Változhat-e a céges e-mail?

Egyre több cég választja mostanában az elektronikus levelezést a hagyományos helyett. Az ok természetesen a költségek csökkentése, illetve a hatékonyabb ügyintézés megvalósítása. A vállalati arculat legtöbbször azonban nem tükröződik az e-mailekben, pedig a céggel, illetve az általa képviselt márkákkal kapcsolatos design kialakítására, frissítésére és a lehető legtöbb helyen történő alkalmazására általában jelentős erőforrásokat fordítanak a cégek
 
Mivel a cég teljes körű kommunikációjának része az üzleti levelezés, amely nagy részt ma már elektronikus csatornákon keresztül folyik, lényeges lenne, hogy a cégtől kimenő e-mailek is tartalmazzák az arculati elemeket. Mindezt természetesen úgy, hogy sem a levélküldő, sem a címzett postafiókjának ne okozzanak számottevő terhelést, illetve az arculati elemek „csatolása” miatt ne szűrje ki egy-egy spamszűrő a fontos ajánlatot, információt tartalmazható elektronikus üzenetet.

Pedig léteznek intelligens arculati megoldások, amelyek nem csupán a számítógépekről, hanem BlackBerry-ről, okostelefonokról, vagy CRM rendszerekből automatikusan kiküldött leveleken is alkalmazhatók.

A ma már itthon is elérhető Exclaimer Mail Utilities segítségével az Exchange szervert és/vagy Outlook klienst használó cégek a megfelelő jognyilatkozatok és a címtár alapján automatikusan előállított aláírások beszúrását is beállíthatják, az elektronikus levelek formája az arculati előírásoknak megfelelően professzionálisan kialakítható.

Az Exclaimer Signature Manager az Outlook-kal levelezők számára teremt lehetőséget az aláírások és levélformátumok központi felügyeletére, míg a cég Store Compressor nevű terméke az Exchange levéladatbázis karbantartásában nyújt segítséget. A program használatával a postafiókban található levelek mérete akár 90 százalékkal csökkenthető, így értékes tárhely szabadítható fel és jelentősen lerövidíthető a biztonsági mentés/visszaállítás ideje.

A Yellow Cube által képviselt  Exclaimernek már a neve is utal a fő tevékenységére: a vállalat elektronikus levelekhez disclaimert, vagyis jognyilatkozat fűző, illetve a vállalati arculatot az e-mailekbe is áttranszponáló szoftvereket fejleszt. A jogi felelősség ilyen szabályozása és kizárása minden szervezet számára fontos, hiszen a vállalat így nem felel az alkalmazottak minden egyes, véletlenül félreérthető e-mailje után.