A gazdasági életben egyre inkább elterjedt, hogy a vállalatok és intézmények külső IT-outsourcing szolgáltatót bíznak meg informatikai és adatkezelési erőforrásaik üzemeltetésével, hogy kizárólag alaptevékenységükre koncentrálhassanak. A piacelemzők véleménye szerint a jelenlegi gazdasági környezetben ez a folyamat még inkább felgyorsul, hiszen az informatikai tevékenység kiszervezése már rövidtávon költségcsökkentést, illetve hatékonyságot eredményez.
Sok szervezet emiatt már évekkel ezelőtt felismerte az IT-outsourcing előnyeit, Miközben még mindig számos olyan vállalattal találkozunk, amelyek vezetői a köztudatban élő tévhitek miatt bizalmatlanok az IT-outsourcinggal szemben. A Navigator Informatika Zrt. összegyűjtötte a leggyakoribb tévhitet, amely e területet övezi.
1. Költsége magasabb, mint az insourcing
Az informatikai rendszer külső szolgáltató általi üzemeltetése olcsóbb, mint a saját munkatárssal, insourcing keretében végzett rendszerüzemeltetés. Egy 150 munkaállomással és 3 telephellyel rendelkező vállalat informatikai rendszerének üzemeltetése esetén például a szolgáltatás költségszintje 40 százalékkal alacsonyabb, mint az insourcing költsége. A költségmegtakarítást az IT-outsourcing szolgáltató szerződésben rögzített feltételek szerint garantálja.
2. Az IT-outsourcing mindenképpen beruházással indul
Ez nem igaz, hiszen nem minden esetben jár beruházással. Egy korszerű informatikai rendszer akár változtatás nélkül is kiszervezhető.
3. A vállalat bizalmas adatai illetéktelen kezekbe kerülhetnek
IT-outsourcing esetén a vállalat bizalmas adatai nagyobb biztonságban vannak, mint egy belső rendszergazda kezelésében. A cégek általában nem rendelkeznek specifikus módszertannal, megfelelő szakemberekkel, valamint tanúsítványokkal az információbiztonsági rendszerek az üzemeltetésére. Ezzel szemben az informatikai rendszer külső üzemeltetője szerződésben garantálja a magasabb biztonsági szintet a vállalatot fenyegető külső-, és belső támadások ellen egyaránt.
4. A szolgáltatás reakcióideje hosszabb, mint a saját rendszergazdáé
Az IT-outsourcing szolgáltató reakcióideje általában rövidebb, mint a saját rendszergazdáé. Ráadásul a szolgáltató cégek gyakran a nap 24 órájában üzemelő ügyeletet tartanak, amit nehéz lenne elvárni egyetlen embertől. A saját munkatárs reakciója ezzel felül a legritkább esetben azonnali. Mivel eseti hibabejelentés alapján dolgozik, a problémát, és a megoldást nem rögzíti írásban, nem követhető, milyen prioritási rendszerben szolgálja ki a belső ügyfeleket.
5. A belső informatikus munkanélkülivé válik
A szolgáltatás igénybevételével a belső informatikus nem feltétlenül válik munkanélkülivé. Az IT-outsourcing szerződés megkötésekor az ügyfél kérhet foglalkoztatási garanciát az átvételre kerülő alkalmazottak adott százalékára vagy egyes beosztásokra vonatkozóan.
6. A kiszervezés a szoftverek lecserélését is jelenti
Az informatikai rendszer kiszervezése nem jelenti minden esetben a szoftverek lecserélését, az IT-outsourcing szolgáltató ugyanis semmilyen szoftver használatát nem írja elő ügyfelei számára. Az azonban tény, hogy az IT-outsourcing üzleti előnyeit éppen akkor lehet leginkább kibontakoztatni, ha a megrendelő szoftverei a lehető legegységesebbek.
7. Nem lehet optimális rendszert javasolni
Az IT-outsourcing szolgáltató szakmai hozzáértésének köszönhetően képes ügyfelei számára optimális rendszert javasolni. Az IT-outsourcing szerződés megkötését követően a szolgáltatást megrendelő vállalatnak meg kell határoznia mi a legfontosabb működési területe, és milyen szolgáltatásokat igényel ennek a tevékenységnek a támogatására. Miután a szolgáltató pontosan megismerte az ügyfél informatikai igényeit és a meglévő infrastruktúrát, már szakmailag megalapozott tanácsokkal szolgálhat a rendszer optimalizálására, működésének stabilabbá és hatékonyabbá tételére.
8. A teljes informatikai rendszer kihelyezése szükséges
Nem minden esetben szükséges ez. A Navigator szerint az IT-outsourcing szerződés megkötésekor nagy hangsúlyt kell fektetni arra, hogy a szerződő felek közösen határozzák meg az elvárásokat - például a garantált üzemidőt és rendelkezésre állást -, illetve az SLA-kat (Service Level Agreement/ Szolgáltatási Szint Megállapodás). Az ügyfélnek a szolgáltató tanácsadói támogatásával kell meghatároznia, hogy mely tevékenységeit szervezi ki: például el kell döntenie, hogy a szoftverleltár kezelését, vagy a szerverek üzemeltetését rábízza-e a szolgáltatóra. A szolgáltatói tanácsadás azért előnyös az ügyfél számára, mert csak azokat a szolgáltatásokat kell igényelnie, amelyekre ténylegesen szüksége van.
9. A megrendelő elveszíti a kontrollt
Ha egy vállalat IT-outsourcing szolgáltatást vesz igénybe, lehetősége nyílik teljes körű, azaz Total IT-outsourcingra is, ahol az üzemeltetésen túl a teljes eszközparkot is bérelheti. A megrendelő kontrollja informatikai rendszere felett Total IT-outsourcing igénylése esetén is teljes körű. A cégek saját informatikusai általában nem ITIL módszertan szerint dolgoznak: nincsenek lefektetett folyamatok, nincs nyomon követhetőség, nincs megfelelő elszámoltathatóság. Ezzel szemben kiszervezés esetén az ITIL „szabvány" szerinti működés átláthatóvá és „mérhetővé" teszi az informatikát, így a költségek pontosan igazodnak az igényelt szolgáltatások mértékéhez.
10. Nincs dedikált személyzet - nagyobb a hiba lehetősége
IT-outsourcing esetén kisebb a hibák előfordulási lehetősége. Egy IT-outsourcing szolgáltatónál az üzemeltetési feladatokról, illetve azok ellátásáról folyamatos dokumentáció készül, a beérkező hibabejelentéseket pedig call centeren keresztül regisztrálják. Ha a kapcsolattartó szabadságra megy, egy másik szakember veszi át feladatait, amely a pontos dokumentálásnak köszönhetően egyszerűen és hibamentesen valósul meg. Ezzel ellentétben a saját rendszergazda eseti hibabejelentés alapján dolgozik, sem a problémát, sem megoldását nem rögzíti írásban, ha pedig szabadságra megy, vagy távozik a vállalattól, nehéz újra bekapcsolódni a munkafolyamatokba, amely általában a problémák feltorlódásához vezet.
