Természetes igénye a vezetőknek, hogy kellő mennyiségű információval rendelkezzenek beosztottjaikról. De hogyan juthatnak hozzá? Személyiségükből adódóan más-más csatornákból. Van, aki a közvetlen helyettesétől gyűjt be napi, heti gyakorisággal adatokat az alkalmazottak közérzetéről. Van, aki a HR-vezetőt bízza meg azzal, hogy rendszeres jelentést küldjön a cégnél dolgozók teljesítményéről.
Van, akit egyáltalán nem érdekel, hogy milyen a kapcsolat a munkatársak között. Van, aki egy közlékeny beosztottját használja információforrásként, ez az alkalmazott a saját elhatározásából, gyors előmenetele érdekében – vagy egyszerűen csak azért, mert meg szeretné tartani állását –, önként számol be a cégnél történtekről, a kollégák magánéletéről, munkahelyi viselkedéséről. Végül akad olyan főnök is, aki mindenkivel kapcsolatot tart, rendszeres beszélgetéseket folytat beosztástól függetlenül, akinek nyitva az ajtaja bárki előtt.
Mire számíthat az a vezető, aki egy önkéntes informátor segítségével tájékozódik? Az információ egyetlen csatornán érkezik hozzá, egyetlen személy szubjektív, valós vagy valótlan állításai alapján alkot képet a cég helyzetéről. A módszer időkímélő, gyors, fáradságmentes, azonban tévesen azt a látszatot kelti a főnök számára, hogy naprakész és hiteles információkkal rendelkezik. „Tudom, hogy mi történik körülöttem!”
Amikor a munkatársak számára nyilvánvalóvá válik az önkéntes informátor tevékenysége, megvonják tőle az információkat, óvatossá válnak vele szemben. Azonban az informátornak esze ágában sincs feladni kedvező pozícióját annak beismerésével, hogy immár nem tud több hasznos információt szolgáltatni. Ezért nem marad más lehetőség a számára, mint hogy pletykákból, folyosói hírekből, elkapott beszélgetésrészletekből vagy pusztán rosszindulatból történeket kreál, nagy károkat okozva ezzel. A rombolás hatalmas lehet, bizalmatlanság alakul ki a munkatársak között, a konfliktusok felerősödnek, a csapat teljesítménye visszaesik. Ha ez az áldatlan állapot hosszabb ideig fennáll, a bizonytalanság miatt sokan elhagyják a vállalatot, és a konkurenciát fogják erősíteni. A helytelen kommunikáció miatt nincs győztes a játszmában, de különösen vesztes a vezető, mert félreinformálták, és a legjobb munkatársait veszítheti el. A híráramlás megszűnik a többi munkatárstól is, és emiatt fogalma sem lesz arról, hogy mi történik a szervezetnél. Hogyan tudja megelőzni a vezető ennek a helyzetnek a kialakulását, hogyan tudja kiszűrni a téves információkat?
Ha a beosztottak és a vezető között rendszeres a kommunikáció, ez kizárja a tévedésen alapuló vagy félrevezetés által okozott konfliktusok kialakulását, a helytelen következtetéseket. Ekkor a vezető meg tudja állapítani, hogy a nézeteltéréseknek van-e valóságalapjuk, vagy tévedésen, vélekedésen, esetleg megtévesztésen alapulnak. Egy cégen belül főként az információk és a tájékoztatás hiánya miatt keletkeznek a szájról szájra terjedő mendemondák. Megfelelő tájékoztatással, a szükséges információk megadásával egyszerűen kiküszöbölhetők a konfliktusok. Kívánatos, hogy a vezető a döntései előtt széleskörűen tájékozódjon, és csak ezt követően lépjen.
Az eredményes vállalati kommunikáció ismérvei
Egy jól működő vállalatnál az ott dolgozó alkalmazottak összehangolják törekvéseiket, tevékenységeiket, amiben segít a megfelelően kialakított céges hierarchia és munkamegosztás. Kiemelten fontos továbbá a hatékony működéshez a szervezeti egységek közötti formális és informális kapcsolatok definiálása és kezelése. Gondoskodni kell arról, hogy a kommunikáció során kicserélt információ aktuális, releváns, pontos, mindenre kiterjedő és jól kezelhető legyen.
