormányzati szolgáltatásokat is, amilyeneket a gazdasági szereplőktől megszoktak.
Digitális állam a tengeren túl
Noha a legtöbb országban korábban is léteztek online ügyintézési lehetőségek, ezek kihasználtsága a karantén-időszak alatt jelentősen emelkedett; emiatt számos ország kormánya igyekezett megkönnyíteni az olykor széttagolt ügyintézési felületek használatát. Massachusettsben például a MassTaxConnect rendszerben lehetett korábban adóügyeket intézni, a járvány viszont ezt tette lényegében kizárólagos felületté. Papíralapú adatközlést a hatóság a járvány idején nem fogadott be, de az online formok mellett elektronikus levélben lehetett kommunikálni a hatósággal. Amennyiben közjegyzői hitelesítésre volt szükség, az adóhatóság a jogi aktust akkor is elfogadta, ha azokat videókonferencia keretében megtartott közjegyzői meghallgatás után adták ki, a vizsgálati és fellebbezési eljárások során pedig a hatóság telefonon vagy más online csatornán tartja a kapcsolatot az adóalanyokkal.
Bár kötelezően, valamennyi igazgatási munkatársra kiterjedően nem rendelték el a távmunkát az államban, a kormányzat általában ezt a modellt ajánlotta az igazgatás számára is, amelyet tisztviselőknek és vezetőknek készült digitális kompetenciafejlesztési anyagokkal, valamint komplex iránymutatásokkal támogatott, például kötelezően bevezették a többlépcsős azonosítást.
Egyes amerikai szövetségi intézményeknél a koronavírus-járvány hatásai felgyorsították a belső feladatellátás automatizálását célzó igazgatási fejlesztéseket is - csökkentendő a munkatársak leterheltségét, valamint biztosítva a járványok és hasonló vészhelyzetek idején korlátozottan rendelkezésre álló munkaerő pótlását.
A szociális lakásügyi fejlesztések koordinációjáért felelős Housing and Urban Development Department olyan monitoringrendszer fejlesztését kezdte meg, amely a bérelt ingatlanokkal kapcsolatos információk figyeléséért és kezeléséért felel - értesíti például a bérlakásokban lakókat, ha fizetési elmaradásuk van (a kilakoltatások elkerülése érdekében). A rutinszerű tevékenységek automatizálásával 50 ezer munkaórát szeretnének megtakarítani évente.
Az amerikai National Institutes of Health a belső pénzügyi és könyvvezetési működéssel kapcsolatos számlabefogadások és e-mailek kezelésére fejleszt megoldásokat, az USA adóhatósága, az Internal Revenue Service (IRS) pedig a beszerzéseivel kapcsolatos folyamatokat automatizálja digitális megoldásokkal.
Több mint 30 ezer állami és helyi ügy digitális elintézésére, közszolgáltatás igénybe vételére alkalmas platformot alakított ki az USA-ban Michigan állam, amely a koronavírus-járvánnyal összefüggésben lehetővé teszi valamennyi fontos szociális és egészségügyi eljárás elektronikus intézését, de nyomon követhető az is, hogy az állam pontosan milyen jogcímeken mennyi támogatást küld, azok mikor lesznek elérhetők. A rendszer a jogosultsági időket is kezeli (figyelmeztetve a felhasználót, ha időszerű a juttatás megújítása). Használatát az igazgatási munkatársak mellett szociális munkásokra is építő szakértői kör támogatja.
Mind a gyors digitalizációs fejlesztésekkel, mind az igazgatási feladatellátásban teret nyerő online működéssel összefüggésben kulcskérdéssé vált a megfelelő személyi erőforrások biztosítása az egyes kormányzati szervezeteknél. Az amerikai szövetségi kormányzat személyügyi központja, a U.S. Office of Personnel Management (OPM) központi felületre szervezte az egyes intézmények erőforrás-igényeinek kezelését: a platformon keresztül a szervezetek tisztviselői kapacitásokat igényelhetnek feladataik ellátására, hatékonyan használva így a máshol nem, vagy nem kellő mértékben hasznosuló személyi erőforrásokat. Hasonló megoldást dolgozott ki az igazgatási erőforrások megfelelő intézményközi szervezésére Kanada is.
Az Egyesült Államok védelmi és hírszerző ügynökségét (Defense Intelligence Agency) pedig mesterséges intelligenciára épülő elemzőrendszer támogatja a jövőben. Az első tesztek alapján információhiányos helyzetekben a rendszer az emberi agy működésétől egészen eltérő döntési mintákat követ, amellyel hasznos kiegészítője lehet a hagyományos elemzői tevékenységeknek a szervezeten belül.
