Az alábbiakban Thomas Wailgum, a CIO.com magazinban megjelent cikke alapján tekintjük át az ERP szoftverek legfontosabb jellemzőit.
Nyilvánvalóan komoly erőfeszítést igénylő feladat kidolgozni egy olyan szoftvert, amely kielégíti mind a pénzügyi részleg, mind a hr és a raktárkezelési osztály igényeit. Ugyanis általában minden egyes céges részleg a saját speciális rendszerét használja, amelyet optimalizáltak az általuk végzett tevékenységekre. Azonban egy integrált megoldás rendkívüli haszonnal járhat, ha a vállalatok megfelelően telepítik a szoftvert.
Itt van például a megrendelési folyamat kezelése. Amikor a vásárló vételi megbízást ad, az megkezdi nagyrészt papíralapú utazását a vállalat osztályai között, és közben általában újra meg újra begépelik az adatait a különféle részlegek számítógépes rendszereibe. Emiatt megrendelések veszhetnek el, késedelmet szenvedhet a teljesítésük, és a többszörös adatbevitel növeli a hibázás valószínűségét. Közben pedig a vállalatnál nincs olyan ember, aki minden időpontban ismerné a megrendelés aktuális állapotát, mivel nincs mód arra, hogy például a pénzügyi osztály ellenőrizhesse a raktár számítógépes rendszerében, leszállították-e már a megrendelt terméket. Így azután azt mondják az érdeklődő - és egyre frusztráltabb - ügyfélnek, hogy a raktárt kell felhívnia, ha tájékozódni szeretne a megrendelés állapotáról.
A lényeg
Az ERP feleslegessé teszi a pénzügynél, a HR-nél, a gyártásnál és a raktárban használt szigetszerű számítógépes rendszereket, és egyetlen, egyesített szoftverrel váltja fel azokat. Az egyes részlegek továbbra is saját szoftvert kapnak, ám ettől kezdve a pénzügyesek bele tudnak nézni a raktárnyilvántartásba. A legtöbb ERP-szoftver lehetővé teszi, hogy az alkalmazók csak a szükséges modulokat telepítsék, vagyis nem kell megvásárolniuk a teljes csomagot. Sok vállalat először csak a kiválasztott vállalatirányítási rendszer pénzügyi vagy HR-modulját telepíti, és a többi funkciót csak később vezeti be.
Egyik legfontosabb előnye az ERP-nak, hogy faltörő kosként javítja a vásárlói megrendelések kezelésének és teljesítésének folyamatát a megrendelés leadásától kezdve a számla kiadásáig és az ellenérték beérkezéséig. Ezért nevezik gyakran az ERP-t back-office szoftvernek, ugyanis nem kezeli az előtérben zajló értékesítési folyamatot (bár a legtöbb ERP-szállító kifejlesztett CRM-szoftvert vagy megvásárolt ilyen terméket fejlesztő céget e funkció megvalósítására), hanem fogadja a megrendeléseket, és szoftveres ütemtervet kínál a teljesítéséhez szükséges lépések automatizálásához.
Amikor az ügyfélszolgálati munkatárs bevisz egy megrendelést az ERP-rendszerbe, minden olyan információval rendelkezik (a vásárló hitelminősítése és megrendelési előzményei a pénzügyi modulból, a készleten lévő áru mennyisége a raktári modulból és a szállítók időbeosztása a logisztikai modulból), ami szükséges a megrendelés teljesítéséhez.
Minden vállalati részlegnél látják ugyanezeket az információkat, és képesek frissíteni azokat. Amikor az egyik részleg végez a megrendelés teljesítésének rá háruló feladatával, a megrendelés automatikusan továbbítódik a soron következő részleghez. A megrendelés teljesítésének pillanatnyi állása bármikor ellenőrizhető az ERP-rendszerben. Ideális esetben a megrendelés villámsebességgel halad keresztül a szervezeten, és a vásárlók a korábbinál gyorsabban és kevesebb hibával jutnak hozzá a kívánt termékhez. Ugyanerre a csodára képes az ERP más fontos üzleti folyamatok, például a pénzügyi jelentés elkészítése során is.