Az eredményes kommunikáció megköveteli az őszinteséget, a tiszteletet, mások elfogadását, valamint az empátiát, és fontos eleme a vezető befolyásolási eszköztárának.
A munkahelyi kommunikáció minőségét a kollégák közötti őszinteség és bizalom határozza meg. Kívánatos, hogy az alkalmazottak jó kapcsolatban legyenek egymással, ugyanis egy munkahelyen akkor lehet a legjobban teljesíteni, ha kellemes, nyugodt és alkotó jellegű a légkör.
Sok helyen azonban úgynevezett információrombolók akadályozzák a hatékony kapcsolattartást, akik tudatosan vagy személyiségükből eredően ösztönösen fejtik ki káros tevékenységüket. Egyesek úgy gondolják, akkor járnak a legjobban, ha megtartják maguknak az információkat, csak megszűrve továbbítják azokat, vagy egyszerűen felülbírálják a kapott utasításokat, míg mások kritikát fogalmaznak meg mindennel kapcsolatban, hiteltelenné, bizonytalanná téve az átadott információkat. A belső kommunikáció javítása érdekében célszerű kiszűrni az ily módon torzított információkat, ez megvalósítható például úgy, hogy beazonosítjuk az információrombolókat, és fenntartással kezeljük az általuk elmondottakat.
Az osztályok, részlegek közötti információcsere hivatalos csatornái a vállalat kommunikációs rendszeréhez tartoznak, míg a személyes (informális) információcsere révén olyan csatornák alakulnak ki a vállalaton belül, amelyek ösztönzik az alkalmazottak egymás közötti kommunikációját. A vállalaton belüli kommunikációba beletartoznak a pletykák, a folyosói hírek is, azonban a pontatlan, torzított, összefüggéseiből kiragadott információ károsan befolyásolja egy szervezet működését. Konfliktusokat okozhat továbbá az információhiány, a téves információk, valamint az információk fontosságának és tartalmának eltérő értelmezése.
Konfliktusok megelőzése nyíltsággal
Megkülönböztethetjük a munkatársak közötti konfliktusokat aszerint, hogy valóságos alapjuk van, vagy tévedésen, vélekedésen, esetleg megtévesztésen alapulnak. A hatékony működés érdekében ki kell zárni a téves konfliktusok felvállalását, amelyek hátterében az érintettek feltételezései, téves, nem megbízható információkból levont következtetései állnak. Téves konfliktusokhoz vezethet továbbá a munkatársakkal szembeni bizalmatlanság és előítélet, amikor rosszindulatot és olyan várható magatartást feltételezünk róluk, amelynek nincs valóságos alapja.
A téves konfliktusok közé sorolhatjuk azt is, amikor a feleket tudatosan elferdített információkkal vagy kitalált mesékkel egymásnak ugrasztja egy harmadik szereplő, a főnök informátora, kihasználva a közöttük levő feszültséget. A munkahelyi kapcsolatokban időnként a kialakult hatalmi viszonyok megváltoztatásának szándéka a konfliktus forrása. A konfliktusok megoldása szempontjából meghatározó szerepe lehet annak, hogy megértsük milyen érdekek, értékek ütköznek, milyen hatalmi szempontok játszanak közre.
Rendkívül fontos szerepet tölt be a vezetők mindennapi tevékenységében a kommunikáció. A vezetőnek jelentős befolyása van arra, hogy milyen kommunikációs csatornák alakulnak ki egy szervezetnél, hogy mennyire lesz jelentős a lefelé és felfelé irányuló, valamint a formális és informális kommunikáció. Mind a munkatársak, mind a vállalat szempontjából a nyílt, őszinte, mindkét irányban hatékony kommunikáció hozza a legjobb eredményt, amely számottevően hozzájárulhat a szervezet sikeréhez. A munkahelyi kapcsolatok velejárója a konfliktus, a munkahelyek közötti különbségek abban mutatkoznak meg, hogy ezeket miképpen kezelik.