Szolidaritás és bizalom az Óvilágban
A koronavírus-járvány kihívásai számos digitális innovációt mozdítottak előre az elmúlt hónapokban, amelyek a jövőbeli fejlődésre nézve is ösztönzőleg hatnak. A digitalizáció gyors és hatékony eszköze volt a feladatellátás újjászervezésének is az új körülmények között - nem mellesleg elősegítve az igazgatási dolgozók egészségének védelmét is.
Április 18-tól érhető el például az olasz kormány IQ alkalmazása. Az olasz Team Digitale által koordinált projekt a kormány digitális stratégiájának fontos eleme, és célja, hogy egy alkalmazáson belül tarthassanak kapcsolatot az ügyfelek az igazgatási szervezetrendszerrel, és fizethessenek elektronikus úton. A letöltést követően a regisztráció a digitális személyazonosítási rendszerben végezhető el; ezt követően az egyes kormányzati szolgáltatások egységes felületen válnak elérhetővé. A jövőben az egyes kormányzati intézményeknek ezt a közös platformot kell majd használniuk az online ügyintézéshez, az önálló felületeiket folyamatosan kivezetik.
A francia kormány 2020 áprilisában indította el a Solidarité Numérique (Digitális Szolidaritás) nevet viselő platformját, amely az állampolgárok és a vállalkozások számára biztosít gyors hozzáférést a koronavírus-járvánnyal összefüggésben felértékelődő hatósági eljárásokhoz és közszolgáltatásokhoz. A kezdeményezés jó példa arra, hogy az egyébként széttagolt, korábban is rendelkezésre álló online ügyintézési lehetőségek kihasználtsága, használhatósága hogyan növelhető azok központi felületre szervezésével, egységes támogató szolgáltatások (online csevegő alkalmazás, telefonos ügyfélszolgálat) mellett. Az oldal ügytípusok mentén segít a felhasználóknak például a szociális ellátások igénylésében, a bejelentkezésben a háziorvoshoz vagy az álláskeresésben.
A német munkaügyi hivatal, a Bundesagentur für Arbeit szintén felfüggesztette a személyes megjelenést, a munkanélküli segély iránti kérelmet interneten lehet benyújtani. Észak-Rajna-Vesztfáliában a közép- és felsőfokú oktatási intézmények a blokklánc-technológia segítségével is kiállíthatnak bizonyítványokat a jövőben a tartomány e-kormányzati oldalán keresztül. Az intézkedéssel nem csupán a dokumentumok magasabb szintű hitelessége biztosítható, hanem a papíralapú példányok elvesztése esetén azok igénylése is könnyebbé válik. Szintén online csatornát biztosított a gazdákkal történő kommunikáció elősegítésére a Szövetségi Agrárminisztérium.
Németországban a US Digital Response mintájára elindult a Digital Response Deutschland kezdeményezés, amelynek lényege, hogy a technológiai szektor önkéntes segítőket közvetít ki a hatóságok számára helyi és területi szinten: a szakértők főként adattudományok, termékfejlesztés, design, termékmenedzsment, IT-üzemeltetés és logisztika szakterületeken segítik az igazgatási működést.
Az állam a veszélyhelyzet ellenére sem válhat függetlenné, nem szigetelődhet el polgáraitól, sőt: az elmúlt időszak példa nélküli kihívásai közepette különösen felértékelődött a társadalmi igények becsatornázásának szükségessége a kormányzati döntéshozatali, valamint közpolitikai tervezési működésbe.
Működésmódok a járvány után
A digitális államműködés által kínált megoldások sikeresen járultak hozzá a járvány időszaka alatt a polgárok, a vállalkozások, valamint a társadalom egészének védelméhez; számos ország ugyanakkor - a vírus visszaszorulása ellenére is - tovább gyorsítja az igazgatás digitalizációját.
Az Egyesült Királyságban több mint 400 állampolgári kezdeményezés indult állami honlapon a koronavírus-járvánnyal összefüggésben - többek között az egyéni vállalkozók számára biztosítandó betegszabadság vagy a fizetett anyasági szabadság három hónapos meghosszabbítása érdekében. A megoldás célja a társadalmilag fontos kezdeményezések megjelenítése mellett azok támogatottságának felmérése is: ha az adott kezdeményezést legalább tízezren támogatják online, úgy arra a kormány írásbeli választ ad, százezres támogatottság után pedig a Parlament is megvizsgálja a kérdéskör tárgyalásának lehetőségét.