Szemléletváltást igényel
A fentiekben az ideális állapotot írtuk le, a valóság azonban ennél sokkal kegyetlenebb. Egyes részlegek alkalmazottainak munkája ugyanis alaposan megváltozik. Például az ügyfélszolgálati munkatársak feladata immár nem merül ki a megrendelések adatainak begépelésében, mert az ERP-szoftver üzletembert csinál belőlük. Olyan döntéseket kell hozniuk, amelyek korábban nem az ő hatáskörükbe tartoztak. Időben fog-e fizetni a vásárló? Képes lesz-e cég a megadott határidőre teljesíteni a megrendelést? Az ilyen kérdésekre adott válaszok mind a vásárlóra, mind a vállalat többi érintett részlegére komoly hatással lesznek.
A vállalatirányítási rendszer bevezetése a korábbinál nagyobb felelősséget ró az alkalmazottakra. Ráadásul az emberek nem szeretik a változásokat, márpedig az ERP megköveteli az alkalmazottaktól, hogy változtassanak munkamódszerükön. Ha az ERP-t a megrendelések teljesítésének javítására, a gyártás, szállítás és számlaadás hatékonyságának javítására használják, bevezetése komoly előnyöket ígér. Viszont ha egyszerűen csak telepítik a szoftvert, és nem igazítják hozzá az egyes részlegek működését, semmilyen javulás nem következik be. Sőt az új program ilyenkor még lassíthatja is a folyamatokat, mivel a régi szoftvert mindenki ismerte, az újjal pedig senki sem boldogul.
ÖT ÉRV AZ ERP MELLETT
A pénzügyi információk integrálása: Amikor a vezérigazgató igyekszik képet kapni a vállalat összteljesítményéről, az igazság többféle változatával találkozhat. A pénzügy saját bevételi számokkal rendelkezik, az értékesítésnek és az egyes üzleti egységeknek más-más adatai vannak arról, miképpen járultak hozzá az eredményhez. Az ERP elkészíti az igazság egyetlen verzióját, amelyet senki sem kérdőjelezhet meg, mivel mindenki ugyanazt a rendszert használja.
A vásárlói megrendelések adatainak integrálása: Az ERP-rendszerek kezelik a vásárlói ügyletekkel kapcsolatos információkat attól az időponttól kezdve, hogy az ügyfélszolgálati munkatárshoz beérkezik a megrendelés egészen addig, amíg leszállítják az árut és a pénzügy kiküldi a számlát. Miután ezek az információk egyetlen szoftverben tárolódnak, nem pedig szétszórva találhatók meg több, egymással nem kommunikáló rendszerben, a vállalatok egyszerűbben nyomon követhetik a megrendeléseket, jobban koordinálhatják a gyártást, a készletezést és a kiszállítást.
A gyártási folyamatok standardizálása és gyorsítása: A gyártócégek - különösen az egyesülésekben és felvásárlásokban utazók - gyakran szembesülnek azzal, hogy a vállalat több üzleti egysége is ugyanazt a terméket gyártja más-más módszerekkel és szoftverekkel. Az ERP-rendszerek szabványos módszereket alkalmaznak a gyártási folyamatok egyes lépéseinek automatizálására. Ezeknek az eljárásoknak a standardizálásával és egyetlen, integrált számítógépes rendszer használatával idő takarítható meg, javítható a termelékenység és csökkenthető a létszám.
Készletcsökkentés: Az ERP zökkenőmentessé teszi a gyártást, javítja a teljesítési folyamat átláthatóságát. Ez a termelés során felhasznált alkatrészek készleteinek csökkenését eredményezi, jobban tervezhetővé teszi a késztermékek leszállítását, tovább csökkenti a készárukészleteket a raktárakban és elosztási központokban. Az ellátási lánc munkafolyamatainak további javításához speciális szoftverre van szükség, de az ERP ezen a területen is segít.
A HR-információk standardizálása: Különösen a több üzleti egységgel rendelkező vállalatoknál fordul elő, hogy a HR nem egységesített módszert használ az alkalmazottak adatainak kezelésére és munkaidejének nyilvántartására. Az ERP megoldást jelent erre a problémára.
