Nincs ez másként az üzleti életben sem. A következő év költségvetésének tervezésekor felmerülhet az informatikai háttér megújításának kérdése is. Vajon szükséges-e a régi támogató rendszereinket lecserélni, vagy ha eddig csak Excel-táblákkal működött a cég, megkeresni a megfelelő vállalatirányítási rendszert?
Mint minden változtatást, az ERP-rendszer cseréjét is több indok vezérelheti: elavultság, üzleti növekedés, megfelelés a kötelező törvényi előírásoknak, bizonytalan fejlesztői támogatás, alacsony ügyviteli tudás, kényelmetlen használat. A hazai és nemzetközi felmérések egyaránt azt mutatják, hogy az ERP cseréjének gondolata a bevezetést követő 5-7 év múltán merül fel. Ez az átlagos ERP-életciklus.
Döntés előtt azonban érdemes az okokat egyenként megvizsgálni, hiszen az ERP-váltás a vállalkozás életéből körülbelül 12-18 hónapot vesz el, nem beszélve a költségekről. Ezek a szempontok részei kell, legyenek a kiválasztási folyamatnak is, hiszen nem mindegy, mennyi ideig tudjuk üzemeltetni rendszerünket. Optimális esetben sikerül olyan rendszert választani, amelynél megnyugtató választ kapunk a hosszútávú együttműködésre, nem kell máris terveznünk a következő rendszer bevezetésének időpontját.
A PROGEN Kft. működésének alapját a jól működő, hosszútávú partneri kapcsolatokban látja. Ennek érdekében rendszerei, a Nagy Machinátor és a sERPa folyamatos fejlesztéssel, mindig naprakészen segítik az ügyfelek életét. Sikerült elérni, hogy a bevezetett rendszerek 2/3-a több mint 10 éve - a Nagy Machinátor esetében akár 20 éve! - üzemel ügyfeleinknél. Annak érdekében, hogy az új bevezetések is ugyanilyen sikeresek legyenek, nemcsak a rendszereinket, hanem a bevezetési módszertanunkat is folyamatosan fejlesztjük. Szerződéskötés előtti részletes üzleti folyamatfelméréssel biztosítjuk, hogy pontosan megértettük az ügyfél igényeit, megismertük működését, és képesek vagyunk azokat az ERP-rendszerünkkel támogatni.
Időnként tapasztaljuk, hogy a rutinból használt rendszereket elavult jelzővel illetik, kényelmetlennek tartják a használatát vagy hiányolnak funkciókat. A legtöbb esetben gyorsan kiderül, hogy nyitott kapukat döngetünk, mert nem valósak a hiányosságok, épp csak nem követik a frissítéskor rendelkezésre álló új fejlesztéseket. Épp ezért meglévő, régi ügyfeleinknek is javasoljuk, hogy néhány év elteltével érdemes tanácsadó kollégáinkkal átnézni a rendszerüket, az esetleg megváltozott üzleti folyamatokhoz igazítani a beállításokat, kihasználva az új fejlesztések adta lehetőségeket. Így elérhetjük, hogy rendszerünk valóban hosszú távú segítő legyen.