Ötszörösére nőtt az elektronikus dokumentumok forgalma a koronavírus-járvány alatt Vietnámban - havonta mintegy 200 ezer elektronikus dokumentum mozgott az állami szervezetek között. Szintén felértékelődött a kormányülések támogatására szolgáló e-kabinet rendszer jelentősége a járvány során, amelynek célja az elektronikus döntéshozatal megteremtése. A kialakított megoldás az előterjesztések online kezelése mellett digitális aláírási funkcióval is bír.
Hasonló, de még szélesebb körű funkciókat biztosít majd hazánkban is az Integrált Jogalkotási Rendszer (IJR); a fejlesztés nem csupán a kormányülések, hanem a teljes jogszabály-előkészítési és jogalkotási folyamat fő elemeit is elektronikus alapokra helyezi, emellett számos elektronikus, felhasználóbarát szolgáltatást nyújt majd az állampolgárok és a vállalkozások számára is.
A spanyol Digitalizációs Szövetség, a DigitalES javaslatcsomagot állított össze az ország gazdasági fellendítésének elősegítése érdekében az egészségügy, az oktatás és az államműködés digitalizálására, valamint a koronavírus-járvány utáni időszak kihívásainak kezelésére. Az adózás kapcsán szükségesnek látják többek között ösztönözni a digitális hálózatok kiépítését és a további infrastruktúra-fejlesztéseket (például felhőszolgáltatásokhoz), valamint azokhoz kapcsolódó építményadók eltörlését; de javasolják a hírközlési ágazat adócsökkentését is. A távmunka elősegítése érdekében megszüntetnék az alkalmazottak munkaidejének nyilvántartására és ellenőrzésére vonatkozó kötelezettségeket, a kkv-k számára pedig digitáliseszköz-beszerzési pályázatokat indítanának.
Ilyen kezdeményezésekről adott átfogó képet az idei e-kormányzási konferencia, amelyet Észtország rendezett meg online május 18-21. között. A koronavírus-járvány ellenére 135 országból több mint ezer résztvevő regisztrált a teljesen digitális keretek között lezajlott eseményre. A konferencia valamennyi előadása visszanézhető annak honlapján.
Növekvő aggodalomra adnak okot ugyanakkor egyes olyan fejlesztések, amelyek a koronavírus-járvány idején a (fokozott) állami ellenőrzést biztosították, de annak elmúltával sem vezetik ki azokat. Kínában például valamennyi állampolgárhoz egészségügyi azonosítót rendeltek, amelyhez színkód is társult. Noha állami szinten még nem kötelező a használata, az alkalmazás nélkül a polgárok számos városban nem hagyhatnák el lakóhelyüket, nem léphetnének be a legtöbb nyilvános helyre. Lényegesen magasabb adatvédelmi garanciák mellett, de hasonló megoldást alkalmaz Szingapúr is: a rendszert többek között a kormányzati épületekben, a munkahelyeken, oktatási intézményekben is használni kell a belépéshez.
Az IT Planungsrat, a német szövetségi szintű infokommunikációs tervezési tanács vitairatban hívta fel a figyelmet az állami szféra digitális szuverenitása megerősítésének fontosságára. A dokumentum szerint a korlátozott információbiztonsági keretek, a jogi bizonytalanságok, az állami és globális rendszerek korlátozott rugalmassága, valamint az államtól függetlenül irányított innováció egyaránt problémát jelentenek a fejlődésre és az állami szuverenitásra, ezért határt kell szabni az állam és az ország digitális függésének. Az elemzés az irodai szoftverekre, a desktop operációs rendszerekre és a szerverüzemeltető rendszerekre terjedt ki, előirányozva az IT-függőség mértékének felmérését, valamint stratégiai szintű együttműködések és megoldások kidolgozását már a következő hónapok során.
Észak-Rajna-Vesztfália tartományi kormánya szintén felgyorsítja a közigazgatás digitalizációját: az eredetileg 2031-re előírt digitális transzformációs lépéseket 2025-re hozzák előre, és a felsőoktatási intézményeket és a tartományi hivatalokat is bevonják a folyamatba. Folyamatosan bővülnek az igazgatási működésben az automatizált megoldások is: a tartományi iparkamaránál a cégalapításokat már ilyen rutinok támogatják.
