A megbeszélések gyakoribbá válása és csökkenő értéke közötti ellentmondás ellenére mégis kevesen vitatnák, hogy az együttműködés, a csoportmunka nélkülözhetetlen az üzleti célok eléréséhez. Megbeszélésekre továbbra is szükség lesz a vállalatoknál, azonban a mobil és rugalmas munkavégzés, a konzumerizáció hatásának kitett munkahelyek korában a hagyományos, tárgyalós, kivetítős értekezletek egyre kevésbé működnek – állapította meg az Ovum tanulmányában (Collaboration 2.0), amelyet a LogMeInnel közösen készített. Az elemzés az Ovum független felmérését vette alapul, amelyben Európa, Észak-, Közép- és Dél-Amerika, valamint az ázsiai és csendes-óceáni térség 19 országából közel négyezer munkavállaló vett részt a verseny- és a közszféra különböző területeiről.
Megbeszélésekbe fojtva
Számokkal is egyértelműen alátámasztható, hogy gyorsan nő a megbeszélések száma, ez valós trend, nem a munkavállalók puszta megérzése. A válaszadók nem kevesebb mint 91 százaléka mondta, hogy az értekezletek száma, amelyeken részt kell vennie, nőtt vagy változatlan maradt az elmúlt 24 hónapban. A több megbeszélésre járó munkavállalók vannak többségben, arányuk 51 százalék, alelnöki, felsővezetői szinten pedig még ennél is jóval magasabb, 61 százalék. A csoportmunka-intenzív iparágakban a felsővezetők hetente átlagosan 17 értekezleten vesznek részt, míg az összes iparágat beleértve ez az szám esetükben 12. Összességében a munkavállalóknak hetente átlagosan 8 megbeszélésre kell beülniük.
Eközben a megkérdezettek 67 százaléka szerint a megbeszélések több mint fele nem ad kellő értéket, a hatékonyság olyan rossz, hogy kár a ráfordított időért. Különösen a késedelmes kezdés miatt neheztelnek a munkavállalók. A gyakori csúszások heti 3 órát rabolnak el a vezetőktől, ez éves szinten több mint 5 napot tesz ki, mármint 24 órával számolva. Ha ezt munkanapokká alakítjuk, akkor sokkal inkább másfél-két hétről beszélhetünk, ami nagyon sokba kerül a vállalatoknak.
Önmagában még nem lenne probléma, hogy nő a megbeszélések száma, a gond az, hogy a résztvevők egyre gyakrabban érzik úgy, csak az idejüket rabolják, nem kapnak olyan értékes információkat, amelyek birtokában hatékonyabban, eredményesebben végezhetnék munkájukat. A felméréshez az Ovum a vállalati megbeszélés-kultúra három fejlettségi szintjét határozta meg. Hatékony gyakorlatnak minősül, ha a megbeszélések 75 százaléka megéri a ráfordított időt. Elfogadható a gyakorlat 50 és 75 százalék közötti arány esetén, és elfogadhatatlan 50 százalék alatt.
Erre mondta a válaszadók 67 százaléka, hogy vállalatánál a megbeszélések több mint fele puszta időpocsékolás. Pedig a megbeszéléseknek a műfaj jellegéből adódóan – emberek beszélnek egymással – elég hatékonyaknak kellene lenniük, tette hozzá az Ovum. Ehhez azonban szükséges, hogy a megbeszéléseken azok vegyenek részt, akiknek az információcsere, a közös gondolkodás, az egyeztetés értéket adhat, és ezt az együttműködést a megfelelő eszközök támogassák. A felmérés kérdéseire adott válaszokból kitűnik, hogy napjaink digitalizált, hálózatba kapcsolt és mobil munkakörnyezetében ez sok vállalatnál még nincs így.
Helyek és emberek
A korszerű megbeszélések nagyon kevés hasonlóságot mutatnak ugyanis a közelmúlt előre egyeztetett időpontban, gondosan foglalt tárgyalóba összehívott értekezleteivel. Az Ovum felmérése is rávilágított arra a fejlődésre, amelyen a megbeszélés műfaja napjainkban megy keresztül. Mint a válaszokból kiderült, a megbeszélések több mint egy harmadára ad hoc, rögtönzött módon kerül sor, és lebonyolításuk is informális. Az ilyen egyeztetések közel fele négyszemközt, két személy között zajlik, az esetek több mint egy harmadában virtuálisan, telefonon vagy az interneten keresztül, mivel a résztvevők nem ugyanazon a helyszínen tartózkodnak.
Gyorsan nő a két kolléga közti, ad hoc, futó megbeszélések aránya, ami a kapcsolattartás és együttműködés digitális csatornáira támaszkodó, mindinkább mobillá váló munkaerő számára érthető módon az egyeztetés sokkal alkalmasabb formája. Házon belül a kétfős megbeszélések 43 százalékát, azon kívül 35 százalékát nem előzi meg időpont-egyeztetés.
