A budapesti irodabérlők jó helyzetbe kerültek az utóbbi években, a túlkínálat miatt könnyebben találhatnak kedvező elhelyezkedésű, esetleg alacsonyabb bérleti díjú ingatlanokat városszerte. Az irodatervezés és később a tudatos kiválasztás szempontjai közül azonban leggyakrabban kimarad az energiatakarékosság, a költséghatékony, környezettudatos, hosszú távú gondolkodás. A növekvő energiaárak pedig egyértelműen a növekvő bérleti díjakhoz vezetnek, így érdemes ma már komolyan végiggondolni, hova költöztessük irodánkat, merre béreljük székhelyet cégünknek.
A hiedelmekkel szemben a nagyobb irodaházba költözés nem feltétlenül egyenes út a cégünk anyagi csődje felé, ha néhány szabályt betartunk.
Takarékosság és ergonómia
- A legolcsóbb legtöbbször nem egyenlő a legjobbal, könnyen lehet, hogy a gondos mérlegelés a költségesebbnek látszó megoldást végül összességében gazdaságosabb befektetéssé változtathatja. A legolcsóbb ingatlanokban a be nem épített intelligens és környezettudatos megoldások később sokba kerülhetnek a bérlő számára.
- Az ergonómia és a takarékosság nem feltételez minőségben rosszabb feltételeket, sőt sokat spórolhatunk ezen fogalmak mélyebb megismerése által. A modern irodában a legértékesebb a bérlő, akinek az egészsége, munkabírása biztosítja az irodaház bevételeit. Érdemes odafigyelni az épület fűtő-, légkondicionáló berendezéseire, energiahatékony és ergonómikus világítására, a helyiségek kialakításra és színére, valamint az alkalmazottak pihenőidejében használható terek hangulatára. 
A világítás egyrészt azért fontos, mert a számítógépes munkahelyek legnagyobb problémáját a helytelen fényviszonyok alkotják, másrészt egy jól megtervezett munkahelyen a dolgozó egészségére is tekintettel kell lenni. A legújabb világítótestek pedig több évre takarékos megoldást jelentek, 50-60 százalékos energia-megtakarítás mellett biztosítva ugyanazt a megvilágítást, amelyet a hagyományos villanykörték és neonok biztosítottak. Lehetőleg asztalonként helyi világító eszközök felszerelése is ajánlott, hogy egy-két sokáig dolgozó kollega miatt ne kelljen több száz négyzetmétert megvilágítani csupán azért, mert nem gondoltunk alternatív fényforrásokra.
- A nagyon fontos, hogy az épület berendezése, vezetékezése, szellőzése, alternatív fűtése, légkondicionálása. Télen és nyáron elviselhetetlen a túlfűtött és túlhűtött irodákban dolgozni. Ráadásul nincs is annál pazarlóbb dolog, mint rosszul szigetelt irodát bérelni. A nyílászárók árnyékolására szintén oda kell figyelni, hiszen déli fekvés mellett a munkahelyeket megvilágító napsütéssel is számolnunk kell.
Irodakultúra és vállalati kultúra
- Elegendő számú mosdó, toilett és manapság néhány öltöző és zuhanyozó is elvárható egy modern irodától éppúgy, mint a kerékpárral bejáró kollegák számára a kerékpártároló.
- A munkahely falainak színe csak hangulati kérdés, az irodák padlóburkolata könnyen elárulja, hogy spórolós, vagy igényes kivitelezővel állunk szemben. Ha a padlón PVC burkolatot találunk, kerüljük el messzire a helyet, mivel az igen olcsó megoldás mérgező gázai meglehetősen nagy veszélyeket rejtenek egy esetleges tűz esetén.
- A zöld iroda kellékei közé tartoznak a növények, a kulturált étkezők és a jól elkülönített dohányzó helyiségek. Ne engedjük, hogy a hátsó lépcsőház füstölgő barlanggá változzon a titokban dohányzó kollegák miatt, hiszen a zárt rendszerű szellőző-berendezések miatt ez aztán az egész épületben szétviszi a füstöt.
- Még igen ritka, de hamarosan elterjedhet a passzív épületek, passzív irodák építése, ahol napelem, napkollektor és egyéb hatékony megújuló energiatermelő megoldásokkal üzemel majd a fűtés, szellőzés, illetve a melegvízellátás. Ezek az irodák már hatékonyabb megoldást kínálnak a globális klímaváltozást okozó energia pazarló épületekkel szemben, s fenntartási költségeik is alacsonyabbak lesznek a hagyományos megoldásokat felvonultatókkal szemben.
Pazarló számítógépek?
- Számítógépes munkaállomásaik is egyre inkább a takarékos megoldások irányába mozdultak el az utóbbi években. Sokan azonban éjszakára nem kapcsolják ki munkaeszközüket, s ezt kevesen tudják, hogy ezzel rengeteg energiát pazarolnak. Arról nem is szólva, hogy a hálózatra kapcsolt gépek internetes kapcsolaton keresztül biztonsági problémákat is okozhatnak.
- A gépeinket kiegészítő eszközök egész hada üzemel elemmel. Billentyűzet, egér, hangszórók, MP3 lejátszók, telefonok, diktafonok, digitális fényképezőgépek tucatjait működtetik a mai napig hagyományos elemmel tulajdonosaik, úgy hogy ezek igen gyakori cseréjével igen sok pénzt dobnak ki a kukába. A tölthető telepek, elemek alkalmazásával egyszeri költséggel szüntethetjük meg a környezetkárosító hagyományos elemek okozta pazarlást.
- Sok tartalék van a hatékony dokumentumkezelésben is, hiszen a papírpazarló iktatások, a feleslegesen kinyomtatott dokumentumok ezrei mind a költségeket és a szemetet növelik. Hatékony irodai megoldásokkal, kiválthatjuk ezen eljárások nagy részét, megkímélve kollegáinkat a nyomtatók által kibocsátott ózontól, illetve számos fát attól, hogy papírgyárban végezzék.
- Érdemes odafigyelni eszközeink energia fogyasztási értékeire, környezetvédelmi besorolására, hiszen egyre több gyártó készít ma már takarékos és környezetkímélő eszközöket. Ezek leselejtezése után az újrafelhasználási lehetőségeik miatt csökkentik az e-hulladék egyre jelentősebb problémáját.
Egészséges szemlélet
- Megéri tartós és jó minőségű irodabútorral is felszerelni cégünket, hiszen a silány minőségű termékek sokkal rövidebb életűek, s hosszú távon így az olcsóbb lesz a drágább ismét. Egyes országokban ma már arra is odafigyelnek, hogy a leselejtezett bútorok egy részét meg lehet javítani, s azokat olcsó áron újra forgalomba lehet helyezni. Sajnos hazai hasonló jellegű próbálkozásról nincs tudomásunk, pedig érdemes lenne az évente sok ezer szemétre kerülő irodabútor problematikájával is környezettudatosan foglalkozni.
A vállalati kultúra részét kell, hogy képezze a helyes szemlélet, a munkatársak egészséges életmód iránti érdeklődésének felkeltése és támogatása, hiszen a rossz közérzetű, fáradékony, vagy beteges munkatársak miatt kieső munkanapok száma is forintosítható veszteségként jelenik meg.
A zöld iroda nem csak takarékosabb, de jobb közérzetet, kellemesebb munkahelyi környezetet biztosít ahhoz, hogy a munkahelyünkön töltött idő ne tűnjön időpazarló elfoglaltságnak, hanem alkotó, kreatív feladatnak.