Az összes megbeszélés 32 százaléka virtuális, a 26-35 év közötti, fiatalabb munkavállalók körében azonban magasabb, 38 százalék az arány. Továbbra is magas ugyanakkor a hagyományos, előre egyeztetett, csoportos megbeszélések aránya: a házon belüli megbeszélések 36 százaléka, a külső résztvevőkkel közös találkozók 17 százaléka esik ebbe a kategóriába.
Típustól függetlenül nőtt a megbeszélések száma az elmúlt 24 hónapban a felmérés résztvevői szerint, a viszonylag kis eltérések ellenére azonban kirajzolódnak a trendek is. A válaszadók 43,9 százaléka mondta, hogy a jelzett időszakban több, házon belüli, kétfős megbeszélésen kellett részt vennie, míg a házon belüli, hagyományos, csoportos megbeszélésekről 39,46 százalék mondta ugyanezt.
Az ad hoc módon megejtett, kisebb, kevesebb résztvevő között zajló – és egyre gyakrabban virtuális – megbeszélések magasabb, és gyorsabban növekvő aránya az eszköztámogatás problémájára irányítja a figyelmet. A kivetítővel és webkonferencia-rendszerrel felszerelt tárgyalók ugyanis a hagyományos, előre egyeztetett és csoportos megbeszélésekhez illeszkednek, amelyeket a válaszadók egyre kevésbé tartanak hatékonynak. És ki akarna tárgyalófoglalással, webkonferencia-rendszerrel vagy projektorral vesződni, ha csupán egy másik személlyel szeretne valamit gyorsan egyeztetni?
A tárgyaló halála
Nem meglepő, hogy a felmérés résztvevői közül sokan a hagyományos webkonferencia-rendszereket okolták a csoportos megbeszélések rossz hatékonysága és időpazarlása miatt. A résztvevők ugyanis megszokták, hogy általában időbe telik, mire feláll a webkonferencia-kapcsolat, és annak minden végpontján mindenki elfoglalja helyét, ezért a kollégák némelyike eleve 5-10 perces késéssel érkezik, ami még további csúszáshoz vezet. Egy ilyen rendszer kis létszámú, adhoc-megbeszélésekhez teljesen használhatatlan.
Ez azonban nem olyan nagy baj, mert a mobileszközök és a felhőszolgáltatások, közösségi hálók elterjedésével, a munkahelyi informatikai környezet konzumerizációjával a munkavállalók számos eszköz közül választhatnak az adhoc-megbeszélések, az együttműködés támogatásához, akár munkáltatójuk szerzi be számukra az okostelefont, a tabletet, az applikációkat és a felhőszolgáltatásokat, vagy azokat maguk vásárolják meg, illetve fizetik elő magánemberként. A válaszadók 75 százaléka mondta, hogy ezek kombinációjával felszerelkezve vesz részt a megbeszéléseken.
Az Y generációhoz tartozó, 26-35 év közötti munkavállalók különösen nagy előszeretettel használják a felhőalapú dokumentumszerkesztő (pl. Google Dokumentumok), fájlmegosztó (Dropbox, Box és más) szolgáltatásokat, VoIP kommunikációs eszközöket (pl. Skype-ot) és képernyőmegosztó eszközöket (amilyen többek között a LogMeIn join.me is). Nem meglepő, hogy körükben nemcsak magasabb (38 százalék) a virtuális megbeszélések aránya, hanem sokkal gyorsabb ütemben is nő. A felmérésben részt vevő, Y generációs munkavállalók 61 százaléka mondta, hogy az elmúlt 24 hónapban több virtuális megbeszélésen vett részt, mint korábban.
Miután az emailt már sokan temették, érdemes megjegyezni, hogy az Ovum felmérése szerint a virtuális megbeszélések alkalmával még mindig a levelezés a dokumentummegosztás leggyakoribb módja. A válaszadók 30 százaléka ezt használja, de egyre elterjedtebb a képernyőmegosztás is (20 százalék), míg 18 százalék azok aránya, akik a meghívóhoz csatolják a megbeszélés tárgyát képező dokumentumokat, vagy a rájuk mutató linket. Személyes megbeszélések alkalmával a képernyőmegosztást a felmérés résztvevőinek 55 százaléka használja, mert ezt fenntarthatóbbnak tartja, mint a nyomtatást.
Az év első felében egymást követték az új kollaborációs megoldások (Facebook at Work, IBM Verse, Skype for Business, Office Delve) bejelentései, amelyek többsége szintén erősen támaszkodik a levelezésre. Érthető ez, mert bár a munkavállalók fiatalabb nemzedékei közösségi eszközökkel a kezükben nőnek fel, amint elhelyezkednek egy vállalatnál, értelemszerűen az üzlet számára fontos, másfajta struktúrát adó levelezést is használni kezdik.
Ebben a környezetben az email még sokáig velünk marad. A hagyományos, webkonferencia-rendszerrel és projektorral felszerelt tárgyalók ideje azonban lassan lejár. A válaszadók 66 százaléka mondta ugyanis, hogy vállalata új kollaborációs megoldások beszerzését tervezi, amelyek jobban illeszkednek a változó csoportmunkához.
